Gestione delle postazioni di lavoro: l’esperienza utente con Workeeng

Le aziende si trasformano, l’ufficio non è più solo un luogo fisico verso cui recarsi per lavorare, ma un crocevia di persone, esperienze e competenze che si incontrano. Si prospetta uno scenario ibrido e fluido in cui è fondamentale una gestione delle postazioni di lavoro per innovare e migliorare l’esperienza utente nella nuova realtà aziendale. 

In un periodo di profonde trasformazioni e cambiamenti, nei modi di lavorare, nell’organizzazione aziendale, nella concezione del moderno workplace, la tecnologia si è dimostrata valido strumento per facilitare la vita in azienda. Soprattutto se parliamo di soluzioni modulari, integrate con la quotidianità delle persone come Workeeng: piattaforma di digital workplace che crea un legame tra azienda e dipendenti, e aiuta questi ultimi a vivere ambienti di lavoro moderni e digitali, migliorare la produttività, gestire lo smart working e l’esperienza in ufficio. 

Perché scegliere Workeeng per la gestione delle postazioni di lavoro 

Scegliere Workeeng per la gestione di postazioni di lavoro per ufficio significa porsi in una posizione di vantaggio rispetto al cambiamento e alla continua digital workplace transformation: una piattaforma semplice e intuitiva sia per il management che per la produttività del dipendente. 

Grazie all’integrazione con le tecnologie già esistenti in azienda e alla facilità nell’utilizzo, la piattaforma Workeeng si distingue per un alto tasso di adozione tra la popolazione aziendale, poiché i moduli di Workeeng si adattano perfettamente con le abitudini quotidiane e software già presenti. 

Le dashboard sono molto semplici da configurare e permettono di fornire al management un quadro completo rispetto alla produttività e al benessere del lavoratore, sia in sede sia in smart working, grazie agli instant report. Un monitoraggio completo che permette anche di migliorare l’employee engagement usufruendo del questionario di soddisfazione dei dipendenti. 

I tool per l’employee engagement survey 

Grazie agli employee engagement survey non ci sarà più difficoltà nel rilevare eventuali problemi e malumori all’interno dell’azienda. La gestione delle postazioni di lavoro deve avvenire in modo più fluido e veloce possibile per evitare di creare intoppi nella prenotazione di sale riunioni e postazioni. 

I survey e i questionari di soddisfazione del dipendente sono un ottimo strumento per mantenere sempre un clima collaborativo e costruttivo, sia per la gestione in smart working sia per il lavoro in sede. Ascoltare le esigenze di chi usufruisce degli spazi aziendali aiuta a incrementare il senso di vicinanza con l’azienda. 

LIfe & Health il modulo per comunicare con i dipendenti e gestire gli spazi di lavoro 

Con Life & Health i dipendenti hanno veramente un filo diretto con l’azienda. Possono ad esempio comunicare direttamente la modalità di lavoro scelta, se in sede o in smart working, e pianificare la presenza o il lavoro a distanza tramite l’app MyWorkeeng

Questo permette una gestione corretta delle postazioni di lavoro e degli spazi, in modo tale che i dipendenti riescano ad avere un ottimo time management e un’organizzazione del lavoro efficiente, e i responsabili HR una panoramica a 360 gradi della situazione aziendale

La gestione delle postazioni di lavoro con Desk 

Con il modulo Desk è possibile abilitare un numero massimo di postazioni a seconda della capienza della sede aziendale per mantenere il più possibile in sicurezza i lavoratori nel rispetto delle normative anti-covid. 

Infatti, attraverso la mobile app MyWorkeeng il dipendente ha l’opportunità di ricercare, scegliere e avviare la prenotazione di postazioni di lavoro con un sistema di Desk Booking sicuro e monitorato. Allo stesso tempo i responsabili HR e facility manager hanno la situazione sotto controllo. 

Le prenotazioni di sale riunioni con un tap sullo smartphone con Workeeng Meet 

In una situazione di workplace ibrido, la gestione delle postazioni di lavoro è fondamentale. Il modo migliore per consentire che questo avvenga è l’analisi e l’interpretazione di dati che Workeeng mette a disposizione con Business Performance

Il modulo permette di analizzare i dati sull’occupazione di sale riunioni o di desk in base alle prenotazioni effettuate in precedenza. Grazie all’esperienza utente e al monitoraggio dei comportamenti di dipendenti e ospiti in real time, è possibile gestire il workplace direttamente da smartphone con dashboard dedicate. 

Questo permetterà di pianificare il numero di presenze in azienda e avere una gestione delle postazioni di lavoro sicura ed efficiente. 

