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Un software di prenotazione delle postazioni rientra nel macrocosmo di soluzioni dedicate allatrasformazione digitale del modello di lavoro. L’adozione più o meno generalizzata dello smart working riduce l’occupazione media degli ambienti lavorativi tradizionali, portando le aziende a riprogettare i propri spazi, ad abbandonare la filosofia della postazione fissa e adadottare sistemi di desk booking avanzati ed efficaci, compatibili con i dispositivi mobile dei dipendenti e in grado di garantire una user experience di pregio.

Software di prenotazione postazioni e la trasformazione digitale del lavoro 

Il software di prenotazione postazioni non è che un piccolo tassello di una trasformazione molto più ampia, che comprende una declinazione fisica (gli spazi, gli uffici tradizionali) e una virtuale (digital workspace), quest’ultima incentrata suiconcetti di comunicazione unificata e di collaborazione da remoto. In un paradigma totalmente integrato e fluido, il software di prenotazione postazioni non può essere un’app indipendente ma deve amalgamarsi in modo sinergico con gli altri strumenti a supporto del lavoro agile. Se ciò non avviene, il rischio più grande riguarda l’adoption, nel senso che le resistenze al cambiamento potrebbero avere la meglio sugli indubbi benefici della trasformazione digitale.

Microsoft Teams e le esigenze di integrazione 

Per quanto detto finora, un software di prenotazione postazioni deve operare in perfetta sinergia con le piattaformecoredel digital workplace, mercato in cui Microsoft è un leader indiscusso. Al momento in cui si scrive, la piattaforma che incarna la visione Microsoft del lavoro agile è Teams, i cui dati più recenti parlano di145 milioni di utenti attivi (source: statista) e di un incremento di 95 milioni solo nel 2020, in corrispondenza con l’avvio dell’emergenza sanitaria. Today, qualsiasi strumento del digital workplace non può essere disgiunto e separato dall’ecosistema dei prodotti Microsoft.

Un software di prenotazione postazioni si integra perfettamente con la nuova organizzazione del lavoro. Di solito, le persone non prenotano desk e meeting room in funzione di esigenze estemporanee, ma a seguito di attività, eventi e incontri chetrovano riscontro negli altri strumenti del digital workplace e che, in molti casi, coinvolgono più persone: le riunioni, for example, sono registrate nei calendari personali e di team, ma anche nei gruppi dello strumento di collaboration, così come gli incontri con persone esterne all’azienda vengono organizzati via e-mail. L’integrazione del software di prenotazione postazioni con gli strumenti del digital workplace (Microsoft Outlook, Teams, Office365) fa sì che la prenotazione degli spazi possa avvenireall’interno dello strumento con cui si organizza il lavoro: diventa tutto estremamente più semplice, immediato eone click, si abbattono i silos e si evitano conflitti e doppio lavoro per tutti.

Sulla base dei motivi esposti, si comprende facilmente perchéWorkhera, la soluzione modulare e flessibile per il Digital Workplace targata fabbricadigitale, sia nativamente integrabile con l’ecosistema Microsoft. Il modulo di Desk booking, for example, permette di cercare e prenotare la postazione di lavoro “giusta” in funzione delle proprie esigenze direttamente da Outlook, mentre il moduloMeet, realizzato per abilitare l’organizzazione semplice e smart delle riunioni, è integrato in forma nativa con Microsoft Exchange Online per semplificare ulteriormente le operazioni di prenotazione a tutti gli utenti, anche in caso si tratti di riunioni organizzate all’ultimo minuto.

L’integrazione favorisce l’adoption del software 

L’integrazione del software con l’ecosistema Microsoft ha quindi un ruolo centrale ai fini dell’adoption perché, oltre ad abbattere le resistenze di cui sopra, agisce positivamente sull’esperienza dell’utente (UX): a seguito dell’organizzazione di un meeting, chiunque tra i partecipanti può prenotare la sala più indicata (in funzione del numero di persone coinvolte e del corredo tecnologico richiesto) direttamente in Teams o tramite i calendari di Outlook, facendo in modo chetutti ne abbiano un riscontro immediato. È una semplificazione importante, che giustifica (quanto meno in parte) il grande successo di queste soluzioni nell’era del lavoro ibrido. Nel nuovo paradigma, Indeed, esse fungono da elemento di collegamento tra la dimensione fisica del lavoro (quella dell’ufficio, che non verrà mai meno) e quella virtuale, che sta diventando sempre più centrale e incisiva a causa dei suoi effetti benefici sulla produttività e l’engagement.

