Gestione delle postazioni di lavoro: l’esperienza utente con Workeeng

Le aziende si trasformano, l’ufficio non è più solo un luogo fisico verso cui recarsi per lavorare, ma un crocevia di persone, esperienze e competenze che si incontrano. Si prospetta uno scenario ibrido e fluido in cui è fondamentale una gestione delle postazioni di lavoro per innovare e migliorare l’esperienza utente nella nuova realtà aziendale. 

In un periodo di profonde trasformazioni e cambiamenti, nei modi di lavorare, nell’organizzazione aziendale, nella concezione del moderno workplace, la tecnologia si è dimostrata valido strumento per facilitare la vita in azienda. Soprattutto se parliamo di soluzioni modulari, integrate con la quotidianità delle persone come Workeeng: piattaforma di digital workplace che crea un legame tra azienda e dipendenti, e aiuta questi ultimi a vivere ambienti di lavoro moderni e digitali, migliorare la produttività, gestire lo smart working e l’esperienza in ufficio. 

Perché scegliere Workeeng per la gestione delle postazioni di lavoro 

Scegliere Workeeng per la gestione di postazioni di lavoro per ufficio significa porsi in una posizione di vantaggio rispetto al cambiamento e alla continua digital workplace transformation: una piattaforma semplice e intuitiva sia per il management che per la produttività del dipendente. 

Grazie all’integrazione con le tecnologie già esistenti in azienda e alla facilità nell’utilizzo, la piattaforma Workeeng si distingue per un alto tasso di adozione tra la popolazione aziendale, poiché i moduli di Workeeng si adattano perfettamente con le abitudini quotidiane e software già presenti. 

Le dashboard sono molto semplici da configurare e permettono di fornire al management un quadro completo rispetto alla produttività e al benessere del lavoratore, sia in sede sia in smart working, grazie agli instant report. Un monitoraggio completo che permette anche di migliorare l’employee engagement usufruendo del questionario di soddisfazione dei dipendenti. 

I tool per l’employee engagement survey 

Grazie agli employee engagement survey non ci sarà più difficoltà nel rilevare eventuali problemi e malumori all’interno dell’azienda. La gestione delle postazioni di lavoro deve avvenire in modo più fluido e veloce possibile per evitare di creare intoppi nella prenotazione di sale riunioni e postazioni. 

I survey e i questionari di soddisfazione del dipendente sono un ottimo strumento per mantenere sempre un clima collaborativo e costruttivo, sia per la gestione in smart working sia per il lavoro in sede. Ascoltare le esigenze di chi usufruisce degli spazi aziendali aiuta a incrementare il senso di vicinanza con l’azienda. 

LIfe & Health il modulo per comunicare con i dipendenti e gestire gli spazi di lavoro 

Con Life & Health i dipendenti hanno veramente un filo diretto con l’azienda. Possono ad esempio comunicare direttamente la modalità di lavoro scelta, se in sede o in smart working, e pianificare la presenza o il lavoro a distanza tramite l’app MyWorkeeng

Questo permette una gestione corretta delle postazioni di lavoro e degli spazi, in modo tale che i dipendenti riescano ad avere un ottimo time management e un’organizzazione del lavoro efficiente, e i responsabili HR una panoramica a 360 gradi della situazione aziendale

La gestione delle postazioni di lavoro con Desk 

Con il modulo Desk è possibile abilitare un numero massimo di postazioni a seconda della capienza della sede aziendale per mantenere il più possibile in sicurezza i lavoratori nel rispetto delle normative anti-covid. 

Infatti, attraverso la mobile app MyWorkeeng il dipendente ha l’opportunità di ricercare, scegliere e avviare la prenotazione di postazioni di lavoro con un sistema di Desk Booking sicuro e monitorato. Allo stesso tempo i responsabili HR e facility manager hanno la situazione sotto controllo. 

Le prenotazioni di sale riunioni con un tap sullo smartphone con Workeeng Meet 

In una situazione di workplace ibrido, la gestione delle postazioni di lavoro è fondamentale. Il modo migliore per consentire che questo avvenga è l’analisi e l’interpretazione di dati che Workeeng mette a disposizione con Business Performance

Il modulo permette di analizzare i dati sull’occupazione di sale riunioni o di desk in base alle prenotazioni effettuate in precedenza. Grazie all’esperienza utente e al monitoraggio dei comportamenti di dipendenti e ospiti in real time, è possibile gestire il workplace direttamente da smartphone con dashboard dedicate. 

Questo permetterà di pianificare il numero di presenze in azienda e avere una gestione delle postazioni di lavoro sicura ed efficiente. 

Workeeng: la soluzione ideale per gestire gli spazi di lavoro 

Workeeng offre alle aziende moduli personalizzabili e integrabili e dashboard di dati in tempo reale per permettere alle aziende di monitorare qualsiasi situazione, in smart working o in sede. Risulta più semplice anche rispondere indifferentemente alle esigenze di dipendenti e ospiti e mantenere un filo conduttore tra tutta la popolazione aziendale, un legame per evitare che sentimenti di abbandono e sensazioni di esclusione prendano il sopravvento.

