Misurare l’employee engagement e lavoro agile nel new normal

Misurare l’employee engagement in un mondo del lavoro in continua trasformazione aiuta le organizzazioni a comprendere come ingaggiare le persone nel miglior modo possibile, in un contesto, quello del new normal, totalmente differente da quello a cui eravamo abituati. Monitorare e migliorare l’employee engagement e il lavoro agile è fondamentale nelle aziende moderne per capire cosa, e quel cosa quanto, influenza la motivazione delle persone nel raggiungere gli obiettivi aziendali. 

L’employee engagement è il risultato delle percezioni dei dipendenti circa il legame e le relazioni che si instaurano tra questi ultimi e l’azienda. Più forte è questo filo che lega le due realtà, più le persone sono motivate e ben disposte a lavorare e collaborare. 

Perché misurare l’employee engagement e il lavoro agile? 

La pandemia ha costretto molte aziende a dover rivedere i propri paradigmi lavorativi a favore di una maggiore gestione dello smart working, o comunque di una modalità lavorativa ibrida, da remoto e in presenza.

Per molte di queste realtà non è stato possibile intraprendere percorsi di formazione o abilitazione al lavoro agile; per questo lavorare a distanza può aver portato alla nascita di situazioni lavorative spiacevoli, con un’inevitabile ricaduta sulla produttività e sul benessere lavorativo.

In questa nuova normalità che si è andata a definire, misurare l’employee engagement e misurare la soddisfazione dei dipendenti è davvero importante; secondo una ricerca Gallup, ad esempio, le organizzazioni con un alto livello di coinvolgimento sembrano avere una produttività superiore del 22%.

Attraverso strategie di employee engagement, dipendenti coinvolti lavorano di più e rimangono più a lungo legati ad un’azienda, non è quindi solo una questione di rendimento ed efficienza lavorativa. misurare la soddisfazione dei dipendenti aiuta le organizzazioni ad ascoltare le persone, a capire quello che vogliono, cosa pensano della realtà per cui lavorano, quindi a ricevere feedback.

I vantaggi nel misurare l’employee engagement

Il vantaggio del misurare l’employee engagement sta nel feedback, che arriva direttamente dalle persone che lavorano in azienda grazie a employee engagement survey, questionari per la soddisfazione dei dipendenti.

Sono soprattutto 4 gli aspetti che si riescono a migliorare grazie a questi strumenti:

  • Affrontare gli ostacoli prima che diventino problemi: utilizzare i dati dei sondaggi per capire cosa sta andando bene e cosa no, e per connettere team più deboli a quelli più forti per evitare situazioni disagevoli.
  • Creare fiducia: chiedere feedback ai dipendenti dimostra di essere una leadership human oriented, e che l’azienda vuole creare la migliore esperienza lavorativa possibile grazie all’ascolto.
  • Creare una panoramica condivisa: condividere i dati estratti dagli employee engagement survey con l’intera popolazione aziendale per offrire a tutti l’opportunità di conoscere e contribuire al miglioramento della cultura aziendale.
  • Anticipare i trend: misurare l’employee engagement e il lavoro agile consente di ascoltare l’azienda, e capire in cosa eccelle e dove invece ha bisogno di una revisione di paradigma.
  • Migliorare la flessibilità lavorativa: offrire al lavoratore la possibilità di scegliere come e dove lavorare, aumenta sicuramente la percezione positiva verso l’ambiente lavorativo.

Come misurare l’employee engagement nel new normal

Employee engagement survey, questionario di soddisfazione dei dipendenti e smart pulse survey sono gli strumenti che permettono di misurare l’employee engagement e il lavoro agile nel new normal. Sondaggi che offrono al lavoratore la libertà di esprimere la propria opinione e contribuire così al miglioramento del benessere lavorativo e delle performance di tutta l’azienda.

Gli employee engagement survey non sono questionari con domande casuali, ma validi strumenti di misurazione progettati strategicamente seguendo un framework che tiene conto di aspetti, qualitativi e quantitativi.

L’employee engagement framework 

Dopo che tutti i dipendenti, o la maggioranza di essi, compreso il top management, hanno preso parte all’employee engagement survey, è importante prendere i feedback a ogni livello di leadership, e poi analizzare i dati seguendo un flusso ordinato e strutturato.

1. Raccogli i dati e determina i risultati del coinvolgimento: per prima cosa è necessario analizzare quanto ottenuto dal survey. Il risultato è la somma delle percezioni, dei sentimenti e dei comportamenti delle persone in azienda. Misurare l’employee engagement permette di trovare degli indicatori di performance (link articolo kw: KPI smart working) che identificano gli obiettivi da mantenere o migliorare.

2. Identifica ciò che è importante per i tuoi dipendenti: una parte dell’employee engagement survey si baserà su domande che determinano il livello di coinvolgimento dei dipendenti in relazione al lavoro di squadra, alla leadership, alla carriera, alla comunicazione interna. Questo per raccogliere anche dati qualitativi.

3. Sviluppare una strategia di ascolto continuo: ogni quanto sottoporre i dipendenti a employee engagement survey? Non esiste una cadenza perfetta, ma si deve tenere conto che i comportamenti e le preferenze cambiano nel tempo. Gli smart pulse survey in questo caso sono ottimi per raccogliere feedback veloci e in real time, soprattutto per rilevare situazioni di emergenza quando si lavora a distanza. 