In the historical period in which smart working and workplace transformation lead us towards an inevitably hybrid corporate life, ildesk booking è la soluzione che meglio si integra nei processi organizzativi con i sistemi già utilizzati dalle aziende. Una tecnologia intuitiva per la gestione degli spazi lavorativi aziendali che offreflexibility nei tempi di prenotazione delle postazioni e delle sale, assicurando ai dipendenti un’ottimagestione del time management e la possibilità di scegliere come e dove lavorare attraverso lo smartphone.

Rimane tuttavia cruciale l’adozione di nuove tecnologie

Con l’implementazione dello smart working e l’aumento della collaborazione a distanza, l’utilizzo di software e app in azienda si è triplicato, e il tasso di abbandono da parte dei dipendenti è molto alto. Il lavoratore rischial’overload tecnologico. 

Mai come ora invece ogni azienda desidera che le proprie Persone siano soddisfatte, poiché un’ottima esperienza lavorativa si traduce inottimi risultati. 

Come garantire quindi un’adozione totale e condivisa di desk booking software, senza ledere il work-life balance dei dipendenti e integrando la tecnologia nella cultura aziendale? Ascoltando le persone e misurando la loro esperienza. 

Esperienza utente: il vero driver per l’adozione di tecnologie desk booking 

Imporre una tecnologia in azienda senza mettersi nei panni di chi dovrà utilizzarla non è la strada giusta per un’adozione condivisa della stessa. Se i dipendenti ritengono che un app o un software non siano confacenti o utili a semplificare, automatizzare, migliorare la loro situazione, non saranno propensi a un utilizzo quotidiano.

L’integrazione di una nuova tecnologia in azienda potrebbe non portare risultati sperati e fallire, ma è da questo fallimento che Facility Manager e Direzione HR possonoricavare dei dati utili per aiutare l’organizzazione ad accogliere il cambiamento.L’esperienza utente in questo passaggio è di fondamentale importanza.

Perché l’esperienza utente per garantire l’adozione di desk booking app 

Una buonaesperienza utente è fondamentale percreare fiducia e strutturare processi semplici e fluidi. 

Poiché sempre più persone lavorano a distanza e utilizzano tecnologie e strumenti differenti per connettersi con i colleghi e l’azienda, raccogliere informazioni sulla gestione e l’utilizzo degli spazi è importante, e i sistemi di desk booking tengono traccia di dove i dipendenti scelgono di sedersi, di come i team lavorano insieme, il tempo che ogni dipendente trascorre in ufficio e quali spazi utilizza di più. Avere accesso a questi datipermette di costruire la tecnologia intorno alle persone. 

Software di desk booking garantiscono l’accesso a report di questo genere in tempo reale, e offrono la possibilità dipersonalizzare i dati per settare i software sulle reali esigenze di un’organizzazione. 

Come garantire l’adozione di desk booking software grazie all’esperienza utente 

Una buona esperienza utente è la chiave per l’adozione di tecnologie desk booking in azienda, soprattutto quando si vuolemantenere una situazione lavorativa ibrida, e la prenotazione delle postazioni di lavoro deve avvenire nel modo più fluido ed intuitivo possibile. 

Oggi siamo abituati a un utilizzo della tecnologia immediato, la nostra quotidianità è permeata dal digitale e ci si aspetta un’esperienza d’uso semplice, che non faccia perdere tempo e cheriduca al massimo le problematiche legate al device utilizzato o ai rallentamenti di connessione.

