Il covid-19 ha imposto nuovi modi di concepire e gestire gli spazi lavorativi. Il luogo di lavoro è cambiato, il new normal si riversa con forza nelle aziende e nelle abitudini ormai radicate di lavoratori, Human Resources e Manager. La pandemia però, nonostante tutto, ha regalato anche delle opportunità: ci si interroga come mettere le persone al centro e cresce l’attenzione verso salute e benessere dei dipendenti. Una migliore gestione dello smart working e un approccio costruttivo alla tecnologia, oggi non sono più un’opzione, ma un’esigenza da perseguire per aiutare le nostre persone e la nostra azienda ad abbracciare il cambiamento.

Come cambiano i luoghi di lavoro e la gestione dello smart working con il new normal

Stiamo assistendo a una vera e propria digital workplace transformation. Un trend che in Italia sembrava essere così lontano ha subìto un’accelerata in pochissimi mesi. Quello che prima nell’immaginario era concepito come ufficio, ora lascia spazio a luoghi di lavoro sempre più liquidi, fluidi, in cui i lavoratori sono liberi di scegliere quando o se raggiungere la propria postazione.

Questo cambiamento comporta uno sforzo notevole sia per i lavoratori, non abituati ad un cambio repentino di abitudini lavorative, sia alle Risorse Umane, agli HR Manager, che si interrogano sempre più spesso su quale possa essere il modo migliore per mantenere una vicinanza aziendale con i dipendenti e i collaboratori e in che modo mantenere viva e attiva la fiducia verso l’azienda. Per non parlare dell’emergere di problematiche ancora più gravi dovute alle condizioni imposte dal lockdown, come situazioni di stress lavoro correlato.

Il covid ci ha insegnato ancora di più che le aziende sono fatte di persone e sono queste le prime a cui dare supporto nella gestione dello smart working.

L’ufficio del futuro: un hub per raccogliere esperienze

Agire sulla leva Bricks, e quindi sulla componente fisica del lavoro agile però, non significa semplicemente modificare gli spazi di lavoro in azienda e renderli flessibili per gli smart worker. Significa attuare una vera e propria trasformazione nel concepire il workplace e sfruttare il potenziale dei luoghi con l’aiuto della tecnologia.

Gli spazi lavorativi in azienda cambiano. Gli uffici non sono più luoghi statici e freddi verso cui dirigersi per lavoro, ma diventano centri di connessione, innovazione e collaborazione per agevolare l’incontro e la cooperazione. Ed è questa la prossima sfida che dovranno affrontare le aziende: costruire e strutturare gli spazi per quelli che Deloitte definisce come Super team, ovverogruppi di persone messe in condizione di risolvere problemi, acquisire informazione e creare valore ed innovazione con l’ausilio delle tecnologie emergenti.

Migliorare la produttività eliminando i problemi logistici e favorire una cultura di innovazione e di scambio è quello che un’azienda deve assolutamente fare oggi. Quindi affiancare il capitale umano alla tecnologia è il passo successivo necessario per dare valore alle persone e valorizzarne competenze e creatività.

La trasformazione digitale e la tecnologia rendono il workplace un elemento fondamentale per il benessere dei lavoratori poiché ne influenza le attitudini, le emozioni e i comportamenti, anche a distanza.

Il desk booking: la soluzione per la gestione dello smart working 

La tecnologia trasforma i luoghi di lavoro come fossero hub in grado di raccogliere esperienze e dare modo ai lavoratori di operare serenamente e in tutta sicurezza: sanitaria, produttiva, di benessere.  

Tra le soluzioni digitali migliori per trasformare il workplace in uno spazio di contaminazione e favorire così la gestione dello smart working è il desk booking, software o app che aiutano i dipendenti a utilizzare in maniera smart gli spazi in azienda ed evitare problemi logistici oltre che garantire la sicurezza dei lavoratori.  

Quanto è utile per un lavoratore sapere se ci sono spazi di lavoro liberi e il numero di persone presenti in azienda in quel dato giorno? E quanto è utile per HR e Facility Manager avere informazioni e analisi affidabili su chi è presente, nel pieno rispetto della privacy?  

I vantaggi di gestire le postazioni di lavoro attraverso un’app per smart working 

Quali sono i vantaggi di un’app costruita per la gestione dello smart working? Eccoli: 

• Analisi puntuale dei dati 
• Sicurezza nella gestione degli spazi 
• Notifiche push a portata di mano 
• User experience migliorata e inclusiva 
• Semplicità di integrazione e diffusione 

Il desk booking è insomma la tecnologia di cui aziende e workplace necessitano oggi. Applicazioni di prenotazione semplici da integrare nelle tecnologie aziendali, un sistema di check-in e check-out con cui il lavoratore può confermare e settare la presenza in azienda manualmente o in automatico per facilitare la user experience ai soggetti con disabilità o a coloro che non utilizzano nella quotidianità questi strumenti. 

Per l’azienda la gestione dello smart working perfetta passa dalla cura di spazi aziendali con un sistema di desk booking, così da monitorare e gestire il flusso di persone in sede, contenere i costi, migliorare il benessere e la produttività e mantenere allineata l’organizzazione, tutta.