Workeeng: la soluzione ideale per gestire gli spazi di lavoro 

Workeeng offre alle aziende moduli personalizzabili e integrabili e dashboard di dati in tempo reale per permettere alle aziende di monitorare qualsiasi situazione, in smart working o in sede. Risulta più semplice anche rispondere indifferentemente alle esigenze di dipendenti e ospiti e mantenere un filo conduttore tra tutta la popolazione aziendale, un legame per evitare che sentimenti di abbandono e sensazioni di esclusione prendano il sopravvento.

 

App per lavoro agile: perché il Cloud garantisce nativamente una UX migliore

C’è una legge non scritta che collega le app per il lavoro agile al cloud, alle sue tecnologie e al modello as-a-service. Pur non sussistendo, ovviamente, alcun genere di vincolo, i concetti stessi di flessibilità, collaboration e lavoro smart non sarebbero così diffusi e – soprattutto – accessibili a ogni organizzazione se non fosse per l’affermazione del modello cloud. Diversi i motivi: si va dalla convenienza economica del paradigma as-a-service alla flessibilità nativa delle risorse cloud, dall’assenza di investimenti in hardware all’implementazione rapida ed agevole di nuove app per il lavoro agile e diffuso, cosa quanto mai importante in piena era di pandemia.

Tra i vantaggi per l’azienda ce n’è uno particolarmente significativo: la possibilità di garantire ai propri utenti una user experience che supporti alla perfezione un paradigma lavorativo sempre più digitale. Tutto ciò si ripercuote positivamente sulla produttività, sull’efficienza delle risorse e anche sul loro engagement, che com’è noto determina ulteriori benefici per l’azienda nel suo complesso.

App per lavoro agile: la scalabilità del cloud garantisce un’esperienza senza compromessi

Rispetto a una tipica configurazione on-premise, e limitando l’osservazione ai suoi effetti sulla UX, la prima caratteristica del cloud è la scalabilità nativa. Le aziende decidono di portare le proprie risorse (dati, file, applicazioni) in cloud e di utilizzare applicazioni SaaS soprattutto per la sua scalabilità, ovvero per la capacità di assecondare elasticamente le esigenze dell’azienda stessa, garantendo performance eccellenti anche durante picchi di utilizzo e in periodi di forte crescita dell’attività. Lato utente, ciò significa accessibilità 24/7, reattività a prescindere dalle condizioni di utilizzo e grande efficacia delle attività svolte, a prescindere dalle condizioni esterne.

Discorso analogo al precedente per quanto concerne la resilienza del cloud, che incide sull’esperienza dell’utente. Un’app per il lavoro agile deve essere accessibile sempre e in qualsiasi circostanza. La resilienza dell’infrastruttura cloud, unita all’impiego di tecnologie e competenze di security allo stato dell’arte riescono a garantire livelli di uptime prossimi al 100%. Tutto ciò è senza dubbio più complesso da ottenere tramite il proprio data center, considerando soprattutto il recente aumento esponenziale delle minacce esterne.

Il cloud come sinonimo di lavoro agile e mobile-first

Il cloud favorisce l’esperienza utente perché è facilmente accessibile e supporta appieno le esigenze di mobility delle aziende. Per utilizzare al massimo un’app per il lavoro agile non occorrono VPN o complesse configurazioni di collegamento sicuro, poiché la sicurezza fa parte by design del paradigma cloud e si basa sulla protezione delle identità, degli accessi e dei dispositivi e non più sul tradizionale perimetro aziendale, che nel corso degli anni è diventato sempre più fluido e talvolta anche anacronistico.

Le tecnologie del cloud, inoltre, sono pensate per essere nativamente mobile e multi-device: per sfruttare al massimo un’app per il lavoro agile basta uno smartphone e qualche tocco dello schermo, non c’è bisogno del PC dell’ufficio. Tutto ciò si allinea perfettamente con la nuova visione del lavoro, che deve essere agile, flessibile e svincolata dai luoghi, dagli orari e, appunto, dai dispositivi “fissi” della propria postazione; sta poi allo UX designer realizzare un’esperienza che sia coerente con lo scopo dell’applicazione e fondata sul concetto della massima semplicità d’uso ed efficacia. Da notare che moltissimi tool che gli UX designer e gli sviluppatori UX usano in modo preferenziale sono a loro volta cloud-based.

L’importanza dell’agilità e dell’accesso a tecnologie esponenziali

Il cloud favorisce inoltre il quick deployment del software mediante l’adozione di metodologie di sviluppo agile. Ciò significa che aggiornamenti e modifiche alle applicazioni possono essere realizzate e messe in produzione in tempi brevi, impattando in modo deciso sull’esperienza d’uso. Per non parlare del fatto che l’utilizzo del cloud permette agli sviluppatori di accedere in modo agevole a tecnologie all’avanguardia come le piattaforme di AI, introducendo nel proprio lavoro un elemento di intelligenza che può condizionare e plasmare il nuovo mondo del lavoro.