Misurare la soddisfazione dei dipendenti è complesso, ma non impossibile, anche nel new normal. Il monitoraggio dello smart working e del coinvolgimento dei dipendenti aiuta a comprendere cosa le persone vogliono, e a guidarle nello scopo del loro lavoro. I lavoratori non pensano solo alla busta paga, ma vogliono anche relazioni sane, in particolare con manager che possano accompagnarli in un percorso di crescita e innovazione.

 

 

 

 

Strumenti di lavoro agile: perché serve l’integrazione con Teams

Li chiamano strumenti di lavoro agile: sono app, piattaforme e device che semplificano un’esperienza lavorativa profondamente diversa da quella di un tempo. Oggi, infatti, non basta essere sempre in contatto con colleghi, team, clienti e fornitori: bisogna fare in modo che questa connessione sia indipendente dalla presenza fisica, dal luogo, dall’orario e dal device. È l’esito di una trasformazione profonda che coinvolge cultura, organizzazione, leadership e processi, ma non potrebbe mai funzionare senza una piattaforma tecnologica core che riunisca al suo interno tutta la workforce e permetta di gestire i processi da remoto, di comunicare rapidamente su più canali (dai messaggi testuali alle video-call) e di sviluppare relazioni collaborative all’interno e all’esterno dell’azienda. Questo è precisamente il ruolo di Microsoft Teams.  

Microsoft Teams e l’importanza dell’integrazione 

Microsoft Teams è la declinazione di Digital Workplace secondo l’azienda americana. La piattaforma funge da hub, da one stop shop per tutte le comunicazioni e i processi collaborativi (Unified Communications & Collaboration, UCC) di cui si compone un Workplace moderno. Nelle aziende basate sulla piattaforma Microsoft, Teams è il primo luogo (virtuale) cui si accede ogni mattina e l’ultimo da cui si esce alla sera, è il punto d’accesso a tutto il proprio mondo lavorativo. È qui che si tengono le videoconferenze, che si condividono file e documenti con i propri team, che si chatta con i propri colleghi e con tutte persone esterne che gravitano attorno all’universo aziendale.   

Per definizione, Teams è il capofila degli strumenti di lavoro agile. Rientrano però in questa categoria anche molte altre applicazioni, più specifiche e verticali, che semplificano le attività quotidiane e che, di conseguenza, vanno integrate con il pilastro indiscusso dell’agile working, cioè proprio con Teams. Se ciò non dovesse accadere, l’azienda si troverebbe a operare con tanti strumenti stand alone, da cui inefficienze diffuse e produttività a rischio. Chi lavora, infatti, potrebbe avere a disposizione una piattaforma UCC, un tool di project management, un’applicazione per la gestione degli accessi in azienda, una per lo storage dei file e una per l’accesso e il booking delle postazioni, ma mancherebbe un unico hub in grado di creare sinergie e automazione. Il fatto che tutte queste applicazioni e funzionalità possano essere integrate e gestite all’interno dei flussi di lavoro di Teams è un punto di forza indiscusso, perché rende il workplace efficace, produttivo e agile.  

Come funziona l’integrazione e i suoi benefici 

Che tipo di sinergia si può ottenere integrando gli strumenti di lavoro agile con Teams? Tutto dipende dalle applicazioni e dalle funzionalità. Per esempio, si potrebbero considerare le app che abilitano una gestione intelligente dei luoghi di lavoro, cioè quelle che permettono la prenotazione di postazioni, meeting room, posti auto e una gestione smart degli accessi e dei visitatori. In questo caso, è possibile fare in modo che la prenotazione delle postazioni e delle meeting room avvenga all’interno dei gruppi di Teams, con evidenti benefici di semplicità, rapidità e praticità. Poi, ci si può spingere oltre permettendo l’organizzazione delle riunioni direttamente dai calendari di Outlook, con tanto di inviti automatici ai partecipanti e contestuale prenotazione della sala (con verifica realtime della disponibilità). Non solo: le attività di check-in e check-out delle riunioni potrebbero essere sincronizzate con gli stati di presenza in Teams, così da evitare che i meeting più focalizzati vengano disturbati da messaggi o chiamate. Procedendo di questo passo si può ipotizzare l’utilizzo di bot per l’automazione di tutte le prenotazioni, comprensive dei posti auto, degli accessi in azienda, della mensa e di altri servizi, fino ad arrivare a veri e propri assistenti intelligenti capaci di prenotare la migliore esperienza possibile (dalla meeting room “giusta” a un posto in coworking), in funzione degli impegni presenti nei calendari della suite Microsoft.  

Per il resto, dipende tutto dall’applicazione. Un tool di project management integrato in Teams permette di seguire l’avanzamento dei progetti direttamente dai gruppi di lavoro, evitando a molti di dover usare due strumenti separati, e lo stesso vale per applicazioni dipartimentali, per l’ERP, il CRM e molto altro. In sostanza, integrare gli strumenti di lavoro agile con Teams, e quindi con l’ecosistema Microsoft365, permette di ottimizzare gli investimenti già fatti dall’azienda in ambito di Digital Workplace, fornendo un’employee experience ottimizzata, produttiva e ingaggiante.