Post-covid visitor management: how to check in?

Thegestione dei visitatori nel post-Covid non è di certo un’attività banale. In fact, companies are under the burden of compliance with various shared rules and protocols for the Covid-19 emergency (the most recent is dated 6 April 2021), finalizzati ad agevolare le imprese nell’adozione di policy di sicurezza anti-contagio.

Il tema è di stretta attualità e pone le aziende, in particolare chi gestisce ilcomparto tecnologico, in una situazione delicata: la creazione e l’esecuzione di protocolli di sicurezza a tutela della salute implica un forte ricorso alla digitalizzazione, ma al tempo stesso è necessario adottare un approccio lungimirante e ipotizzare(mettendoci anche una certa dose di ottimismo) che tanti vincoli stiano per venire meno. Il punto èl’ottimizzazione dell’investimento: al di là dei termoscanner, che per forza di cose sono legati alla pandemia, è possibile adottare un corredo digitale che supporti le esigenze di oggi (distanziamento, sanificazioni, autocertificazioni…) ma anche quelle di domani, che invece saranno incentrate su produttività, efficiency, benessere ed engagement.

Gestione ingresso visitatori post-covid per limitare gli assembramenti 

Su queste basi si innesta il discorso della gestione ingresso dei visitatori post-Covid. In questo momento, la regola di base è il distanziamento: la digitalizzazione del processo di accreditamento deve infatti favorire il mantenimento della giusta distanza tra le persone. Quello che accadeva pre-2020, ovvero le code in reception e la compilazione di eventuali moduli per ottenere badge materiali che consentissero l’accesso ai locali aziendali, non è in linea né con l’era covid, né con l’obiettivo dell’efficienza.

Un sistema smart per la gestione dei movimenti visitatori 

 Riagganciandoci a quanto detto precedentemente, un sistema di prenotazione smart, in cui le persone (visitatori) prenotano la visita con un’app e ricevono un badge virtuale sullo smartphone che permette loro – in una fascia oraria ben definita – di accedere direttamente in azienda, è un’ottima soluzione per evitare gli assembramenti ma anche per efficientare i processi, ottenendo quel duplice beneficio di cui sopra. Non dimentichiamo che oggi ci sono anche le autocertificazioni, che molte imprese continuano a fornire in forma cartacea incorrendo in costi e inefficienze: anche queste possono essere dematerializzate, firmate digitalmente e inoltrate in azienda, che si occuperà semplicemente di misurare la temperatura (in modo automatico) dei visitatori all’ingresso dell’immobile o in specifici ambienti.

Digitalizzare il check-in, per le esigenze di oggi e di domani 

Il check-in non riguarda semplicemente l’accesso in azienda, ma è un’operazione che dipendenti e visitatori fanno quando accedono a una sala riunioni prenotata in precedenza, alla mensa, al desk, al posto auto ecc. Vi è dunque un’assoluta necessità di automatizzare tutte queste procedure, a prescindere dal fatto che l’obiettivo sia l’attuale distanziamento o l’efficienza dei processi.

Oggi l’attività di check-in va gestita via appPCQR Code, magari anche in modo più evoluto econtactless tramitesensori bluetooth o di movimento: in questo modo, chi gestisce il comparto tecnologico porta in azienda l’automazione dei processi indirizzandola alla sicurezzama da essa ottiene benefici ben maggiori. Si pensi, a tal fine, alla possibilità di gestire in modosmart i servizi all’immobile (facility), che possono essere governati dinamicamente in funzione dell’occupazione degli spazi che risulta dalle prenotazionidai check-in e dai check-out. In un paradigma lavorativosempre più ibrido, quest’ultimo sarà un tema centrale nei prossimi mesi e annivisto che le aziende dovranno perfezionare la coesistenza di svariati luoghi e modalità di lavoro.

La soluzione finale sarà la valorizzazione dei dati. Poter accedere a reportistiche avanzate degli accessi in azienda e dell’utilizzo dei vari servizi (sempre in funzione di check-in/out automatizzatipermette alle imprese di adottare un approccio predittivo e di assecondare alla perfezione le esigenze di dipendenti e visitatori, cui far trovare un ambiente confortevole, produttivo edestremamente efficace in funzione delle attività da svolgere.

Performance management: the best systems are smart

Work aspects that were thought to be consolidated in organizations have been called into question by the new normal and the new agile paradigms. Di conseguenza i sistemi di performance management utilizzati fino ad ora non sono più efficienti, poiché le imprese moderne richiedono flessibilità e soluzioni smart per la gestione delle performance. 