Per fare in modo che tecnologie come il desk booking vengano adottate e condivise da tutti in azienda, quindi la Direzione HR e i Facility Manager devono procedere allastrutturazione di un flusso che coinvolga tutti i membri di un’organizzazione. Il processo si compone di 4 passaggi: 

• testing: è la fase in cui rendere accessibile l’utilizzo del desk booking a tutta l’organizzazione. Serve per avere più dati possibili a cui accedere; anche il non utilizzo è un dato.
• analisi: i dati vengono raccolti in report dettagliati dal sistema di desk booking e vengono analizzati in base all’utilizzo; il miglioramento dell’esperienza utente inizia sempre dalla raccolta di informazioni. 
• misurazione e reporting: misurare ogni fase del processo attraverso i dati raccolti aiuta ad identificare i colli di bottiglia. L’obiettivo è quello di eliminare gli intoppi in modo tale che la tecnologia venga adottata e accettata da tutta la popolazione aziendale. 
• riflessioni e azioni: le problematiche individuate devono ora essere risolte. La riflessione viene fatta con tutti i membri dell’organizzazione per creare uno scambio di idee ed un confronto aperto con ogni team. In questo modo tutte le persone in azienda avranno dato il loro contributo, e sarà più semplice avere la loro fiducia e collaborazione.

È fondamentale che le aziende moderne implementino strumenti di desk booking per monitorare l’efficacia dei flussi strategici ed operativi.

Questo consente di avere unimpatto positivo sul lavoro dei dipendenti e per facilitare la collaborazione e la gestione dello smartworking. 

In questo modo la Direzione HR avrà a disposizione dati sufficienti anche per capire se i dipendenti hanno bisogno di ulteriore supporto e formazione.

Measuring the benefits of smart working in the company is one of the new challenges to be faced today; as well as maintaining good engagement, high levels of performance and provide management with a complete picture of the worker's emotional and productive state. The definition of smart working KPIs and management of objectives these are needs born with the new normal, daughters of the uncertainty brought by new working methods, necessary for modern companies to maintain the collaboration and productivity relationship between companies, employees and collaborators.

I KPI dello smart working: how they define themselves

KPIs – acronym for Key Performance Indicator – it is a set of quantifiable indicators that a company uses to monitor smart working in the company, or to compare performance in terms of meeting strategic and operational objectives.

The main characteristic of performance indicators is their being quantifiable and measurable, since they must give the HR Department and Management the opportunity to analyze the progress achieved, both from the point of view of employee engagement, both from that of work performance.

It is important to choose smart working indicators clearly and appropriately a long-term perspective. Changing KPIs only after a short adoption, would lead to a lack of reliable data for monitoring, and would fail to meet the following requirements:

• Quantifiability: must have a numerical value. Less data, less ability to monitor;
• Directionality: they must be chosen to contribute to improving company performance;
• Practicality: they must integrate with company processes;
• Operation: they must be observed in the field to measure effective change.

What are the KPIs of smart working

Smart working KPIs are indicators that suggest to HR whether people in the company work well and are engaged. Have data available, monitoring them and knowing how to read them allows you to modify or implement strategies and processes for the good of the organization.

With KPIs both quantitative and qualitative aspects, and to date, according to data from the Milan Polytechnic Observatory, almost all organizations with a structured smart working project monitor at least 5 wait:

• the level of participation in the initiative measured in days used and people involved;
• the people's satisfaction with respect to the initiative;
• The impacts on coordination with the head, colleagues and internal customers;
• the criticality related to the use of technology;
• the characteristics of Smart Workers.

There is no smart working without worker engagement and performance monitoring

Again according to data from the Smart Working Observatory, an evaluation of the impact of smart working is expected in the future towards increasingly qualitative aspects such as:

• KPIs referring to people;
• business KPIs and organizational processes;
• environmental indicators of interest for the sustainability report;
• quality of work done.

These macro-areas of smart working indicators can be divided into KPIs useful for performance evaluation of employees, e KPI per monitor engagement of workers.

Employee performance evaluation

Performance monitoring includes: process indicators, Smart working KPIs aimed at measuring the performance of continuous and routine activities having a standard (number of documents managed, time spent for the approval of a tender) and i organizational processes.

Even the quality of the work performed it is a performance indicator, together with average time to achieve objectives. How long does it take an employee on average to achieve the result set in the OKR?

Thanks to the definition of these KPIs and to performance management systems it is possible to monitor the performance of an entire team and organization and of measure project activities, discontinuous and non-routine.

Smart working KPIs to keep workers engaged

Employee engagement is the most complex aspect to monitor and for which to define clear and shareable KPIs. Companies that launch smart working projects often leave out qualitative KPIs referring to people, like for example the rate of absenteeism, the level of overtime, injuries, and the need for software to measure environmental and social KPIs or to support the protection of employee health is taken for granted.