 

Il software per desk booking più efficiente sul mercato, punto per punto

Da quando lo smart working e il lavoro ibrido sono diventati una realtà per buona parte delle imprese, la quantità di tool dedicati alla gestione del workplace, tra cui i software di desk booking, è aumentata esponenzialmente. Essendo il workplace management un tema molto ampio, gli strumenti digitali a supporto differiscono anche a livello ‘concettuale’, e questo non semplifica il processo di software selection delle aziende. Le differenze, infatti, riguardano diversi ambiti, tra cui:

  • Copertura funzionale, con software di desk booking o soluzioni verticali di gestione degli accessi che coesistono con soluzioni di workplace management più ampie e integrate;

  • User Experience. Anche dalla user experience può dipendere l’efficacia di un software desk booking. Oggi, la produttività della workforce dipende anche dalla capacità delle applicazioni di rendere fluida e veloce un’esperienza di lavoro che miscela componenti fisiche e virtuali;

  • Integrazione. I tool di gestione del workplace devono offrire capacità di comunicazione con gli altri software di uso quotidiano (tool di produttività, e-mail, calendari aziendali) e anche con device come gli schermi delle sale riunioni e i display di digital signage.

Workhera, più di un software di desk booking: 8 caratteristiche vincenti

In un mercato sempre più affollato e competitivo, Workhera può vantare alcuni tratti distintivi che lo differenziano e lo rendono un punto saldo nella gestione dei nuovi paradigmi di lavoro. Soprattutto, la soluzione targata fabbricadigitale si eleva dalla stretta definizione di software per desk booking abbracciando, invece, il concetto di tool a supporto dei new ways of working. Di seguito, alcune caratteristiche peculiari:

·       Una soluzione completa

In Workhera le aziende trovano un assistente fidato nel percorso di trasformazione del paradigma lavorativo. È una soluzione integrata: oltre ad essere un software di desk booking, si occupa di accessi in azienda, di check-in/out, di time management, di performance management e molto altro.

·       Integrazione con tecnologie avanzate

Workhera è una soluzione di ultima generazione, integrabile con tutte le tecnologie più moderne ed efficaci per il workplace. Per esempio, la gestione degli accessi e tutte le attività di check-in e check-out possono avvalersi, oltre che delle dichiarazioni degli utenti e dei comuni QR Code, anche di automazione basata su sensori IoT.

·       Gestione smart dell’accoglienza

Grazie a Workhera, gli accessi in azienda sono accelerati e semplificati. È possibile registrare la visita e compilare la documentazione da remoto tramite app, oppure sui tablet e i kiosk presenti in loco. Il tutto, in totale trasparenza e nel rispetto delle policy aziendali.

·       Comunicazione e continuous feedback

Con Workhera, le divisioni HR possono comunicare continuamente con la workforce. Attraverso survey, attività e notifiche, è possibile monitorare il benessere delle persone e predisporre azioni dirette a migliorarlo.

·       Performance Management

Attraverso l’impostazione e il monitoraggio di appositi indicatori KPI, i manager possono verificare in ogni istante le performance dei team e l’employee engagement, un aspetto essenziale nei paradigmi di lavoro diffuso.

·       Supporto (anche) per i facility manager

L’acquisizione e il monitoraggio dei dati, nel pieno rispetto della normativa, forniscono informazioni di inestimabile valore anche ai facility manager, che possono realizzare ambienti ideali a supporto del lavoro ibrido, magari in linea con i principi dell’Activity Based Working.

·       Booking avanzato delle risorse aziendali

Desk, ma anche meeting room, posti auto, mensa e molto altro: Workhera rende produttivo il lavoro smart abilitando la prenotazione delle risorse aziendali condivise. Lo fa in maniera smart: ad esempio, desk e meeting room possono essere prenotati direttamente via app dalla planimetria, la prenotazione è confermata con e-mail e l’accesso può avvenire tramite check-in automatico via IoT.

·       Integrazione con display di digital signage

Workhera può essere integrata con display e sistemi di digital signage aziendali, così da comunicare in modo efficace e immediato con dipendenti e visitatori lungo tutta l’esperienza lavorativa.  

Hybrid Work e Phygital Workplace: tecnologie e spazi per l’HR del 2022

L’era dell’hybrid work è iniziata e coinvolge tutte le imprese, non soltanto quelle più mature dal punto di vista del digitale e dei modelli organizzativi. Il paradigma smart, peraltro più correttamente inquadrabile come remote working, sta cedendo il passo a una revisione completa del modello di lavoro, che si configura sempre di più come commistione di esperienze fisiche e virtuali (phygital). L’ufficio non viene né verrà meno, ma sta perdendo la sua centralità nel contesto della work experience: al suo posto, un modello sempre più diffuso, che si svincola naturalmente dal luogo e dall’orario per entrare nell’era della centralità delle performance.  

Le sfide di Hybrid Work e il ruolo dell’abilitazione tecnologica 

In quanto trasformazione epocale, Hybrid Work pone una serie di sfide alle aziende, alcune rivolte al dipendente, che deve ottimizzare le sue performance in un contesto di maggiore responsabilizzazione, altre al management e a dipartimenti specifici come HR e Facility. Il management deve supportare l’Hybrid Work modificando i pilastri su cui si regge l’azienda, ovvero la cultura e il modello organizzativo, mentre il facility management deve cogliere l’opportunità per rivedere gli spazi e costruire esperienze lavorative ingaggianti. Dal canto suo, l’HR ha il compito di gestire una workforce sempre più diffusa, di indirizzarla verso un nuovo modello di gestione e valutazione delle performance e, soprattutto, deve riuscire a mantenere alto l’engagement nonostante le minori occasioni di contatto.  