Le logiche di misurazione devono quindi essere ripensate prevedendo maggiore dinamicità, sia nello stabilire gli obiettivi sia nella valutazione, soprattutto nel monitoraggio dello smart working. 

Sistemi di performance management smart per adattarsi all’agilità delle imprese moderne

I sistemi di performance management tradizionali sono sempre meno efficaci nel favorire il raggiungimento degli obiettivi strategici, poiché presentano delle problematiche riconducibili a modelli di feedback poco dinamici che non si prestano all’agilità delle aziende moderne e al mondo del lavoro in continua trasformazione e digitalizzazione, il quale ha modificato repentinamente il lavoro degli HR manager e il modo di lavorare dei workers. 

Molte aziende, in seguito a questi rapidi cambiamenti, riconoscono l’impellente necessità di migliorare l’approccio al performance management per migliorare la gestione dell’organizzazione e promuovere l’engagement. 

Sistemi di performance management smart: quali scegliere

I sistemi di performance management sono utilizzati per misurare le prestazioni in un’organizzazione, e la maggioranza delle aziende, in particolare, li adotta per una gestione ottimale e una valutazione delle performance dei dipendenti. Aiutano inoltre l’azienda a organizzare e pianificare il raggiungimento di obiettivi attraverso le risorse disponibili e il monitoraggio dello smart working grazie ai KPI stabiliti e la definizione degli OKR.

A causa del nuovo scenario che si è andato a sviluppare soprattutto in questi ultimi anni, complice sì una digital transformation repentina e accelerata dalla pandemia, ma anche l’entrata di generazioni differenti nel mondo del lavoro, il bisogno di flessibilità lavorativa ha contribuito a far emergere i limiti nella valutazione delle vecchie performance aziendali.

Oltre a questi aspetti emerge anche la volontà di incrementare lo smart working in azienda per dare la possibilità ai propri dipendenti di scegliere come lavorare e dare più importanza all’employee engagement.

I migliori sistemi di performance management hanno queste caratteristiche

Oggi valutare i risultati delle prestazioni dei dipendenti necessita di una visione intelligente, che tenga conto dell’agilità delle aziende, della dinamicità dei workplace e della flessibilità dei lavoratori. I migliori sistemi di performance management sono smart: sistemi svincolati dalle logiche tradizionali di valutazione delle performance e maggiormente orientati al miglioramento continuo.

L’acronimo SMART si riferisce alle caratteristiche che deve possedere un obiettivo aziendale per poter esistere secondo le logiche dello smart working. Per i sistemi di performance management SMART è il raggiungimento di una visione volta allo sviluppo dinamico e continuo nelle valutazione delle performance dei dipendenti.

Le caratteristiche dei sistemi di intelligent performance management smart sono:

  • Specificità: la definizione dettagliata di un obiettivo da fornire a un lavoratore permette di avere un monitoraggio delle performance dettagliato e non invasivo nelle libertà lavorative della persona. La specificità dipende molto dalla personalità e dal livello di esperienza del worker;
  • Misurabilità: il termine misurabile indica se l’organizzazione può misurare il raggiungimento di obiettivi e traguardi da parte del dipendente. La parte relativa alla misurazione del report dovrebbe contenere dettagli su come un’organizzazione misura il successo, in termini di quantità, quality, tempestività o costo;
  • Raggiungibilità: la possibile realizzazione è la garanzia che il dipendente ha le capacità per portare a compimento un obiettivo. Aspetto molto importante nella valutazione delle performance dei dipendenti perché è necessario capire se un obiettivo è davvero realizzabile o meno dal singolo individuo;
  • Praticità: gli obiettivi che un’organizzazione assegna al dipendente devono essere realistici. Il sistema di performance management smart garantisce un orientamento al risultato nell’ambito delle capacità realizzabili del dipendente.
  • Tempo: la timeline temporale in cui l’obiettivo deve essere completato dal lavoratore.

Le aziende devono comprendere i vantaggi dell’implementazione di sistemi di application performance monitoring poiché stiamo procedendo verso una nuova normalità, e i paradigmi lavorativi agili sono qui per restare. La gestione dello smart working e il benessere delle persone sono ormai requisito fondamentale per le realtà aziendali moderne. 

Un sistema di performance management smart permette di valutare le performance del dipendente attraverso strumenti digitali alla portata di tutti, ad esempio smart pulse survey o il questionario di soddisfazione dei dipendenti, feature che permettono di esprimere le proprie opinioni in merito al workflow, agli obiettivi assegnati, o alla gestione del workspace; un aiuto fondamentale per raccogliere i feedback e le opinioni di tutta la popolazione aziendale, utili a disinnescare le lamentele o i conflitti che possono sorgere tra i membri del team e a creare opportunità di crescita.