Quali sono i KPI dello smart working: tra engagement e performance

Misurare i benefici dello smart working in azienda è una delle nuove sfide da affrontare oggi; oltre a mantenere un buon engagement, alti livelli di performance e fornire al management un quadro completo dello stato emotivo e produttivo del lavoratore. La definizione di KPI dello smart working e la gestione degli obiettivi sono esigenze nate con il new normal, figlie dell’incertezza portata dalle nuove modalità lavorative, necessarie alle aziende moderne per mantenere attivo il rapporto di collaborazione e produttività tra azienda, dipendenti e collaboratori. 

I KPI dello smart working: come si definiscono

KPI – acronimo di Key Performance Indicator – è un insieme di indicatori quantificabili che una società utilizza per monitorare lo smart working in azienda, o per confrontare le prestazioni in termini di soddisfazione degli obiettivi strategici e operativi.

La caratteristica principale degli indicatori di performance è il loro essere quantificabili e misurabili, poiché devono dare modo alla Direzione HR e al Management di analizzare i progressi raggiunti, sia dal punto di vista dell’engagement dei dipendenti, sia da quello delle prestazioni lavorative. 

È importante scegliere gli indicatori smart working in modo chiaro e in un’ottica di lungo periodo. Il modificare i KPI solo dopo una breve adozione, comporterebbe una mancanza di dati attendibili per il monitoraggio, e non riuscirebbero a soddisfare i seguenti requisiti:

  • Quantificabilità: devono avere un valore numerico. Meno dati, meno possibilità di monitorare;
  • Direzionalità: devono essere scelti per contribuire al miglioramento delle performance aziendali;
  • Praticità: devono integrarsi con i processi aziendali;
  • Operatività: devono essere osservati sul campo per misurare un cambiamento effettivo.

Quali sono i KPI dello smart working 

I KPI dello smart working sono gli indicatori che suggeriscono agli HR se le persone in azienda lavorano bene e sono ingaggiate. Avere a disposizione dei dati, monitorarli e saperli leggere permette di modificare o implementare strategie e processi per il bene dell’organizzazione.

Con i KPI si misurano sia gli aspetti quantitativi sia quelli qualitativi, e ad oggi, secondo i dati dell’Osservatorio del Politecnico di Milano, quasi la totalità delle organizzazioni con un progetto strutturato di smart working monitora almeno 5 aspetti:

  • il livello di partecipazione all’iniziativa misurato in giornate utilizzate e in persone coinvolte;
  • la soddisfazione delle persone rispetto all’iniziativa;
  • gli impatti sul coordinamento con il capo, i colleghi e i clienti interni;
  • le criticità legate all’utilizzo della tecnologia;
  • le caratteristiche degli Smart Worker.

Non esiste smart working senza engagement dei lavoratori e monitoraggio delle performance

Sempre secondo i dati dell’Osservatorio Smart Working si prevede in futuro una valutazione dell’impatto del lavoro agile in direzione di aspetti sempre più qualitativi come:

  • KPI riferiti alle persone;
  • business KPI e processi organizzativi;
  • indicatori ambientali di interesse per il bilancio di sostenibilità;
  • qualità del lavoro svolto.

Queste macro-aree di indicatori smart working possono essere suddivisi in KPI utili alla valutazione delle performance dei dipendenti, e KPI per monitorare l’engagement dei lavoratori.

La valutazione di performance dei dipendenti

Rientrano nel monitoraggio delle performance gli indicatori di processo, KPI dello smart working finalizzati a misurare le prestazioni di attività continuative e routinarie aventi uno standard (numero di documenti gestiti, tempo trascorso per l’approvazione di una gara) e i processi organizzativi.

Anche la qualità del lavoro svolto è un indicatore di performance, insieme al tempo medio per il raggiungimento di obiettivi. Quanto tempo impiega in media un dipendente per raggiungere il risultato prefissato in OKR?

Grazie alla definizione di questi KPI e a sistemi di performance management è possibile monitorare l’andamento delle prestazioni di un intero team e organizzazione e di misurare attività progettuali, discontinue e non routinarie.

I KPI dello smart working per mantenere lavoratori ingaggiati

L’employee engagement è l’aspetto più complesso da monitorare e per cui definire KPI chiari e condivisibili. Le aziende che avviano progetti di smart working tralasciano spesso KPI qualitativi riferiti alle persone, come per esempio il tasso di assenteismo, il livello di straordinari, gli infortuni, e si dà per scontata la necessità di software per misurare i KPI ambientali e sociali o a supporto della tutela della salute dei dipendenti.

Rientrano nei KPI dello smart working per l’engagement dei dipendenti gli indicatori di interazione per misurare la qualità delle relazioni di dipendenti e collaboratori in remoto con manager, dirigenti e tutte le persone dell’organizzazione, interne ed esterne ad essa.

Per avere un’ottima gestione dello smart working bisogna uscire dalle vecchie logiche di controllo e avere chiari gli obiettivi e i KPI per abbandonare una visione aziendale a silos verso una più ampia, per obiettivi e valutazione dei risultati.