All’interno di una trasformazione così ampia e pervasiva, il ruolo del digitale è dominante: senza strumenti agili per la gestione dell’hybrid work, i tanto decantati benefici di produttività, efficienza, engagement ed empowerment non potrebbero mai tradursi in risultati tangibili. Inoltre, in quest’ambito specifico il digitale ha un doppio ruolo: è l’abilitatore del modello ma è anche lo strumento che ne valuta l’avanzamento e l’efficacia attraverso un modello di feedback continuo che confluisce in appositi indicatori.  

Workeeng, la piattaforma che accompagna le aziende verso l’hybrid work 

Workeeng è una piattaforma cloud pensata, progettata e realizzata per supportare a 360 gradi la trasformazione del mondo del lavoro e del workplace. Non si tratta quindi di un software per il desk booking, per quanto si tratti di una funzionalità presente e richiesta dalle aziende, ma piuttosto un insieme di soluzioni digitali integrate al servizio dei protagonisti di questa rivoluzione: dipendenti, management, HR e Facility Management.  

Le sfide dell’HR, tra employee engagement e gestione del modello ibrido 

Quali saranno, quindi, le principali sfide che l’HR affronterà nel 2022 e che potrà gestire con l’ausilio di una piattaforma come Workeeng? Innanzitutto, la gestione del contatto con la workforce e dell’employee engagement, per le quali il continuous feedback ha e avrà un ruolo centrale.  

Uno dei potenziali svantaggi di hybrid work è quello di allontanare il dipendente dalla community aziendale e dalla sua cultura, con la conseguenza paradossale di rafforzare i silos al posto di approfittare dell’occasione per abbatterli definitivamente. Con Workeeng, l’HR è supportato nel contatto costante con i dipendenti: grazie alle survey, alla definizione di appositi KPI (quantitativi e qualitativi) e all’analisi dei dati, l’azienda può comprendere alla perfezione non solo l’efficacia del proprio modello di hybrid work, ma anche ottenere indicatori di valore inestimabile sul benessere delle persone, su eventuali criticità dei processi, sulla capacità dell’azienda di gestire la propria community e via dicendo.  

L’analisi dei dati può manifestare non solo le performance (il performance management è un tema di rilevanza centrale), ma anche le abitudini degli employee, tra cui tendenze potenzialmente critiche da gestire con priorità per evitare che si riflettano sulla produttività individuale e generale. Sulla base dei dati raccolti dalla piattaforma, dei feedback, e anche dei dati relativi all’impiego degli spazi (desk, meeting room, accessi in azienda…), potrebbero essere realizzate iniziative ad hoc per favorire la coesione all’interno della community e la trasmissione dei valori aziendali, come un palinsesto di eventi in presenza. Inoltre, grazie a uno strumento come Workeeng l’azienda può comunicare con i dipendenti in modo rapido e smart: la digital board, versione moderna della bacheca aziendale, può essere utilizzata per trasmettere messaggi e dare loro massima visibilità grazie al meccanismo delle notifiche su dispositivo mobile. 

Workeeng permette ai dipendenti di gestire al meglio l’esperienza lavorativa a partire dal time management, un aspetto assolutamente centrale per l’efficacia dell’hybrid work. Tramite l’app, le persone comunicano in che modo e dove lavoreranno secondo un meccanismo di time management, che permette ai supervisori e all’HR di avere sempre sottomano un quadro chiaro della situazione aziendale, anche in relazione ai profili contrattuali dei singoli dipendenti. Questo asseconda le persone, perché alla scelta dello stato lavorativo l’app fa seguire automatismi (come la prenotazione del desk a seguito della decisione di lavorare in ufficio), ma serve anche all’azienda per organizzare al meglio l’employee experience e per perfezionare progressivamente l’efficacia dell’hybrid work.

Continuous Feedback per una nuova Employee Engagement: 4 best practice

A livello globale, solo il 2% delle imprese ritiene che le proprie strategie di performance management creino valore reale (fonte: Mercer). C’è quindi una forte esigenza di passare dalla modalità tradizionali, basate su review annuali o comunque periodiche, a un paradigma di continuous feedback, in cui lo scambio di informazioni tra il dipendente e l’azienda è costante, progressivo e smart, così da permettere un intervento proattivo e benefico a livello di engagement e produttività.  

Continuous feedback, perché? 

Una delle criticità delle review annuali/semestrali è sempre stata quella di guardare al passato e di valutare, con approccio retrospettivo, il raggiungimento o meno degli obiettivi dei singoli dipendenti e dei team di lavoro.  

Un paradigma di continuous feedback, invece, non solo fornisce informazioni puntuali e quotidiane con cui valutare l’engagement, il benessere e la produttività, ma permette di intercettare trend e di assecondarli se funzionali al corretto funzionamento dell’impresa, o di correggerli prima che causino problematiche di un certo spessore. Per questo, continuous feedback deve essere una componente del paradigma di lavoro e della pratica HR, non un’attività temporanea come le revisioni periodiche, che pur possono essere mantenute.  