They are included in the smart working KPIs for employee engagement interaction indicators to measure the quality of remote employees' and collaborators' relationships with managers, managers and all the people in the organization, internal and external to it.

To have excellent management of smart working you need to move away from the old control logics and have clear objectives and KPIs to abandon a siled corporate vision towards a broader one, for objectives and evaluation of results.

Un’efficiente gestione degli accessi e delle postazioni di lavoro è un pilastro di ogni azienda agile e moderna. The pandemic, Indeed, non ha semplicemente accelerato l’adozione dello smart working, che secondo l’Osservatorio PoliMI coinvolge ora più di 5 milioni di persone contro le 570 mila del 2019, ma ha anche obbligato le aziende a dotarsi di strumenti con cui gestire in modo smart i propri spazi di lavoro. Today, i professionisti delle risorse umane, i facility manager e i CIO devono far sì che il posto di lavoro offra adeguate misure di sicurezza sanitarie (distanziamento, contact tracing, sanificazioni…) ma, nel gestire l’emergenza, si devono dotare di strumenti future proof, che possano cioè avere un ruolo centrale nella trasformazione digitale dell’impresa, anche quando la pandemia sarà diventata un ricordo.

Access and workstation management: i fondamenti del lavoro 2.0

Assecondando i cambiamenti nel modello di lavoro, l’azienda deve disporre di un sistema avanzato di gestione accessi e postazioni: tramite il primo, Indeed, i dipendenti e gli ospiti possono entrare nei locali aziendali, preregistrando la propria presenza tramite un’app mobile e magari mostrando poi un QR Code all’ingresso, che corrisponde ad un badge virtuale autorizzato ad accedere a specifici locali dell’azienda. Allo stesso modo, tutta la documentazione come le autocertificazioni sanitarie, i moduli della privacy e della sicurezza viene dematerializzata e non va più stampata, firmata e consegnata in reception. I benefici sono ovvi ma, above all, si estenderanno anche all’era post-covid: se oggi i driver sono la riduzione degli assembramenti all’ingresso e, grazie ai termoscanner, il controllo automatico della temperatura, domani saranno l’ottimizzazione dell’employee journey, la maggiore produttività e l’impiego di un numero minore di risorse in reception.

Stesso discorso per i sistemi smart di prenotazione delle postazioni: in un modello diffuso, in cui si lavora da casa, in ufficio e durante gli spostamenti, la postazione fissa è uno spreco di risorse, mentre quella assegnabile può essere scelta dal dipendente in funzione dell’attività da svolgere (Activity Based Working), così da massimizzare la produttività. Anche qui, stesso discorso dei benefici duraturi: se oggi il sistema di booking permette di gestire al meglio le attività di sanificazione, il distanziamento sociale e il contact tracing, domani sarà perfetto per massimizzare la produttività, l’efficienza e generare saving.

App verticali e soluzioni integrate di gestione del workplace

Il mondo della workplace technology è stracolmo di soluzioni. Quelle citate nei paragrafi precedenti possono essere proposte in modalità stand alone, o verticale, oppure integrate in una suite di soluzioni adottate per gestire al meglio le dinamiche lavorative dello smart working. I sistemi di accesso smart ai locali aziendali e la gestione avanzata delle postazioni vanno infatti contestualizzati all’interno di una piattaforma integrata di soluzioni per lo smart working, finalizzata a ottimizzare l’employee journey da un lato e il facility management dall’altro, nel rigoroso rispetto della normativa vigente.

Il punto di vista del CIO e 4 spunti di riflessione

A questo punto, una domanda sorge spontanea: per gestire la pandemia e abbracciare le potenzialità dello smart working, è meglio un’app verticale o una soluzione integrata? La risposta non può essere netta, e soprattutto non può valere per ogni azienda, ma si possono fornire alcuni interessanti spunti di riflessione, particolarmente utili per chi in azienda gestisce il comparto tecnologico.

