Lo Smart Working è ormai entrato nella vita professionale di organizzazioni e lavoratori, ed è destinato a rimanerci. La formula adottata in pieno lockdown, anche se forzata e di emergenza, è servita alle aziende per capire dove migliorare e come adattarsi al new normal. Ora, la sfida è non perdere le skills acquisite e proseguire verso un lavoro più flessibile, autonomo e responsabile. È necessario quindi concentrarsi sulle persone, sulle loro esigenze e talenti, e adottare un controllo dello smart working atto a favorire le performance e il benessere dei lavoratori.

Controllo smart working: come devono muoversi le aziende oggi

Perseguire un’ottica di business rispettando le esigenze delle persone è alla base dell’organizzazione moderna; pertanto le aziende oggi sono costrette ad abbandonare i modelli lavorativi “pre-pandemia” ormai obsoleti, ripensare l’organizzazione del lavoro e fare spazio ad autonomia, flessibilità, responsabilità ed innovazione.

Il paradigma lavorativo agile valorizza le persone, e non di certo per il numero di presenze in ufficio o per le ore lavorate, ma per i risultati che queste riescono a raggiungere. Ed ecco che realtà ancorate a vecchi modelli lavorativi risentono la mancanza di parametri di valutazione e pensano di non avere il controllo dello smart working.

Il monitoraggio del lavoro a distanza invece è possibile e si basa su altri indicatori, che tengono in considerazione l’operatività, il benessere delle persone e le performance.

Quali indicatori? I KPI da monitorare nello smart working

Le organizzazioni si stanno muovendo verso un approccio al lavoro moderato da strumenti di valutazione basati su obiettivi misurabili, gli OKR – Objectives and Key Result e aspetti qualitativi, i KPI – acronimo di Key Performance Indicator, indicatori di performance funzionali al controllo dello smart working suddivisi in 4 macro-aree:

• KPI riferiti alle persone: tasso di assenteismo, livello di straordinari, gli infortuni o i giorni di malattia;
• KPI di business e dei processi organizzativi;
• Indicatori di performance ambientali e di sostenibilità;
• La qualità del lavoro svolto.

Secondo l’ultimo Osservatorio del Politecnico di Milano nello smart working del futuro si prevede che una grande impresa su due interverrà sugli spazi fisici al termine dell’emergenza, il 36% migliorerà i progetti di Smart Working in atto e digitalizzerà i processi, e solo l’11% tornerà a lavorare come prima.

Anche aziende del calibro di Microsoft e Twitter in seguito alla sperimentazione forzata, hanno deciso di abbracciare lo smart working permanente e proporre internamente all’organizzazione delle linee guida, per dare l’opportunità a tutti i dipendenti di venire a conoscenza dei processi operativi e di scegliere liberamente tra lavoro ibrido (un mix tra postazione fissa e lavoro a distanza) o completamente in smart working, pianificando gli accessi in sede.

Pianificazione e organizzazione: quali strumenti saranno utili alle aziende per il controllo dello smart working

In un mondo sempre più phygital una buona gestione dello smart working dipenderà molto dall’utilizzo ottimale di tecnologie abilitanti, in grado di migliorare produttività, comunicazione e benessere in azienda.

Sono molti gli strumenti digitali che le organizzazioni hanno a disposizione per il controllo dello smart working, e sono davvero efficaci:

• Strumenti per gestire il team ibrido e il lavoro per obiettivi

Piattaforme in cloud, calendari condivisi, visual board e questionari di valutazione sono gli strumenti che se implementati in modo agile, aiutano a rispettare i tre concetti chiave dello smart working: everywhere, everything e everyone.

In pratica qualsiasi membro di un’organizzazione grazie a questi strumenti che facilitano il lavoro e la collaborazione a distanza, può svolgere il proprio lavoro per obiettivi ovunque, condividendo i progressi con il team e l’intera organizzazione.

• Time management per gestire la pianificazione di dove si lavora e quando, organizzare e monitorare il lavoro e la ‘liquidità’ del team etc etc

• Desk Booking software per gestire lo smart working in relazione agli spazi di lavoro

Come abbiamo visto poco prima con il caso Microsoft, chi lavora completamente in smart working potrebbe avere comunque la necessità di appoggiarsi in sede, saltuariamente.

L’azienda deve mettere a disposizione delle proprie persone delle desk booking app, software con cui pianificare la presenza in sede e garantire così maggiore libertà di scelta nell’utilizzo degli spazi aziendali. Con un semplice tap sullo smartphone il dipendente può riservare la sua postazione, la sala riunioni ed il parcheggio, quando ne ha la necessità.