I benefici del continuous feedback sono peraltro chiari: oltre a fornire, come anticipato, insight in tempo reale sul ‘funzionamento’ dell’azienda, crea un rapporto collaborativo tra i dipendenti e l’azienda, favorisce la loro crescita, riduce il turnover e migliora l’engagement, con tutte le note conseguenze positive in termini di produttività e redditività dell’impresa.  

La tecnologia che abilita il continuous feedback: 4 best practice 

Il principio stesso di continuous feedback è connesso a quello di digital workplace, ovvero di commistione tra esperienze fisiche e virtuali supportate da applicazioni che gestiscono i grandi pilastri del lavoro moderno: la gestione degli spazi, della comunicazione, dei processi e della produttività. In senso olistico, la digitalizzazione del lavoro è ciò che abilita un processo di feedback continuo che confluisce in KPI quantitativi e qualitativi che descrivono in modo puntuale l’esperienza di lavoro da parte del dipendente e del team e che possono essere usati dal management per migliorare le condizioni di lavoro. Si tratta in larga parte di dati che vengono forniti direttamente dalla persona, ma possono essere anche informazioni acquisite in forma automatica. Ecco, a titolo d’esempio, 4 best practice: 

  • Acquisire insight sulle attività degli employee 

La digitalizzazione dell’ambiente di lavoro permette di evidenziare una serie di macro-indicatori sulle attività e le abitudini degli employee, che vanno gestite nel rigoroso rispetto della privacy. Da qui possono emergere situazioni da correggere e anche le loro cause: per esempio, si potrebbe constatare un certo isolamento di una divisione rispetto alle altre, oppure le poche occasioni di incontro tra persone che lavorano in modalità ibrida (problema facilmente risolvibile investendo in community), oppure ancora una quantità insufficiente di relazioni tra colleghi, altro aspetto fondamentale che dipende dalla struttura dei processi, dalla cultura aziendale, dall’organizzazione e anche dalla tecnologia disponibile, elemento cardine dei nuovi paradigmi di lavoro.  

  • Valutare l’occupazione degli spazi e i percorsi 

Anche in questo caso si tratta di una raccolta di dati automatizzata in funzione dell’occupancy dei locali (quindi tramite IoT) e dei percorsi effettuati dagli employee. Da essa scaturiscono insight di inestimabile valore sia per l’HR, sia per il facility manager, che può rivedere l’organizzazione degli spazi per evitare inefficienze, portare innovazione e anche sviluppare nuovi modelli di business (es, adibire aree specifiche a coworking).  

  • Survey su spazi, servizi e tecnologie 

Le survey restano uno strumento di eccezionale valore per massimizzare l’engagement e la produttività individuale e di team. Nel mondo digitale, le occasioni sono pressoché infinite: per esempio, è possibile interrogare le persone ogni qual volta effettuano il check-out da una sala riunioni, così da valutare non solo una generica “qualità dell’esperienza” ma anche comprendere se gli elementi ambientali (temperatura, pulizia…) e quelli tecnologici (sistemi di videoconferenza, audio ambientale…) sono tali da favorire l’engagement o, all’estremo opposto, complicano l’esperienza lavorativa.  

  • Survey sull’employee experience 

Le survey sull’employee experience, che si riflette sul benessere e lo stato emotivo del dipendente, sono centrali per costruire una workforce sana e desiderosa di contribuire alla mission aziendale. Possono essere inoltrate periodicamente oppure in momenti specifici, e le loro rilevazioni confluiscono in sistemi di monitoraggio delle performance che misurano il wellness, la soddisfazione, l’engagement, l’attaccamento ai valori, la cultura e molto altro. Il tutto in modo continuo e poco invasivo, favorito dall’impiego di app mobile dalla user experience tipicamente consumer.  

Desk booking software: gli step di adozione di Workeeng

Workeeng è una soluzione innovativa, flessibile e smart che semplifica l’adozione del nuovo paradigma di lavoro agile. È più di un desk booking software, quanto meno in senso stretto: la prenotazione delle postazioni e l’integrazione con i tradizionali strumenti di produttività (tra cui posta elettronica, software di collaboration, tool di produttività…), non sono che alcuni aspetti di una suite ben più ampia e rivolta a supportare un percorso di profonda trasformazione.

Il tema, oltretutto, è di grande attualità, perché proprio in questi mesi le aziende stanno ridefinendo il proprio modello di lavoro cercando di coniugare i benefici – ormai ampiamente sperimentati – della produttività da remoto con l’esigenza di riprogettare e riorganizzare i propri spazi, così da ottenere saving da un lato e produttività dall’altro. Workeeng è il pilastro tecnologico che sostiene la (complessa) transizione verso il lavoro ibrido e, a tal fine, mette sempre la persona al centro, assecondandola mediante un’esperienza semplificata, engaging e integrata.

Desk booking software e i benefici del cloud

Il percorso di adozione del desk booking software risente di tutta la complessità di una trasformazione epocale. Non stupisce, quindi, che la filosofia di fondo di Workeeng sia quella della massima semplificazione, sia a livello di UX che di implementazione tecnica. La piattaforma garantisce integralmente dei benefici del cloud: modello di costo as-a-service, ma anche implementazione rapida, assenza di costi per l’aggiornamento del software e dell’infrastruttura, nessuna esigenza di competenze specialistiche interne e semplicità di integrazione con il parco applicativo aziendale. Il tutto, come detto, assistito da una UX ottimizzata e basata sulle dinamiche consolidate del mondo mobile (app per smartphone, rapidità di accesso, tutte le funzioni a portata di tocco…).

