Il software per desk booking più efficiente sul mercato, punto per punto

Da quando lo smart working e il lavoro ibrido sono diventati una realtà per buona parte delle imprese, la quantità di tool dedicati alla gestione del workplace, tra cui i software di desk booking, è aumentata esponenzialmente. Essendo il workplace management un tema molto ampio, gli strumenti digitali a supporto differiscono anche a livello ‘concettuale’, e questo non semplifica il processo di software selection delle aziende. Le differenze, infatti, riguardano diversi ambiti, tra cui:

  • Copertura funzionale, con software di desk booking o soluzioni verticali di gestione degli accessi che coesistono con soluzioni di workplace management più ampie e integrate;

  • User Experience. Anche dalla user experience può dipendere l’efficacia di un software desk booking. Oggi, la produttività della workforce dipende anche dalla capacità delle applicazioni di rendere fluida e veloce un’esperienza di lavoro che miscela componenti fisiche e virtuali;

  • Integrazione. I tool di gestione del workplace devono offrire capacità di comunicazione con gli altri software di uso quotidiano (tool di produttività, e-mail, calendari aziendali) e anche con device come gli schermi delle sale riunioni e i display di digital signage.

Workhera, più di un software di desk booking: 8 caratteristiche vincenti

In un mercato sempre più affollato e competitivo, Workhera può vantare alcuni tratti distintivi che lo differenziano e lo rendono un punto saldo nella gestione dei nuovi paradigmi di lavoro. Soprattutto, la soluzione targata fabbricadigitale si eleva dalla stretta definizione di software per desk booking abbracciando, invece, il concetto di tool a supporto dei new ways of working. Di seguito, alcune caratteristiche peculiari:

·       Una soluzione completa

In Workhera le aziende trovano un assistente fidato nel percorso di trasformazione del paradigma lavorativo. È una soluzione integrata: oltre ad essere un software di desk booking, si occupa di accessi in azienda, di check-in/out, di time management, di performance management e molto altro.

·       Integrazione con tecnologie avanzate

Workhera è una soluzione di ultima generazione, integrabile con tutte le tecnologie più moderne ed efficaci per il workplace. Per esempio, la gestione degli accessi e tutte le attività di check-in e check-out possono avvalersi, oltre che delle dichiarazioni degli utenti e dei comuni QR Code, anche di automazione basata su sensori IoT.

·       Gestione smart dell’accoglienza

Grazie a Workhera, gli accessi in azienda sono accelerati e semplificati. È possibile registrare la visita e compilare la documentazione da remoto tramite app, oppure sui tablet e i kiosk presenti in loco. Il tutto, in totale trasparenza e nel rispetto delle policy aziendali.

·       Comunicazione e continuous feedback

Con Workhera, le divisioni HR possono comunicare continuamente con la workforce. Attraverso survey, attività e notifiche, è possibile monitorare il benessere delle persone e predisporre azioni dirette a migliorarlo.

·       Performance Management

Attraverso l’impostazione e il monitoraggio di appositi indicatori KPI, i manager possono verificare in ogni istante le performance dei team e l’employee engagement, un aspetto essenziale nei paradigmi di lavoro diffuso.

·       Supporto (anche) per i facility manager

L’acquisizione e il monitoraggio dei dati, nel pieno rispetto della normativa, forniscono informazioni di inestimabile valore anche ai facility manager, che possono realizzare ambienti ideali a supporto del lavoro ibrido, magari in linea con i principi dell’Activity Based Working.

·       Booking avanzato delle risorse aziendali

Desk, ma anche meeting room, posti auto, mensa e molto altro: Workhera rende produttivo il lavoro smart abilitando la prenotazione delle risorse aziendali condivise. Lo fa in maniera smart: ad esempio, desk e meeting room possono essere prenotati direttamente via app dalla planimetria, la prenotazione è confermata con e-mail e l’accesso può avvenire tramite check-in automatico via IoT.

·       Integrazione con display di digital signage

Workhera può essere integrata con display e sistemi di digital signage aziendali, così da comunicare in modo efficace e immediato con dipendenti e visitatori lungo tutta l’esperienza lavorativa.  

Desk booking software: gli step di adozione di Workeeng

Workeeng è una soluzione innovativa, flessibile e smart che semplifica l’adozione del nuovo paradigma di lavoro agile. È più di un desk booking software, quanto meno in senso stretto: la prenotazione delle postazioni e l’integrazione con i tradizionali strumenti di produttività (tra cui posta elettronica, software di collaboration, tool di produttività…), non sono che alcuni aspetti di una suite ben più ampia e rivolta a supportare un percorso di profonda trasformazione.