Alcuni criteri di valutazione sono indipendenti dal tipo di soluzione: la qualità della stessa, for example, prescinde dal suo carattere verticale o integrato. Per ovvii motivi, sulle funzionalità supportate la soluzione integrata ha solitamente la meglio, ma un aspetto importante sono le integrazioni native: for example, i sistemi avanzati di accesso in azienda devono ‘dialogare’ con i sistemi di timbratura per le presenze, ma anche con i termoscanner, magari basati su AI e tecnologie di riconoscimento facciale (per verificare la presenza della mascherina). Dal canto loro, i sistemi di booking delle postazioni devono essere facilmente integrabili con strumenti di produttività come il calendario aziendale, così da coordinare la prenotazione di desk e meeting room rispetto agli impegni dei vari team. È certamente possibile ipotizzare lo sviluppo di un assistente digitale che organizzi autonomamente – e nel migliore dei modi – la giornata lavorativa in funzione degli impegni esistenti.

Di seguito, 4 ulteriori aspetti interessanti che un CIO dovrebbe valutare in sede di software selection e che riguardano direttamente le differenze tra app verticale e soluzione integrata:

• User Experience

L’esperienza d’uso ha un impatto enorme sulla produttività e sull’efficacia della soluzione. Per quanto anche le soluzioni verticali possano (e debbano) essere integrate con diversi device e applicativi, la piattaforma integrata può avvalersi di una user experience conosciuta, familiare e coerente tra tutte le funzionalità. Il tempo risparmiato dagli employee può essere notevole, e la traduzione in saving altrettanto importante.

• Convergenza e sinergia

È un naturale beneficio delle piattaforme integrate e connesso al precedente. L’integrazione nativa di funzionalità di accesso in azienda e di booking delle postazioni permette di sviluppare sinergie produttive: es, prenotazione automatica di una sala riunioni libera al momento del check-in in azienda.

• Uno o più interlocutori

Una delle esigenze dei CIO e dei team IT è ridurre le inefficienze. Una delle attività più onerose era quella di gestire decine di fornitori e partner diversi, soprattutto in occasione di guasti e manutenzioni. A differenza delle singole app verticali, scegliere una soluzione integrata fa sì che, qualsiasi sia la motivazione (tecnica, commerciale…), ci sia un solo interlocutore cui fare riferimento.

• Costo (TCO)

Il Total Cost of Ownership è un parametro centrale ai fini della software selection (e del ROI): va calcolato con attenzione e messo a confronto tra i vari candidati. Nella fattispecie, vanno presi in considerazione i costi diretti e indiretti, cioè di implementazione, integrazione e adozione (eventuale change management), oltre a quelli della soluzione in sé e di eventuali accessori (termoscanner, for example): si ottiene solitamente una porzione di costi CapEx e una di costi ricorrenti OpEx. La valutazione finale deve tenere conto anche del numero di funzionalità utili supportate dall’app verticale e dalla soluzione integrata, nonché dei potenziali costi nascosti (tempo perso per identificare la causa dei problemi, efficienza del servizio clienti…).

Smart Working has now entered the professional life of organizations and workers, and it is destined to remain there. The formula adopted in full lockdown, even if forced and emergency, it helped companies understand where to improve and how to adapt to the new normal. Not, the challenge is not to lose the skills acquired and continue towards more flexible work, autonomous and responsible. It is therefore necessary to focus on people, about their needs and talents, and adopt a smart working control aimed at promoting the performance and well-being of workers.

Check smart working: how companies should move today

Pursuing a business perspective while respecting people's needs is the basis of modern organization; therefore companies today are forced to abandon the now obsolete "pre-pandemic" working models, rethink the organization of work and make room for autonomy, flexibility, responsibility and innovation.

The agile working paradigm values ​​people, and certainly not for the number of presences in the office or for the hours worked, but for the results that they manage to achieve. And here, realities anchored to old working models are affected lack of evaluation parameters and they think they don't have the smart working control.

Monitoring remote work, however, is possible and is based on other indicators, that take operations into consideration, people's well-being and performance.

What indicators? The KPIs to monitor in smart working

Organizations are moving towards an assessment-based approach to work moderated measurable objectives, The DISTRICT – Objectives and Key Result and qualitative aspects, i KPI – acronym for Key Performance Indicator, performance indicators functional to the control of smart working divided into 4 macro-aree:

• KPIs referring to people: absenteeism rate, level of overtime, accidents or sick days;
• Business and organizational process KPIs;
• Performance indicators environmental and sustainability;
• The quality of the work done.