IT, HR e Facility: i tre volti dell’hybrid work

Discorso diverso, e certamente più complesso, è quello che riguarda l’integrazione del desk booking software all’interno del percorso di trasformazione del lavoro. A fare la differenza, qui, è l’esperienza di fabbricadigitale, che ha già intrapreso diversi percorsi a fianco delle imprese italiane e può portare best practice di valore.

Hybrid Work è infatti un tema molto ampio che coinvolge diverse figure aziendali, ognuna delle quali con una visione connessa alle proprie responsabilità: trattandosi di abilitazione tecnologica, la prima ad essere coinvolta è la divisione IT, che si concentra su temi di sicurezza, privacy e gestione del dato, integrazione con i sistemi aziendali, UX, modello di costo ed eventuali investimenti in device (per esempio, quelli delle sale riunioni o il digital signage delle aree comuni). Qui valgono le considerazioni di cui sopra: Workeeng garantisce i benefici del cloud in aggiunta alla sicurezza e alla data protection.

Il tema, però, riguarda direttamente anche il facility management, che si occupa della gestione degli spazi, l’eventuale riprogettazione secondo la filosofia dell’Activity Based Working, il riposizionamento delle scrivanie, il distanziamento e la gestione smart degli accessi in azienda. A differenza del caso precedente, qui viene in soccorso la completezza funzionale e la flessibilità di Workeeng, che può gestire efficacemente tutti gli spazi e i layout, ed essere configurata con regole per la gestione sicura degli accessi e del distanziamento.

Infine, prende parte al percorso la divisione HR, che tra tutte mostra un approccio più sistemico poiché deve implementare le policy di smart working, quelle di rientro, gestire al meglio il bilanciamento tra tempo (lavorativo) gestito al di fuori e all’interno dei locali aziendali. Inoltre, l’HR deve definire obiettivi e indicatori con cui misurare la produttività e l’avanzamento verso gli obiettivi individuali e di team. In questo caso, la differenza la fa l’approccio human-centric di Workeeng, che pone la persona al centro dell’esperienza lavorativa e gli fornisce tutti gli strumenti con cui gestirla in modo efficace.

Per tutti questi motivi, le caratteristiche tecniche, la flessibilità e la filosofia human-centric dell’app di desk booking software (Workeeng) si uniscono all’esperienza di fabbricadigitale permettendo non solo di indirizzare i pain delle singole figure coinvolte, ma anche di giungere ad un approccio unitario verso il lavoro agile e ibrido. L’azienda può infatti affiancare le imprese nell’implementazione delle policy di rientro e nella corretta gestione del tempo e degli spazi, il tutto assistito dalla flessibilità di un’applicazione che può essere configurata in funzione di come l’azienda ha deciso di gestire il suo hybrid work per ottenere – al tempo stesso – produttività, engagement e razionalizzazione dei costi.

Software prenotazione postazioni: perché deve essere integrabile con Microsoft

Un software di prenotazione delle postazioni rientra nel macrocosmo di soluzioni dedicate alla trasformazione digitale del modello di lavoro. L’adozione più o meno generalizzata dello smart working riduce l’occupazione media degli ambienti lavorativi tradizionali, portando le aziende a riprogettare i propri spazi, ad abbandonare la filosofia della postazione fissa e ad adottare sistemi di desk booking avanzati ed efficaci, compatibili con i dispositivi mobile dei dipendenti e in grado di garantire una user experience di pregio.  

Software di prenotazione postazioni e la trasformazione digitale del lavoro 

Il software di prenotazione postazioni non è che un piccolo tassello di una trasformazione molto più ampia, che comprende una declinazione fisica (gli spazi, gli uffici tradizionali) e una virtuale (digital workspace), quest’ultima incentrata sui concetti di comunicazione unificata e di collaborazione da remoto. In un paradigma totalmente integrato e fluido, il software di prenotazione postazioni non può essere un’app indipendente ma deve amalgamarsi in modo sinergico con gli altri strumenti a supporto del lavoro agile. Se ciò non avviene, il rischio più grande riguarda l’adoption, nel senso che le resistenze al cambiamento potrebbero avere la meglio sugli indubbi benefici della trasformazione digitale.  

Microsoft Teams e le esigenze di integrazione 

Per quanto detto finora, un software di prenotazione postazioni deve operare in perfetta sinergia con le piattaforme core del digital workplace, mercato in cui Microsoft è un leader indiscusso. Al momento in cui si scrive, la piattaforma che incarna la visione Microsoft del lavoro agile è Teams, i cui dati più recenti parlano di 145 milioni di utenti attivi (fonte: statista) e di un incremento di 95 milioni solo nel 2020, in corrispondenza con l’avvio dell’emergenza sanitaria. Oggi, qualsiasi strumento del digital workplace non può essere disgiunto e separato dall’ecosistema dei prodotti Microsoft.  

