Li chiamano strumenti di lavoro agile: sono app, piattaforme e device che semplificano un’esperienza lavorativa profondamente diversa da quella di un tempo. Oggi, infatti, non basta essere sempre in contatto con colleghi, team, clienti e fornitori: bisogna fare in modo che questa connessione sia indipendente dalla presenza fisica, dal luogo, dall’orario e dal device. È l’esito di una trasformazione profonda che coinvolge cultura, organizzazione, leadership e processi, ma non potrebbe mai funzionare senza una piattaforma tecnologica core che riunisca al suo interno tutta la workforce e permetta di gestire i processi da remoto, di comunicare rapidamente su più canali (dai messaggi testuali alle video-call) e di sviluppare relazioni collaborative all’interno e all’esterno dell’azienda. Questo è precisamente il ruolo di Microsoft Teams.  

Microsoft Teams e l’importanza dell’integrazione 

Microsoft Teams è la declinazione di Digital Workplace secondo l’azienda americana. La piattaforma funge da hub, da one stop shop per tutte le comunicazioni e i processi collaborativi (Unified Communications & Collaboration, UCC) di cui si compone un Workplace moderno. Nelle aziende basate sulla piattaforma Microsoft, Teams è il primo luogo (virtuale) cui si accede ogni mattina e l’ultimo da cui si esce alla sera, è il punto d’accesso a tutto il proprio mondo lavorativo. È qui che si tengono le videoconferenze, che si condividono file e documenti con i propri team, che si chatta con i propri colleghi e con tutte persone esterne che gravitano attorno all’universo aziendale.   

Per definizione, Teams è il capofila degli strumenti di lavoro agile. Rientrano però in questa categoria anche molte altre applicazioni, più specifiche e verticali, che semplificano le attività quotidiane e che, di conseguenza, vanno integrate con il pilastro indiscusso dell’agile working, cioè proprio con Teams. Se ciò non dovesse accadere, l’azienda si troverebbe a operare con tanti strumenti stand alone, da cui inefficienze diffuse e produttività a rischio. Chi lavora, infatti, potrebbe avere a disposizione una piattaforma UCC, un tool di project management, un’applicazione per la gestione degli accessi in azienda, una per lo storage dei file e una per l’accesso e il booking delle postazioni, ma mancherebbe un unico hub in grado di creare sinergie e automazione. Il fatto che tutte queste applicazioni e funzionalità possano essere integrate e gestite all’interno dei flussi di lavoro di Teams è un punto di forza indiscusso, perché rende il workplace efficace, produttivo e agile.  

Come funziona l’integrazione e i suoi benefici 

Che tipo di sinergia si può ottenere integrando gli strumenti di lavoro agile con Teams? Tutto dipende dalle applicazioni e dalle funzionalità. Per esempio, si potrebbero considerare le app che abilitano una gestione intelligente dei luoghi di lavoro, cioè quelle che permettono la prenotazione di postazioni, meeting room, posti auto e una gestione smart degli accessi e dei visitatori. In questo caso, è possibile fare in modo che la prenotazione delle postazioni e delle meeting room avvenga all’interno dei gruppi di Teams, con evidenti benefici di semplicità, rapidità e praticità. Poi, ci si può spingere oltre permettendo l’organizzazione delle riunioni direttamente dai calendari di Outlook, con tanto di inviti automatici ai partecipanti e contestuale prenotazione della sala (con verifica realtime della disponibilità). Non solo: le attività di check-in e check-out delle riunioni potrebbero essere sincronizzate con gli stati di presenza in Teams, così da evitare che i meeting più focalizzati vengano disturbati da messaggi o chiamate. Procedendo di questo passo si può ipotizzare l’utilizzo di bot per l’automazione di tutte le prenotazioni, comprensive dei posti auto, degli accessi in azienda, della mensa e di altri servizi, fino ad arrivare a veri e propri assistenti intelligenti capaci di prenotare la migliore esperienza possibile (dalla meeting room “giusta” a un posto in coworking), in funzione degli impegni presenti nei calendari della suite Microsoft.  

Per il resto, dipende tutto dall’applicazione. Un tool di project management integrato in Teams permette di seguire l’avanzamento dei progetti direttamente dai gruppi di lavoro, evitando a molti di dover usare due strumenti separati, e lo stesso vale per applicazioni dipartimentali, per l’ERP, il CRM e molto altro. In sostanza, integrare gli strumenti di lavoro agile con Teams, e quindi con l’ecosistema Microsoft365, permette di ottimizzare gli investimenti già fatti dall’azienda in ambito di Digital Workplace, fornendo un’employee experience ottimizzata, produttiva e ingaggiante.