Nel periodo storico in cui lo smart working e la workplace transformation ci conducono verso una vita aziendale inevitabilmente ibrida, il desk booking è la soluzione che meglio si integra nei processi organizzativi con i sistemi già utilizzati dalle aziende. Una tecnologia intuitiva per la gestione degli spazi lavorativi aziendali che offre flessibilità nei tempi di prenotazione delle postazioni e delle sale, assicurando ai dipendenti un’ottima gestione del time management e la possibilità di scegliere come e dove lavorare attraverso lo smartphone. 

Rimane tuttavia cruciale l’adozione di nuove tecnologie 

Con l’implementazione dello smart working e l’aumento della collaborazione a distanza, l’utilizzo di software e app in azienda si è triplicato, e il tasso di abbandono da parte dei dipendenti è molto alto. Il lavoratore rischia l’overload tecnologico. 

Mai come ora invece ogni azienda desidera che le proprie Persone siano soddisfatte, poiché un’ottima esperienza lavorativa si traduce in ottimi risultati.  

Come garantire quindi un’adozione totale e condivisa di desk booking software, senza ledere il work-life balance dei dipendenti e integrando la tecnologia nella cultura aziendale? Ascoltando le persone e misurando la loro esperienza. 

Esperienza utente: il vero driver per l’adozione di tecnologie desk booking 

Imporre una tecnologia in azienda senza mettersi nei panni di chi dovrà utilizzarla non è la strada giusta per un’adozione condivisa della stessa. Se i dipendenti ritengono che un app o un software non siano confacenti o utili a semplificare, automatizzare, migliorare la loro situazione, non saranno propensi a un utilizzo quotidiano. 

L’integrazione di una nuova tecnologia in azienda potrebbe non portare risultati sperati e fallire, ma è da questo fallimento che Facility Manager e Direzione HR possono ricavare dei dati utili per aiutare l’organizzazione ad accogliere il cambiamento. L’esperienza utente in questo passaggio è di fondamentale importanza. 

Perché l’esperienza utente per garantire l’adozione di desk booking app 

Una buona esperienza utente è fondamentale per creare fiducia e strutturare processi semplici e fluidi. 

Poiché sempre più persone lavorano a distanza e utilizzano tecnologie e strumenti differenti per connettersi con i colleghi e l’azienda, raccogliere informazioni sulla gestione e l’utilizzo degli spazi è importante, e i sistemi di desk booking tengono traccia di dove i dipendenti scelgono di sedersi, di come i team lavorano insieme, il tempo che ogni dipendente trascorre in ufficio e quali spazi utilizza di più. Avere accesso a questi dati permette di costruire la tecnologia intorno alle persone. 

Software di desk booking garantiscono l’accesso a report di questo genere in tempo reale, e offrono la possibilità di personalizzare i dati per settare i software sulle reali esigenze di un’organizzazione.  

Come garantire l’adozione di desk booking software grazie all’esperienza utente 

Una buona esperienza utente è la chiave per l’adozione di tecnologie desk booking in azienda, soprattutto quando si vuole mantenere una situazione lavorativa ibrida, e la prenotazione delle postazioni di lavoro deve avvenire nel modo più fluido ed intuitivo possibile.  

Oggi siamo abituati a un utilizzo della tecnologia immediato, la nostra quotidianità è permeata dal digitale e ci si aspetta un’esperienza d’uso semplice, che non faccia perdere tempo e che riduca al massimo le problematiche legate al device utilizzato o ai rallentamenti di connessione. 

Per fare in modo che tecnologie come il desk booking vengano adottate e condivise da tutti in azienda, quindi la Direzione HR e i Facility Manager devono procedere alla strutturazione di un flusso che coinvolga tutti i membri di un’organizzazione. Il processo si compone di 4 passaggi: 

• testing: è la fase in cui rendere accessibile l’utilizzo del desk booking a tutta l’organizzazione. Serve per avere più dati possibili a cui accedere; anche il non utilizzo è un dato. 
• analisi: i dati vengono raccolti in report dettagliati dal sistema di desk booking e vengono analizzati in base all’utilizzo; il miglioramento dell’esperienza utente inizia sempre dalla raccolta di informazioni.  
• misurazione e reporting: misurare ogni fase del processo attraverso i dati raccolti aiuta ad identificare i colli di bottiglia. L’obiettivo è quello di eliminare gli intoppi in modo tale che la tecnologia venga adottata e accettata da tutta la popolazione aziendale.  
• riflessioni e azioni: le problematiche individuate devono ora essere risolte. La riflessione viene fatta con tutti i membri dell’organizzazione per creare uno scambio di idee ed un confronto aperto con ogni team. In questo modo tutte le persone in azienda avranno dato il loro contributo, e sarà più semplice avere la loro fiducia e collaborazione. 

È fondamentale che le aziende moderne implementino strumenti di desk booking per monitorare l’efficacia dei flussi strategici ed operativi. 

Questo consente di avere un impatto positivo sul lavoro dei dipendenti e per facilitare la collaborazione e la gestione dello smart working.  

In questo modo la Direzione HR avrà a disposizione dati sufficienti anche per capire se i dipendenti hanno bisogno di ulteriore supporto e formazione.