Un software di prenotazione postazioni si integra perfettamente con la nuova organizzazione del lavoro. Di solito, le persone non prenotano desk e meeting room in funzione di esigenze estemporanee, ma a seguito di attività, eventi e incontri che trovano riscontro negli altri strumenti del digital workplace e che, in molti casi, coinvolgono più persone: le riunioni, per esempio, sono registrate nei calendari personali e di team, ma anche nei gruppi dello strumento di collaboration, così come gli incontri con persone esterne all’azienda vengono organizzati via e-mail. L’integrazione del software di prenotazione postazioni con gli strumenti del digital workplace (Microsoft Outlook, Teams, Office365) fa sì che la prenotazione degli spazi possa avvenire all’interno dello strumento con cui si organizza il lavoro: diventa tutto estremamente più semplice, immediato e one click, si abbattono i silos e si evitano conflitti e doppio lavoro per tutti.  

Sulla base dei motivi esposti, si comprende facilmente perché Workhera, la soluzione modulare e flessibile per il Digital Workplace targata fabbricadigitale, sia nativamente integrabile con l’ecosistema Microsoft. Il modulo di Desk booking, per esempio, permette di cercare e prenotare la postazione di lavoro “giusta” in funzione delle proprie esigenze direttamente da Outlook, mentre il modulo Meet, realizzato per abilitare l’organizzazione semplice e smart delle riunioni, è integrato in forma nativa con Microsoft Exchange Online per semplificare ulteriormente le operazioni di prenotazione a tutti gli utenti, anche in caso si tratti di riunioni organizzate all’ultimo minuto.  

L’integrazione favorisce l’adoption del software 

L’integrazione del software con l’ecosistema Microsoft ha quindi un ruolo centrale ai fini dell’adoption perché, oltre ad abbattere le resistenze di cui sopra, agisce positivamente sull’esperienza dell’utente (UX): a seguito dell’organizzazione di un meeting, chiunque tra i partecipanti può prenotare la sala più indicata (in funzione del numero di persone coinvolte e del corredo tecnologico richiesto) direttamente in Teams o tramite i calendari di Outlook, facendo in modo che tutti ne abbiano un riscontro immediato. È una semplificazione importante, che giustifica (quanto meno in parte) il grande successo di queste soluzioni nell’era del lavoro ibrido. Nel nuovo paradigma, infatti, esse fungono da elemento di collegamento tra la dimensione fisica del lavoro (quella dell’ufficio, che non verrà mai meno) e quella virtuale, che sta diventando sempre più centrale e incisiva a causa dei suoi effetti benefici sulla produttività e l’engagement. 

App per lavoro agile: perché il Cloud garantisce nativamente una UX migliore

C’è una legge non scritta che collega le app per il lavoro agile al cloud, alle sue tecnologie e al modello as-a-service. Pur non sussistendo, ovviamente, alcun genere di vincolo, i concetti stessi di flessibilità, collaboration e lavoro smart non sarebbero così diffusi e – soprattutto – accessibili a ogni organizzazione se non fosse per l’affermazione del modello cloud. Diversi i motivi: si va dalla convenienza economica del paradigma as-a-service alla flessibilità nativa delle risorse cloud, dall’assenza di investimenti in hardware all’implementazione rapida ed agevole di nuove app per il lavoro agile e diffuso, cosa quanto mai importante in piena era di pandemia.

Tra i vantaggi per l’azienda ce n’è uno particolarmente significativo: la possibilità di garantire ai propri utenti una user experience che supporti alla perfezione un paradigma lavorativo sempre più digitale. Tutto ciò si ripercuote positivamente sulla produttività, sull’efficienza delle risorse e anche sul loro engagement, che com’è noto determina ulteriori benefici per l’azienda nel suo complesso.

App per lavoro agile: la scalabilità del cloud garantisce un’esperienza senza compromessi

Rispetto a una tipica configurazione on-premise, e limitando l’osservazione ai suoi effetti sulla UX, la prima caratteristica del cloud è la scalabilità nativa. Le aziende decidono di portare le proprie risorse (dati, file, applicazioni) in cloud e di utilizzare applicazioni SaaS soprattutto per la sua scalabilità, ovvero per la capacità di assecondare elasticamente le esigenze dell’azienda stessa, garantendo performance eccellenti anche durante picchi di utilizzo e in periodi di forte crescita dell’attività. Lato utente, ciò significa accessibilità 24/7, reattività a prescindere dalle condizioni di utilizzo e grande efficacia delle attività svolte, a prescindere dalle condizioni esterne.

Discorso analogo al precedente per quanto concerne la resilienza del cloud, che incide sull’esperienza dell’utente. Un’app per il lavoro agile deve essere accessibile sempre e in qualsiasi circostanza. La resilienza dell’infrastruttura cloud, unita all’impiego di tecnologie e competenze di security allo stato dell’arte riescono a garantire livelli di uptime prossimi al 100%. Tutto ciò è senza dubbio più complesso da ottenere tramite il proprio data center, considerando soprattutto il recente aumento esponenziale delle minacce esterne.

Il cloud come sinonimo di lavoro agile e mobile-first

Il cloud favorisce l’esperienza utente perché è facilmente accessibile e supporta appieno le esigenze di mobility delle aziende. Per utilizzare al massimo un’app per il lavoro agile non occorrono VPN o complesse configurazioni di collegamento sicuro, poiché la sicurezza fa parte by design del paradigma cloud e si basa sulla protezione delle identità, degli accessi e dei dispositivi e non più sul tradizionale perimetro aziendale, che nel corso degli anni è diventato sempre più fluido e talvolta anche anacronistico.

