La user experience può decretare il successo – o, al contrario, far naufragare – l’efficacia di un software di desk booking (o sistemi di room boking).. Non dimentichiamo, infatti, che il modello di lavoro agile favorisce produttività e efficienza non solo agendo sulle leve psicologiche dell’empowerment (miglior bilanciamento vita privata-lavoro, riduzione del tempo dedicato agli spostamenti, maggiore responsabilizzazione…), ma anche mediante una serie di strumenti e piattaforme che permettono agli employee di gestire al meglio la propria attività lavorativa, dalle piattaforme UCC (Unified Communications & Collaboration) a tutto il mondo della workplace technology, nella quale rientrano i software di desk booking. Se un’esperienza che dovrebbe essere smart, veloce e connessa diventa laboriosa e complicata, modernizzare il modello di lavoro perde fortemente di efficacia. Non è un caso che una fonte autorevole come Forrester (via: Forbes) abbia apertamente dichiarato che ogni dollaro investito in UX ne possa generare 100, cioè possa avere un ROI del 9.900%. La stessa fonte (via: Forbes), parlando di efficacia dei siti web, ha poi affermato che un ottimo UX design possa incrementare il tasso di conversione fino al 400%.

Software desk booking e l’importanza della user experience

Tutto sta a comprendere quali siano i pilastri della user experience dei sistemi di room booking. Il pensiero va immediatamente all’esperienza legata all’applicazione in sé: accessibilità, semplicità di utilizzo, velocità dell’app, rapidità nell’eseguire le operazioni richieste e qualità dell’interfaccia sono solo alcuni degli elementi che condizionano l’usabilità del software e contribuiscono al suo successo, che in questo caso coincide con il livello di adozione.

Mai come in questo caso, però, è utile comprendere la differenza tra usabilità e user experience: la prima, definibile come “la misura in cui un sistema, un prodotto o un servizio può essere usato da determinati utenti per raggiungere gli obiettivi con efficacia, efficienza e soddisfazione” (fonte: ISO) ricalca quanto appena detto e si traduce nel livello di soddisfazione che si ottiene dall’interazione tra l’uomo e il software/app. Dal canto suo, la user experience è un concetto più ampio perché riguarda tutti gli aspetti dell’esperienza col prodotto, che vanno al di là dell’interazione diretta uomo-software: con quanti dispositivi può essere integrato? Quanti servizi permette di prenotare nel contesto dell’ufficio e che tipo di check-in/check-out supporta? Da questi, e molti altri interrogativi dipende la capacità del software di indirizzare e semplificare l’employee journey, da cui i benefici in termini di produttività e anche di saving. Di seguito, i 4 pilastri della user experience di un ottimo sistema di prenotazioni per lo smart working.

1 – Booking, un concetto che va oltre il Desk

Il concetto di prenotazione è centrale nel modello di lavoro agile, laddove gli uffici seguono un principio di progettazione Activity Based, non ci sono postazioni fisse e ognuna ha caratteristiche proprie che la rendono ideale per un certo tipo di lavoro e meno per un altro: troviamo spesso postazioni in open space che favoriscono la condivisione della conoscenza, aree focalizzate per coltivare la concentrazione, meeting room attrezzate per favorire il brainstorming, luoghi di incontro, di collaborazione e molto altro. Per eliminare le inefficienze e anche per rispettare la normativa in era di pandemia, un software desk booking può essere esteso alla prenotazione di posti auto, dei servizi offerti dall’azienda (palestra, attività ricreative) o di un tavolo in mensa ad un orario preciso, magari suggerito dal software stesso in base all’occupazione storica di quello stesso spazio, così da evitare gli assembramenti. È quindi molto importante valutare le funzionalità native del software, ma anche interrogarsi (insieme al proprio fornitore) circa la possibilità di estenderle in modo personalizzato e l’effort richiesto.

2 – Oltre lo smartphone: tutti i dispositivi supportati

Un sistema di prenotazione smart viene subito associato all’impiego di dispositivi mobile, dallo smartphone al tablet, senza dimenticare il notebook. Certamente, una buona user experience non può prescindere dal carattere mobile first, ma c’è anche un aspetto di integrazione con dispositivi in loco di cui tener conto. Il fatto che la prenotazione possa avvenire non solo con il dispositivo personale ma anche con sistemi di digital signage touch presenti in azienda, con totem interattivi o anche solo con tablet distribuiti in posizioni strategiche è un plus non da poco a livello di UX.

3 – Usabilità del software

Qui si torna al discorso precedente e ci si interroga quanto sia pratico, semplice ed efficace l’utilizzo dell’app. Per non ripetere le stesse considerazioni, ci si può porre domande specifiche: per esempio, come funziona la ricerca di una risorsa da prenotare? L’applicazione mostra semplicemente le coordinate del desk o il “nome” della sala riunioni o mostra le risorse all’interno di una planimetria? Può fornire informazioni in tempo reale sullo stato di occupazione dei vari ambienti? Tanti fattori che hanno un impatto importante a livello di soddisfazione dell’utente finale.

4 – Modalità avanzate di check-in e check-out

Il meccanismo di check-in e check-out è uno dei perni del digital workplace e vale per qualsiasi risorsa condivisa: una postazione di lavoro, una sala riunioni, un posto auto, ma anche un sistema di videoconferenza e molto altro. Al check-out, alcune aziende associano un sondaggio proprio per comprendere la qualità dell’esperienza. Anche in questo caso, le dinamiche di base presuppongono l’uso dello smartphone: check-in quando si inizia ad usare una certa risorsa, check-out quando se ne dà disponibilità ad altri. Ma al di là di questa dinamica di base, un digital workplace può basarsi su sistemi più evoluti: un sistema di localizzazione indoor basato su beacon bluetooth rappresenta, per esempio, un sistema molto evoluto perché automatizza l’intera esperienza, ma anche un sistema di check-in/out basato su QR Code può essere un interessante passo avanti che “certifica” la presenza della persona in un determinato luogo. Non è un caso, che proprio il QR Code venga usato dai sistemi di accesso in azienda.