Un software di prenotazione delle postazioni rientra nel macrocosmo di soluzioni dedicate alla trasformazione digitale del modello di lavoro. L’adozione più o meno generalizzata dello smart working riduce l’occupazione media degli ambienti lavorativi tradizionali, portando le aziende a riprogettare i propri spazi, ad abbandonare la filosofia della postazione fissa e ad adottare sistemi di desk booking avanzati ed efficaci, compatibili con i dispositivi mobile dei dipendenti e in grado di garantire una user experience di pregio.
Software di prenotazione postazioni e la trasformazione digitale del lavoro
Il software di prenotazione postazioni non è che un piccolo tassello di una trasformazione molto più ampia, che comprende una declinazione fisica (gli spazi, gli uffici tradizionali) e una virtuale (digital workspace), quest’ultima incentrata sui concetti di comunicazione unificata e di collaborazione da remoto. In un paradigma totalmente integrato e fluido, il software di prenotazione postazioni non può essere un’app indipendente ma deve amalgamarsi in modo sinergico con gli altri strumenti a supporto del lavoro agile. Se ciò non avviene, il rischio più grande riguarda l’adoption, nel senso che le resistenze al cambiamento potrebbero avere la meglio sugli indubbi benefici della trasformazione digitale.
Microsoft Teams e le esigenze di integrazione
Per quanto detto finora, un software di prenotazione postazioni deve operare in perfetta sinergia con le piattaforme core del digital workplace, mercato in cui Microsoft è un leader indiscusso. Al momento in cui si scrive, la piattaforma che incarna la visione Microsoft del lavoro agile è Teams, i cui dati più recenti parlano di 145 milioni di utenti attivi (fonte: statista) e di un incremento di 95 milioni solo nel 2020, in corrispondenza con l’avvio dell’emergenza sanitaria. Oggi, qualsiasi strumento del digital workplace non può essere disgiunto e separato dall’ecosistema dei prodotti Microsoft.
Un software di prenotazione postazioni si integra perfettamente con la nuova organizzazione del lavoro. Di solito, le persone non prenotano desk e meeting room in funzione di esigenze estemporanee, ma a seguito di attività, eventi e incontri che trovano riscontro negli altri strumenti del digital workplace e che, in molti casi, coinvolgono più persone: le riunioni, per esempio, sono registrate nei calendari personali e di team, ma anche nei gruppi dello strumento di collaboration, così come gli incontri con persone esterne all’azienda vengono organizzati via e-mail. L’integrazione del software di prenotazione postazioni con gli strumenti del digital workplace (Microsoft Outlook, Teams, Office365) fa sì che la prenotazione degli spazi possa avvenire all’interno dello strumento con cui si organizza il lavoro: diventa tutto estremamente più semplice, immediato e one click, si abbattono i silos e si evitano conflitti e doppio lavoro per tutti.
Sulla base dei motivi esposti, si comprende facilmente perché Workhera, la soluzione modulare e flessibile per il Digital Workplace targata fabbricadigitale, sia nativamente integrabile con l’ecosistema Microsoft. Il modulo di Desk booking, per esempio, permette di cercare e prenotare la postazione di lavoro “giusta” in funzione delle proprie esigenze direttamente da Outlook, mentre il modulo Meet, realizzato per abilitare l’organizzazione semplice e smart delle riunioni, è integrato in forma nativa con Microsoft Exchange Online per semplificare ulteriormente le operazioni di prenotazione a tutti gli utenti, anche in caso si tratti di riunioni organizzate all’ultimo minuto.
L’integrazione favorisce l’adoption del software
L’integrazione del software con l’ecosistema Microsoft ha quindi un ruolo centrale ai fini dell’adoption perché, oltre ad abbattere le resistenze di cui sopra, agisce positivamente sull’esperienza dell’utente (UX): a seguito dell’organizzazione di un meeting, chiunque tra i partecipanti può prenotare la sala più indicata (in funzione del numero di persone coinvolte e del corredo tecnologico richiesto) direttamente in Teams o tramite i calendari di Outlook, facendo in modo che tutti ne abbiano un riscontro immediato. È una semplificazione importante, che giustifica (quanto meno in parte) il grande successo di queste soluzioni nell’era del lavoro ibrido. Nel nuovo paradigma, infatti, esse fungono da elemento di collegamento tra la dimensione fisica del lavoro (quella dell’ufficio, che non verrà mai meno) e quella virtuale, che sta diventando sempre più centrale e incisiva a causa dei suoi effetti benefici sulla produttività e l’engagement.