According to the latest Observatory of the Polytechnic University of Milan, in the smart working of the future, it is expected that one large company in two will intervene on physical spaces at the end of the emergency, il 36% will improve the Smart Working projects in progress and digitalize the processes, and only 11% will return to work as before.

Even companies of the caliber of Microsoft e Twitter following forced experimentation, have decided to embrace permanent smart working and propose internally to the organization guidelines, to give all employees the opportunity to learn about the operational processes and to freely choose between hybrid work (a mix between fixed location and remote work) o completamente in smart working, planning access to the premises.

Planning and organization: which tools will be useful to companies for controlling smart working

In an increasingly phygital world one good management of smart working will depend a lot on the optimal use of enabling technologies, capable of improving productivity, communication and well-being in the company.

There are many digital tools that organizations have available to control smart working, and I'm really effective:

• Tools to manage hybrid teams and work by objectives

Cloud platforms, shared calendars, visual boards and evaluation questionnaires are the tools that if implemented in an agile way, they help to respect the three key concepts of smart working: everywhere, everything e everyone.

Practically any member of an organization thanks to these tools that facilitate remote work and collaboration, it can do its work for objectives anywhere, sharing progress with the team and the entire organization.

• Time management to manage the schedule of where you work and when, organize and monitor the work and 'liquidity' of the team etc etc

• Desk Booking software to manage smart working in relation to work spaces

As we saw shortly before with the Microsoft case, those who work completely in smart working could have it anyway the need to lean on the seat, occasionally.

The company must make available to its people desk booking app, software with which to plan your presence on site and thus guarantee greater freedom of choice in the use of company spaces. With a simple tap on the smartphone the employee can reserve his/her workstation, the meeting room and the parking lot, when he needs it.

The user experience può decretare il successo – o, on the contrary, far naufragare – l’efficacia di un software di desk booking (o sistemi di room booking).. We do not forget, Indeed, che il modello di lavoro agile favorisce produttività e efficienza non solo agendo sulle leve psicologiche dell’empowerment (miglior bilanciamento vita privata-lavoro, riduzione del tempo dedicato agli spostamenti, maggiore responsabilizzazione…), ma anche mediante una serie di strumenti e piattaforme che permettono agli employee di gestire al meglio la propria attività lavorativa, dalle piattaforme UCC (Unified Communications & Collaboration) a tutto il mondo della workplace technology, nella quale rientrano i software di desk booking. Se un’esperienza che dovrebbe essere smart, veloce e connessa diventa laboriosa e complicata, modernizzare il modello di lavoro perde fortemente di efficacia. Non è un caso che una fonte autorevole come Forrester (via: Forbes) abbia apertamente dichiarato che ogni dollaro investito in UX ne possa generare 100, cioè possa avere un ROI del 9.900%. La stessa fonte (via: Forbes), parlando di efficacia dei siti web, ha poi affermato che un ottimo UX design possa incrementare il tasso di conversione fino al 400%.

Software desk booking e l’importanza della user experience

Tutto sta a comprendere quali siano i pilastri della user experience dei sistemi di room booking. Il pensiero va immediatamente all’esperienza legata all’applicazione in sé: accessibilità, semplicità di utilizzo, velocità dell’app, rapidità nell’eseguire le operazioni richieste e qualità dell’interfaccia sono solo alcuni degli elementi che condizionano l’usabilità del software e contribuiscono al suo successo, che in questo caso coincide con il livello di adozione.

Mai come in questo caso, però, è utile comprendere la differenza tra usabilità e user experience: la prima, definibile come “la misura in cui un sistema, un prodotto o un servizio può essere usato da determinati utenti per raggiungere gli obiettivi con efficacia, efficienza e soddisfazione” (source: ISO) ricalca quanto appena detto e si traduce nel livello di soddisfazione che si ottiene dall’interazione tra l’uomo e il software/app. For his part, la user experience è un concetto più ampio perché riguarda tutti gli aspetti dell’esperienza col prodotto, che vanno al di là dell’interazione diretta uomo-software: con quanti dispositivi può essere integrato? Quanti servizi permette di prenotare nel contesto dell’ufficio e che tipo di check-in/check-out supporta? Da questi, e molti altri interrogativi dipende la capacità del software di indirizzare e semplificare l’employee journey, da cui i benefici in termini di produttività e anche di saving. Di seguito, i 4 pilastri della user experience di un ottimo sistema di prenotazioni per lo smart working.

