Un’efficiente gestione degli accessi e delle postazioni di lavoro è un pilastro di ogni azienda agile e moderna. La pandemia, infatti, non ha semplicemente accelerato l’adozione dello smart working, che secondo l’Osservatorio PoliMI coinvolge ora più di 5 milioni di persone contro le 570 mila del 2019, ma ha anche obbligato le aziende a dotarsi di strumenti con cui gestire in modo smart i propri spazi di lavoro. Oggi, i professionisti delle risorse umane, i facility manager e i CIO devono far sì che il posto di lavoro offra adeguate misure di sicurezza sanitarie (distanziamento, contact tracing, sanificazioni…) ma, nel gestire l’emergenza, si devono dotare di strumenti future proof, che possano cioè avere un ruolo centrale nella trasformazione digitale dell’impresa, anche quando la pandemia sarà diventata un ricordo.

Gestione accessi e postazioni: i fondamenti del lavoro 2.0

Assecondando i cambiamenti nel modello di lavoro, l’azienda deve disporre di un sistema avanzato di gestione accessi e postazioni: tramite il primo, infatti, i dipendenti e gli ospiti possono entrare nei locali aziendali, preregistrando la propria presenza tramite un’app mobile e magari mostrando poi un QR Code all’ingresso, che corrisponde ad un badge virtuale autorizzato ad accedere a specifici locali dell’azienda. Allo stesso modo, tutta la documentazione come le autocertificazioni sanitarie, i moduli della privacy e della sicurezza viene dematerializzata e non va più stampata, firmata e consegnata in reception. I benefici sono ovvi ma, soprattutto, si estenderanno anche all’era post-covid: se oggi i driver sono la riduzione degli assembramenti all’ingresso e, grazie ai termoscanner, il controllo automatico della temperatura, domani saranno l’ottimizzazione dell’employee journey, la maggiore produttività e l’impiego di un numero minore di risorse in reception.

Stesso discorso per i sistemi smart di prenotazione delle postazioni: in un modello diffuso, in cui si lavora da casa, in ufficio e durante gli spostamenti, la postazione fissa è uno spreco di risorse, mentre quella assegnabile può essere scelta dal dipendente in funzione dell’attività da svolgere (Activity Based Working), così da massimizzare la produttività. Anche qui, stesso discorso dei benefici duraturi: se oggi il sistema di booking permette di gestire al meglio le attività di sanificazione, il distanziamento sociale e il contact tracing, domani sarà perfetto per massimizzare la produttività, l’efficienza e generare saving.

App verticali e soluzioni integrate di gestione del workplace

Il mondo della workplace technology è stracolmo di soluzioni. Quelle citate nei paragrafi precedenti possono essere proposte in modalità stand alone, o verticale, oppure integrate in una suite di soluzioni adottate per gestire al meglio le dinamiche lavorative dello smart working. I sistemi di accesso smart ai locali aziendali e la gestione avanzata delle postazioni vanno infatti contestualizzati all’interno di una piattaforma integrata di soluzioni per lo smart working, finalizzata a ottimizzare l’employee journey da un lato e il facility management dall’altro, nel rigoroso rispetto della normativa vigente.

Il punto di vista del CIO e 4 spunti di riflessione

A questo punto, una domanda sorge spontanea: per gestire la pandemia e abbracciare le potenzialità dello smart working, è meglio un’app verticale o una soluzione integrata? La risposta non può essere netta, e soprattutto non può valere per ogni azienda, ma si possono fornire alcuni interessanti spunti di riflessione, particolarmente utili per chi in azienda gestisce il comparto tecnologico.

Alcuni criteri di valutazione sono indipendenti dal tipo di soluzione: la qualità della stessa, per esempio, prescinde dal suo carattere verticale o integrato. Per ovvii motivi, sulle funzionalità supportate la soluzione integrata ha solitamente la meglio, ma un aspetto importante sono le integrazioni native: per esempio, i sistemi avanzati di accesso in azienda devono ‘dialogare’ con i sistemi di timbratura per le presenze, ma anche con i termoscanner, magari basati su AI e tecnologie di riconoscimento facciale (per verificare la presenza della mascherina). Dal canto loro, i sistemi di booking delle postazioni devono essere facilmente integrabili con strumenti di produttività come il calendario aziendale, così da coordinare la prenotazione di desk e meeting room rispetto agli impegni dei vari team. È certamente possibile ipotizzare lo sviluppo di un assistente digitale che organizzi autonomamente – e nel migliore dei modi – la giornata lavorativa in funzione degli impegni esistenti.

Di seguito, 4 ulteriori aspetti interessanti che un CIO dovrebbe valutare in sede di software selection e che riguardano direttamente le differenze tra app verticale e soluzione integrata:

• User Experience

L’esperienza d’uso ha un impatto enorme sulla produttività e sull’efficacia della soluzione. Per quanto anche le soluzioni verticali possano (e debbano) essere integrate con diversi device e applicativi, la piattaforma integrata può avvalersi di una user experience conosciuta, familiare e coerente tra tutte le funzionalità. Il tempo risparmiato dagli employee può essere notevole, e la traduzione in saving altrettanto importante.

• Convergenza e sinergia

È un naturale beneficio delle piattaforme integrate e connesso al precedente. L’integrazione nativa di funzionalità di accesso in azienda e di booking delle postazioni permette di sviluppare sinergie produttive: es, prenotazione automatica di una sala riunioni libera al momento del check-in in azienda.

• Uno o più interlocutori

Una delle esigenze dei CIO e dei team IT è ridurre le inefficienze. Una delle attività più onerose era quella di gestire decine di fornitori e partner diversi, soprattutto in occasione di guasti e manutenzioni. A differenza delle singole app verticali, scegliere una soluzione integrata fa sì che, qualsiasi sia la motivazione (tecnica, commerciale…), ci sia un solo interlocutore cui fare riferimento.

• Costo (TCO)

Il Total Cost of Ownership è un parametro centrale ai fini della software selection (e del ROI): va calcolato con attenzione e messo a confronto tra i vari candidati. Nella fattispecie, vanno presi in considerazione i costi diretti e indiretti, cioè di implementazione, integrazione e adozione (eventuale change management), oltre a quelli della soluzione in sé e di eventuali accessori (termoscanner, per esempio): si ottiene solitamente una porzione di costi CapEx e una di costi ricorrenti OpEx. La valutazione finale deve tenere conto anche del numero di funzionalità utili supportate dall’app verticale e dalla soluzione integrata, nonché dei potenziali costi nascosti (tempo perso per identificare la causa dei problemi, efficienza del servizio clienti…).