Le tecnologie del cloud, inoltre, sono pensate per essere nativamente mobile e multi-device: per sfruttare al massimo un’app per il lavoro agile basta uno smartphone e qualche tocco dello schermo, non c’è bisogno del PC dell’ufficio. Tutto ciò si allinea perfettamente con la nuova visione del lavoro, che deve essere agile, flessibile e svincolata dai luoghi, dagli orari e, appunto, dai dispositivi “fissi” della propria postazione; sta poi allo UX designer realizzare un’esperienza che sia coerente con lo scopo dell’applicazione e fondata sul concetto della massima semplicità d’uso ed efficacia. Da notare che moltissimi tool che gli UX designer e gli sviluppatori UX usano in modo preferenziale sono a loro volta cloud-based.

L’importanza dell’agilità e dell’accesso a tecnologie esponenziali

Il cloud favorisce inoltre il quick deployment del software mediante l’adozione di metodologie di sviluppo agile. Ciò significa che aggiornamenti e modifiche alle applicazioni possono essere realizzate e messe in produzione in tempi brevi, impattando in modo deciso sull’esperienza d’uso. Per non parlare del fatto che l’utilizzo del cloud permette agli sviluppatori di accedere in modo agevole a tecnologie all’avanguardia come le piattaforme di AI, introducendo nel proprio lavoro un elemento di intelligenza che può condizionare e plasmare il nuovo mondo del lavoro.

App per desk booking: requisiti per privacy e sicurezza

Tra i fattori che indirizzano la scelta della corretta app per desk booking non ci sono unicamente quelli relativi a funzionalità, integrazioni e user experience, ma anche tematiche più specifiche – ma non meno importanti – come la privacy e la sicurezza. I motivi sono palesi: il software enterprise può trasformare un’organizzazione rendendola migliore e più produttiva, ma affinché ciò accada è fondamentale che sia sempre accessibile, che i dati che custodisce non cadano nelle mani sbagliate e che sia anche conforme alla normativa in essere in tema di protezione dei dati personali.  

App per desk booking e il mare magnum della sicurezza del cloud 

Il tema della sicurezza è di per sé molto complesso, ma si possono fornire alcune indicazioni di alto livello. Inoltre, si tratta di un argomento di forte attualità poiché la maggior parte delle app per desk booking e, in generale, i tool di gestione del workplace sono forniti come servizi cloud (SaaS), un modello estremamente diffuso che porta grandi benefici di efficienza per l’azienda ma anche meno possibilità di controllo su strumenti, processi e tecnologie adottate dall’applicazione (e dal provider) a salvaguardia dei dati raccolti mediante il suo utilizzo.  

In sede di software selection, è utile informarsi circa le misure di sicurezza adottate dall’app, che possono andare dalla crittografia dei dati alla Multi-Factor Authentication, così come avere visibilità sulle misure impiegate dal SaaS provider per garantire la continuità del servizio e la protezione dei dati contro potenziali (e prevedibili) attacchi dall’esterno. Molte app enterprise sono ospitate nelle infrastrutture cloud di grandi provider (Microsoft, Google, Amazon, IBM), e questo rappresenta senza dubbio un punto a favore poiché possono usufruire di standard di sicurezza – intesi come tecnologie, processi e competenze – allo stato dell’arte. Meglio ancora il caso in cui il provider fornisca indicazioni (sempre limitate alla sicurezza) relative alle policy di backup e di replica dei dati (tema molto utile anche in termini di compliance normativa), ma anche informazioni sull’aggiornamento del software, sui sistemi di threat detection adottati, sull’utilizzo di sistemi di live monitoring ecc, il tutto finalizzato a siglare degli accordi sui livelli di servizio (SLA) che siano effettivamente puntuali e attendibili. 

Il tema della privacy, ovvero la GDPR Compliance 

Oggi si può affermare che il termine privacy sia diventato sinonimo di GDPR, il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati divenuto operativo in tutta l’Unione Europea lo scorso 25 maggio 2018 e finalizzato a rafforzare la protezione dei dati dei cittadini UE e a restituire loro il controllo delle proprie informazioni. Ogni qual volta l’azienda introduce un software di terze parti che prevede la circolazione di dati al di fuori del perimetro aziendale (cosa quanto mai comune, vedi il discorso dei servizi SaaS), deve sincerarsi non solo di agire essa stessa in modo conforme ai dettami della normativa, ma che lo facciano anche le terze parti coinvolte nel processo, SaaS provider in primis. Quando quest’ultimo dichiara la propria App GDPR Compliant significa che l’azienda ha posto in essere una serie di policy e di procedure di Data Protection conformi con il recente Regolamento UE. 