1 – Booking, un concetto che va oltre il Desk

Il concetto di prenotazione è centrale nel modello di lavoro agile, laddove gli uffici seguono un principio di progettazione Activity Based, non ci sono postazioni fisse e ognuna ha caratteristiche proprie che la rendono ideale per un certo tipo di lavoro e meno per un altro: troviamo spesso postazioni in open space che favoriscono la condivisione della conoscenza, aree focalizzate per coltivare la concentrazione, meeting room attrezzate per favorire il brainstorming, luoghi di incontro, di collaborazione e molto altro. Per eliminare le inefficienze e anche per rispettare la normativa in era di pandemia, un software desk booking può essere esteso alla prenotazione di posti auto, dei servizi offerti dall’azienda (palestra, attività ricreative) o di un tavolo in mensa ad un orario preciso, magari suggerito dal software stesso in base all’occupazione storica di quello stesso spazio, così da evitare gli assembramenti. È quindi molto importante valutare le funzionalità native del software, ma anche interrogarsi (insieme al proprio fornitore) circa la possibilità di estenderle in modo personalizzato e l’effort richiesto.

2 – Oltre lo smartphone: tutti i dispositivi supportati

Un sistema di prenotazione smart viene subito associato all’impiego di dispositivi mobile, dallo smartphone al tablet, senza dimenticare il notebook. Certamente, una buona user experience non può prescindere dal carattere mobile first, ma c’è anche un aspetto di integrazione con dispositivi in loco di cui tener conto. Il fatto che la prenotazione possa avvenire non solo con il dispositivo personale ma anche con sistemi di digital signage touch presenti in azienda, con totem interattivi o anche solo con tablet distribuiti in posizioni strategiche è un plus non da poco a livello di UX.

3 – Usabilità del software

Qui si torna al discorso precedente e ci si interroga quanto sia pratico, semplice ed efficace l’utilizzo dell’app. Per non ripetere le stesse considerazioni, ci si può porre domande specifiche: for example, come funziona la ricerca di una risorsa da prenotare? L’applicazione mostra semplicemente le coordinate del desk o il “nome” della sala riunioni o mostra le risorse all’interno di una planimetria? Può fornire informazioni in tempo reale sullo stato di occupazione dei vari ambienti? Tanti fattori che hanno un impatto importante a livello di soddisfazione dell’utente finale.

4 – Modalità avanzate di check-in e check-out

Il meccanismo di check-in e check-out è uno dei perni del digital workplace e vale per qualsiasi risorsa condivisa: una postazione di lavoro, una sala riunioni, un posto auto, ma anche un sistema di videoconferenza e molto altro. Al check-out, alcune aziende associano un sondaggio proprio per comprendere la qualità dell’esperienza. Anche in questo caso, le dinamiche di base presuppongono l’uso dello smartphone: check-in quando si inizia ad usare una certa risorsa, check-out quando se ne dà disponibilità ad altri. Ma al di là di questa dinamica di base, un digital workplace può basarsi su sistemi più evoluti: un sistema di localizzazione indoor basato su beacon bluetooth rappresenta, for example, un sistema molto evoluto perché automatizza l’intera esperienza, ma anche un sistema di check-in/out basato su QR Code può essere un interessante passo avanti che “certifica” la presenza della persona in un determinato luogo. Non è un caso, che proprio il QR Code venga usato dai sistemi di accesso in azienda.

Covid-19 has imposed new ways of conceiving and managing work spaces. The workplace has changed, il new normal si riversa con forza nelle aziende e nelle abitudini ormai radicate di lavoratori, Human Resources e Manager. La pandemia però, nonostante tutto, ha regalato anche delle opportunità: ci si interroga come mettere le persone al centro e cresce l’attenzione verso salute e benessere dei dipendenti. Una migliore gestione dello smart working e un approccio costruttivo alla tecnologia, oggi non sono più un’opzione, ma un’esigenza da perseguire per aiutare le nostre persone e la nostra azienda ad abbracciare il cambiamento.