Il tema, oltretutto, è di grande attualità, perché proprio in questi mesi le aziende stanno ridefinendo il proprio modello di lavoro cercando di coniugare i benefici – ormai ampiamente sperimentati – della produttività da remoto con l’esigenza di riprogettare e riorganizzare i propri spazi, così da ottenere saving da un lato e produttività dall’altro. Workeeng è il pilastro tecnologico che sostiene la (complessa) transizione verso il lavoro ibrido e, a tal fine, mette sempre la persona al centro, assecondandola mediante un’esperienza semplificata, engaging e integrata.

Desk booking software e i benefici del cloud

Il percorso di adozione del desk booking software risente di tutta la complessità di una trasformazione epocale. Non stupisce, quindi, che la filosofia di fondo di Workeeng sia quella della massima semplificazione, sia a livello di UX che di implementazione tecnica. La piattaforma garantisce integralmente dei benefici del cloud: modello di costo as-a-service, ma anche implementazione rapida, assenza di costi per l’aggiornamento del software e dell’infrastruttura, nessuna esigenza di competenze specialistiche interne e semplicità di integrazione con il parco applicativo aziendale. Il tutto, come detto, assistito da una UX ottimizzata e basata sulle dinamiche consolidate del mondo mobile (app per smartphone, rapidità di accesso, tutte le funzioni a portata di tocco…).

IT, HR e Facility: i tre volti dell’hybrid work

Discorso diverso, e certamente più complesso, è quello che riguarda l’integrazione del desk booking software all’interno del percorso di trasformazione del lavoro. A fare la differenza, qui, è l’esperienza di fabbricadigitale, che ha già intrapreso diversi percorsi a fianco delle imprese italiane e può portare best practice di valore.

Hybrid Work è infatti un tema molto ampio che coinvolge diverse figure aziendali, ognuna delle quali con una visione connessa alle proprie responsabilità: trattandosi di abilitazione tecnologica, la prima ad essere coinvolta è la divisione IT, che si concentra su temi di sicurezza, privacy e gestione del dato, integrazione con i sistemi aziendali, UX, modello di costo ed eventuali investimenti in device (per esempio, quelli delle sale riunioni o il digital signage delle aree comuni). Qui valgono le considerazioni di cui sopra: Workeeng garantisce i benefici del cloud in aggiunta alla sicurezza e alla data protection.

Il tema, però, riguarda direttamente anche il facility management, che si occupa della gestione degli spazi, l’eventuale riprogettazione secondo la filosofia dell’Activity Based Working, il riposizionamento delle scrivanie, il distanziamento e la gestione smart degli accessi in azienda. A differenza del caso precedente, qui viene in soccorso la completezza funzionale e la flessibilità di Workeeng, che può gestire efficacemente tutti gli spazi e i layout, ed essere configurata con regole per la gestione sicura degli accessi e del distanziamento.

Infine, prende parte al percorso la divisione HR, che tra tutte mostra un approccio più sistemico poiché deve implementare le policy di smart working, quelle di rientro, gestire al meglio il bilanciamento tra tempo (lavorativo) gestito al di fuori e all’interno dei locali aziendali. Inoltre, l’HR deve definire obiettivi e indicatori con cui misurare la produttività e l’avanzamento verso gli obiettivi individuali e di team. In questo caso, la differenza la fa l’approccio human-centric di Workeeng, che pone la persona al centro dell’esperienza lavorativa e gli fornisce tutti gli strumenti con cui gestirla in modo efficace.

Per tutti questi motivi, le caratteristiche tecniche, la flessibilità e la filosofia human-centric dell’app di desk booking software (Workeeng) si uniscono all’esperienza di fabbricadigitale permettendo non solo di indirizzare i pain delle singole figure coinvolte, ma anche di giungere ad un approccio unitario verso il lavoro agile e ibrido. L’azienda può infatti affiancare le imprese nell’implementazione delle policy di rientro e nella corretta gestione del tempo e degli spazi, il tutto assistito dalla flessibilità di un’applicazione che può essere configurata in funzione di come l’azienda ha deciso di gestire il suo hybrid work per ottenere – al tempo stesso – produttività, engagement e razionalizzazione dei costi.