La gestione dei visitatori nel post-Covid non è di certo un’attività banale. Sulle aziende pende infatti l’onere di conformità rispetto a diverse norme e protocolli condivisi per l’emergenza Covid-19 (il più recente è datato 6 aprile 2021), finalizzati ad agevolare le imprese nell’adozione di policy di sicurezza anti-contagio.
Il tema è di stretta attualità e pone le aziende, in particolare chi gestisce il comparto tecnologico, in una situazione delicata: la creazione e l’esecuzione di protocolli di sicurezza a tutela della salute implica un forte ricorso alla digitalizzazione, ma al tempo stesso è necessario adottare un approccio lungimirante e ipotizzare (mettendoci anche una certa dose di ottimismo) che tanti vincoli stiano per venire meno. Il punto è l’ottimizzazione dell’investimento: al di là dei termoscanner, che per forza di cose sono legati alla pandemia, è possibile adottare un corredo digitale che supporti le esigenze di oggi (distanziamento, sanificazioni, autocertificazioni…) ma anche quelle di domani, che invece saranno incentrate su produttività, efficienza, benessere ed engagement.
Gestione ingresso visitatori post-covid per limitare gli assembramenti
Su queste basi si innesta il discorso della gestione ingresso dei visitatori post-Covid. In questo momento, la regola di base è il distanziamento: la digitalizzazione del processo di accreditamento deve infatti favorire il mantenimento della giusta distanza tra le persone. Quello che accadeva pre-2020, ovvero le code in reception e la compilazione di eventuali moduli per ottenere badge materiali che consentissero l’accesso ai locali aziendali, non è in linea né con l’era covid, né con l’obiettivo dell’efficienza.
Un sistema smart per la gestione dei movimenti visitatori
Riagganciandoci a quanto detto precedentemente, un sistema di prenotazione smart, in cui le persone (visitatori) prenotano la visita con un’app e ricevono un badge virtuale sullo smartphone che permette loro – in una fascia oraria ben definita – di accedere direttamente in azienda, è un’ottima soluzione per evitare gli assembramenti ma anche per efficientare i processi, ottenendo quel duplice beneficio di cui sopra. Non dimentichiamo che oggi ci sono anche le autocertificazioni, che molte imprese continuano a fornire in forma cartacea incorrendo in costi e inefficienze: anche queste possono essere dematerializzate, firmate digitalmente e inoltrate in azienda, che si occuperà semplicemente di misurare la temperatura (in modo automatico) dei visitatori all’ingresso dell’immobile o in specifici ambienti.
Digitalizzare il check-in, per le esigenze di oggi e di domani
Il check-in non riguarda semplicemente l’accesso in azienda, ma è un’operazione che dipendenti e visitatori fanno quando accedono a una sala riunioni prenotata in precedenza, alla mensa, al desk, al posto auto ecc. Vi è dunque un’assoluta necessità di automatizzare tutte queste procedure, a prescindere dal fatto che l’obiettivo sia l’attuale distanziamento o l’efficienza dei processi.
Oggi l’attività di check-in va gestita via app, PC, QR Code, magari anche in modo più evoluto e contactless tramite sensori bluetooth o di movimento: in questo modo, chi gestisce il comparto tecnologico porta in azienda l’automazione dei processi indirizzandola alla sicurezza, ma da essa ottiene benefici ben maggiori. Si pensi, a tal fine, alla possibilità di gestire in modo smart i servizi all’immobile (facility), che possono essere governati dinamicamente in funzione dell’occupazione degli spazi che risulta dalle prenotazioni, dai check-in e dai check-out. In un paradigma lavorativo sempre più ibrido, quest’ultimo sarà un tema centrale nei prossimi mesi e anni, visto che le aziende dovranno perfezionare la coesistenza di svariati luoghi e modalità di lavoro.
La soluzione finale sarà la valorizzazione dei dati. Poter accedere a reportistiche avanzate degli accessi in azienda e dell’utilizzo dei vari servizi (sempre in funzione di check-in/out automatizzati) permette alle imprese di adottare un approccio predittivo e di assecondare alla perfezione le esigenze di dipendenti e visitatori, cui far trovare un ambiente confortevole, produttivo ed estremamente efficace in funzione delle attività da svolgere.