App per desk booking: requisiti per privacy e sicurezza

Tra i fattori che indirizzano la scelta della corretta app per desk booking non ci sono unicamente quelli relativi a funzionalità, integrazioni e user experience, ma anche tematiche più specifiche – ma non meno importanti – come la privacy e la sicurezza. I motivi sono palesi: il software enterprise può trasformare un’organizzazione rendendola migliore e più produttiva, ma affinché ciò accada è fondamentale che sia sempre accessibile, che i dati che custodisce non cadano nelle mani sbagliate e che sia anche conforme alla normativa in essere in tema di protezione dei dati personali.  

App per desk booking e il mare magnum della sicurezza del cloud 

Il tema della sicurezza è di per sé molto complesso, ma si possono fornire alcune indicazioni di alto livello. Inoltre, si tratta di un argomento di forte attualità poiché la maggior parte delle app per desk booking e, in generale, i tool di gestione del workplace sono forniti come servizi cloud (SaaS), un modello estremamente diffuso che porta grandi benefici di efficienza per l’azienda ma anche meno possibilità di controllo su strumenti, processi e tecnologie adottate dall’applicazione (e dal provider) a salvaguardia dei dati raccolti mediante il suo utilizzo.  

In sede di software selection, è utile informarsi circa le misure di sicurezza adottate dall’app, che possono andare dalla crittografia dei dati alla Multi-Factor Authentication, così come avere visibilità sulle misure impiegate dal SaaS provider per garantire la continuità del servizio e la protezione dei dati contro potenziali (e prevedibili) attacchi dall’esterno. Molte app enterprise sono ospitate nelle infrastrutture cloud di grandi provider (Microsoft, Google, Amazon, IBM), e questo rappresenta senza dubbio un punto a favore poiché possono usufruire di standard di sicurezza – intesi come tecnologie, processi e competenze – allo stato dell’arte. Meglio ancora il caso in cui il provider fornisca indicazioni (sempre limitate alla sicurezza) relative alle policy di backup e di replica dei dati (tema molto utile anche in termini di compliance normativa), ma anche informazioni sull’aggiornamento del software, sui sistemi di threat detection adottati, sull’utilizzo di sistemi di live monitoring ecc, il tutto finalizzato a siglare degli accordi sui livelli di servizio (SLA) che siano effettivamente puntuali e attendibili. 

Il tema della privacy, ovvero la GDPR Compliance 

Oggi si può affermare che il termine privacy sia diventato sinonimo di GDPR, il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati divenuto operativo in tutta l’Unione Europea lo scorso 25 maggio 2018 e finalizzato a rafforzare la protezione dei dati dei cittadini UE e a restituire loro il controllo delle proprie informazioni. Ogni qual volta l’azienda introduce un software di terze parti che prevede la circolazione di dati al di fuori del perimetro aziendale (cosa quanto mai comune, vedi il discorso dei servizi SaaS), deve sincerarsi non solo di agire essa stessa in modo conforme ai dettami della normativa, ma che lo facciano anche le terze parti coinvolte nel processo, SaaS provider in primis. Quando quest’ultimo dichiara la propria App GDPR Compliant significa che l’azienda ha posto in essere una serie di policy e di procedure di Data Protection conformi con il recente Regolamento UE. 

Per quanto riguarda nello specifico un’app per desk booking, quali informazioni possono essere memorizzate? Certamente i dati identificativi degli utenti, come nome, cognome, e-mail, funzione e sede di riferimento, ma soprattutto quelli relativi alla sua posizione, alle attività svolte e da svolgere, come i desk prenotati, i check-in effettuati, le stanze in cui è stato, i meeting cui ha partecipato, la loro durata e via dicendo. Pur non transitando (salvo eccezioni) informazioni finanziarie o dati coperti da vincoli di confidenzialità, resta fondamentale che la conservazione e il trattamento vengano effettuati in modo conforme alla normativa in essere. Questo significa, tra i potenziali comportamenti virtuosi, che i dati vengano raccolti solo per scopi specifici e legittimi, che vengano acquisiti solo quelli strettamente necessari allo scopo, che vengano mantenuti non più a lungo di quanto necessario, che siano memorizzati in modo tale da garantirne l’integrità e la confidenzialità e tante altre misure che confluiscono nel principio generico di Privacy by Default, posto a tutela dei diritti dei propri utenti e di conformità di fronte ad audit ed eventuali ispezioni.  

 

 

 

 

Well Being aziendale: misurarlo facilmente con Workeeng

Con il new normal e le trasformazioni in atto, il welfare non può più limitarsi solamente a benefit materiali: deve porre le persone al centro dell’organizzazione, dare importanza all’individuo. Il well being aziendale promuove, infatti, il benessere non solo economico, ma soprattutto psico-fisico del lavoratore.  