Come cambiano i luoghi di lavoro e la gestione dello smart working con il new normal

Stiamo assistendo a una vera e propria digital workplace transformation. Un trend che in Italia sembrava essere così lontano ha subìto un’accelerata in pochissimi mesi. Quello che prima nell’immaginario era concepito come ufficio, ora lascia spazio a luoghi di lavoro sempre più liquidi, fluidi, in cui i lavoratori sono liberi di scegliere quando o se raggiungere la propria postazione.

Questo cambiamento comporta uno sforzo notevole sia per i lavoratori, non abituati ad un cambio repentino di abitudini lavorative, sia alle Risorse Umane, agli HR Manager, che si interrogano sempre più spesso su quale possa essere il modo migliore per mantenere una vicinanza aziendale con i dipendenti e i collaboratori e in che modo mantenere viva e attiva la fiducia verso l’azienda. Per non parlare dell’emergere di problematiche ancora più gravi dovute alle condizioni imposte dal lockdown, come situazioni di stress lavoro correlato.

Il covid ci ha insegnato ancora di più che le aziende sono fatte di persone e sono queste le prime a cui dare supporto nella gestione dello smart working.

L’ufficio del futuro: un hub per raccogliere esperienze

Agire sulla leva Bricks, e quindi sulla componente fisica del lavoro agile però, non significa semplicemente modificare gli spazi di lavoro in azienda e renderli flessibili per gli smart worker. Significa attuare una vera e propria trasformazione nel concepire il workplace e sfruttare il potenziale dei luoghi con l’aiuto della tecnologia.

Gli spazi lavorativi in azienda cambiano. Gli uffici non sono più luoghi statici e freddi verso cui dirigersi per lavoro, ma diventano centri di connessione, innovazione e collaborazione per agevolare l’incontro e la cooperazione. Ed è questa la prossima sfida che dovranno affrontare le aziende: costruire e strutturare gli spazi per quelli che Deloitte definisce come Super team, ovverogruppi di persone messe in condizione di risolvere problemi, acquisire informazione e creare valore ed innovazione con l’ausilio delle tecnologie emergenti.

Migliorare la produttività eliminando i problemi logistici e favorire una cultura di innovazione e di scambio è quello che un’azienda deve assolutamente fare oggi. Quindi affiancare il capitale umano alla tecnologia è il passo successivo necessario per dare valore alle persone e valorizzarne competenze e creatività.

La trasformazione digitale e la tecnologia rendono il workplace un elemento fondamentale per il benessere dei lavoratori poiché ne influenza le attitudini, le emozioni e i comportamenti, anche a distanza.

Il desk booking: la soluzione per la gestione dello smart working 

La tecnologia trasforma i luoghi di lavoro come fossero hub in grado di raccogliere esperienze e dare modo ai lavoratori di operare serenamente e in tutta sicurezza: sanitaria, produttiva, di benessere.

Tra le soluzioni digitali migliori per trasformare il workplace in uno spazio di contaminazione e favorire così la gestione dello smart working è il desk booking, software o app che aiutano i dipendenti a utilizzare in maniera smart gli spazi in azienda ed evitare problemi logistici oltre che garantire la sicurezza dei lavoratori.

Quanto è utile per un lavoratore sapere se ci sono spazi di lavoro liberi e il numero di persone presenti in azienda in quel dato giorno? E quanto è utile per HR e Facility Manager avere informazioni e analisi affidabili su chi è presente, nel pieno rispetto della privacy?  

I vantaggi di gestire le postazioni di lavoro attraverso un’app per smart working

Quali sono i vantaggi di un’app costruita per la gestione dello smart working? Eccoli: 

• Analisi puntuale dei dati
• Sicurezza nella gestione degli spazi
• Notifiche push a portata di mano
• User experience migliorata e inclusiva
• Semplicità di integrazione e diffusione

Il desk booking è insomma la tecnologia di cui aziende e workplace necessitano oggi. Applicazioni di prenotazione semplici da integrare nelle tecnologie aziendali, un sistema di check-in e check-out con cui il lavoratore può confermare e settare la presenza in azienda manualmente o in automatico per facilitare la user experience ai soggetti con disabilità o a coloro che non utilizzano nella quotidianità questi strumenti.

Per l’azienda la gestione dello smart working perfetta passa dalla cura di spazi aziendali con un sistema di desk booking, così da monitorare e gestire il flusso di persone in sede, contenere i costi, migliorare il benessere e la produttività e mantenere allineata l’organizzazione, tutta.