Misurare il well being significa quindi assicurare il benessere aziendale alla persona, anche in smart working. Workeeng è la soluzione ideale, grazie a feature che permettono di monitorare l’attività delle risorse in azienda, il loro stato d’animo e la percezione in relazione alla collaborazione e all’ambiente smart. 

Che cos’è il welfare aziendale 

Per welfare aziendale si intende un insieme di benefit per i dipendenti erogati dall’azienda con l’obiettivo di migliorare la qualità della vita e il benessere dei lavoratori stessi.  

Creare engagement in azienda con il welfare aziendale 

Il coinvolgimento dei collaboratori attraverso il benessere è fondamentale, sia per trattenere i propri talenti che per creare un ambiente sano e di conseguenza più produttivo. Aumentarlo significa attivare un circolo virtuoso in grado di incrementare le performance.  

Il well being aziendale con Workeeng 

L’ambiente lavorativo si trasforma, l’ufficio cambia in ottica phygital; gli spazi, che accolgono lavoratori sia in presenza, sia in remoto, acquisiscono una funzione ibrida. In questo contesto, assicurare il benessere aziendale, adattare e riorganizzare gli ambienti in funzione del lavoro agile e delle nuove abitudini dei lavoratori, è fondamentale. E nel passaggio da ufficio statico a modern workplace dinamico, la tecnologia assume un ruolo facilitatore. 

Ecco perché la ripartenza in ufficio deve avvalersi di soluzioni tecnologiche volte a garantire un’organizzazione ordinata degli ambienti lavorativi e una gestione dello smart working a prova di benessere dei dipendenti. La gestione e la prenotazione delle sale riunioni, ad esempio, diventano una priorità, poiché l’hybrid workplace, soprattutto in seguito all’emergenza sanitaria, comporta non pochi problemi logistici. 

Perché Workeeng per il benessere in azienda 

Il benessere dei dipendenti migliora anche grazie alla gestione ottimale delle postazioni di lavoro, degli spazi e delle persone, che deve essere fluida e immediata per non creare intoppi alla quotidianità lavorativa delle risorse. Questo è possibile con l’adozione di soluzioni modulari, integrabili (ad esempio con Teams e altre tecnologie presenti in azienda) e a portata di smartphone come Workeeng

Scegliere l’app MyWorkeeng e i moduli integrati rende la prenotazione delle postazioni di lavoro o la gestione delle sale riunioni facile e veloce; Life&Health, ad esempio, è la feature con cui i dipendenti possono comunicare la modalità lavorativa scelta in un dato giorno con un semplice tap sul proprio smartphone e comodamente da casa. 

Questo significa migliorare il benessere e la produttività delle persone con semplicità e immediatezza, perché coinvolgere i lavoratori nel pianificare gli spazi di lavoro e l’organizzazione degli stessi favorisce la produttività, stimola la collaborazione e l’interazione, e permette di rispettare il distanziamento sociale. 

Misurare il well being aziendale con Workeeng 

Molte ricerche come quella svolta dalla Social Market Foundation, registrano un aumento di produttività fino al 20% in condizioni di serenità nell’ambiente lavorativo, quindi una forza lavoro felice è più produttiva e ingaggiata. E i dipendenti che sono fisicamente ed emotivamente coinvolti sono anche più motivati, e riescono a far fronte a situazioni di stress lavoro-correlato. 

Per mantenere una situazione positiva e di felicità al lavoro, con Workeeng è possibile misurare il well being aziendale e ascoltare i lavoratori di tutti i team dell’organizzazione monitorando gli indicatori di performance (KPI); questo aiuta l’azienda a mantenere una realtà lavorativa sempre orientata al benessere. 

Grazie a degli algoritmi e ai dati ottenuti da employee engagement survey, e quindi dal feedback diretto del dipendente, l’azienda può rimodulare gli spazi e gestire le presenze in real time, sulle richieste delle persone. 

L’accesso sicuro in ufficio: garanzia di una giornata lavorativa serena e produttiva 

Non solo gestione delle sale riunioni e prenotazione di postazioni di lavoro o parcheggi anche da remoto con lo smartphone: Workeeng affronta la situazione del rientro in ufficio con un sistema smart di self registration: una smart reception che permette di digitalizzare l’accesso di ospiti e dipendenti in tutta sicurezza. 

Nel new normal il well being in azienda passa anche da qui, dalla volontà del datore di lavoro di vedere i propri dipendenti felici di raggiungere l’ufficio, quando ne hanno la necessità e di rimanere ingaggiati costantemente anche in remoto. 

Scegliere di misurare il well being aziendale con Workeeng significa capire come rendere felici e produttivi i dipendenti e garantire a loro e all’azienda stessa il benessere continuo, migliorabile e personalizzabile sul feedback stesso delle persone. Investire nell’employee engagement e nell’employee happiness permetterà di avere un’azienda più felice e con un rendimento professionale più alto.