Per quanto riguarda nello specifico un’app per desk booking, quali informazioni possono essere memorizzate? Certamente i dati identificativi degli utenti, come nome, cognome, e-mail, funzione e sede di riferimento, ma soprattutto quelli relativi alla sua posizione, alle attività svolte e da svolgere, come i desk prenotati, i check-in effettuati, le stanze in cui è stato, i meeting cui ha partecipato, la loro durata e via dicendo. Pur non transitando (salvo eccezioni) informazioni finanziarie o dati coperti da vincoli di confidenzialità, resta fondamentale che la conservazione e il trattamento vengano effettuati in modo conforme alla normativa in essere. Questo significa, tra i potenziali comportamenti virtuosi, che i dati vengano raccolti solo per scopi specifici e legittimi, che vengano acquisiti solo quelli strettamente necessari allo scopo, che vengano mantenuti non più a lungo di quanto necessario, che siano memorizzati in modo tale da garantirne l’integrità e la confidenzialità e tante altre misure che confluiscono nel principio generico di Privacy by Default, posto a tutela dei diritti dei propri utenti e di conformità di fronte ad audit ed eventuali ispezioni.  

 

 

 

 

Strategie di employee engagement nell’azienda fluida

Non solo gli spazi. La pandemia ha imposto di ripensare anche il ruolo delle persone nelle organizzazioni, e con esso le strategie di employee engagement. Mettere le persone e il benessere lavorativo al centro nei processi aziendali è molto importante per l’organizzazione nel new normal, poiché consente di raggiungere gli obiettivi prefissati con successo, l’armonia e, soprattutto, il rispetto delle esigenze dei lavoratori. Con la trasformazione del workplace in atto e l’azienda sempre più fluida, l’employee engagement in azienda è il riflesso della situazione nelle organizzazioni: noti degli attriti, delle incomprensioni e pochi sorrisi? Per sapere cosa e come migliorare ascolta i tuoi dipendenti, sono loro i primi a subire gli effetti di una buona, o meno buona, gestione aziendale.

Cosa sono le strategie di employee engagement

Le strategie di engagement aziendale non sono il risultato di una formula matematica che leader e manager possono applicare per coinvolgere i dipendenti. Assolutamente no. L’employee engagement deriva dalle percezioni e sensazioni del lavoratore stesso, ed è la connessione emotiva o l’impegno che quest’ultimo ha nei confronti dell’organizzazione. Quindi se volessimo dare una definizione esatta di strategia di employee engagement sarebbe questa: modalità che l’azienda adotta per aumentare la probabilità che i dipendenti stabiliscano un legame emotivo positivo con l’organizzazione e un coinvolgimento fisico, psicologico o emotivo durante il lavoro. Per implementare queste strategie e dare vita a un legame duraturo, oggi, in un ambiente di lavoro fluido, crocevia di persone e talenti, incubatore di socialità, l’azienda deve mettersi nella condizione di ascoltare le vere esigenze del lavoratore per garantire un ambiente stimolante, produttivo, e che allo stesso tempo rispetti e misuri il well being aziendale, sia in presenza, sia da remoto.

Quali sono gli obiettivi dell’employee engagement

Attraverso l’ascolto dei dipendenti si possono creare le giuste condizioni di benessere lavorativo, garantire alle persone in azienda di lavorare con serenità e permettere loro di svolgere le attività nel migliore dei modi ed essere motivati nel contribuire al successo aziendale. Questo è l’obiettivo delle strategie di employee engagement. Per il dipendente “essere ingaggiato” significa sentirsi incluso, compreso e avere consapevolezza dell’utilità del proprio ruolo nell’organizzazione. Fiducia e responsabilità sono elementi importantissimi per le aziende fluide e ricevere feedback regolari e costruttivi grazie a employee engagement survey crea ambienti lavorativi aperti, equi, basati sul rispetto reciproco – manager/lavoratori – e con valori forti e autentici.

Engagement dei dipendenti: perché è importante attuare una strategia

Il successo di un’organizzazione e un’ottima performance aziendale, oggi, dipendono dalla gestione delle Persone. Le strategie di employee engagement aiutano a migliorare il coinvolgimento, l’impegno e incrementano la motivazione dei lavoratori per avere sì prestazioni migliori e un’alta produttività, ma anche dipendenti felici perché l’ambiente lavorativo migliora, secondo le loro esigenze. Per far sì che ciò avvenga, diventa pertanto anche necessario tenere sotto controllo gli effetti dell’implementazione di tali strategie così da poter fare un valore e misurare l’emoployee engagement. Quindi l’engagement aziendale non è un processo che si esaurisce in un periodo limitato, ma un continuum di ascolto, sostegno e crescita che porta l’azienda a essere in continua evoluzione, e in grado di far proprie agilità e flessibilità.

5 strategie di employee engagement da prendere come esempio

Non tutti i dipendenti sono uguali, ma tutti devono essere coinvolti per garantire ascolto costante, benessere sul lavoro e inclusione nei processi organizzativi e nella cultura aziendale. Sono 5 le strategie di employee engagement in azienda da implementare nelle aziende fluide per migliorare continuamente il coinvolgimento di un team. Sono a basso impatto economico e a lungo termine, per creare un apprendimento continuo sulla realtà aziendale stessa.
  • Ascoltare, sempre. Il continuous learning non è da intendere solo a livello formativo, ma anche di apprendimento per migliorare. Attraverso gli employee engagement survey, il questionario per la soddisfazione dei dipendenti, e i pulse survey, sondaggi in real time che permettono di avere una panoramica veloce della situazione aziendale, è possibile scoprire cosa realmente funziona e non funziona in azienda, nei rapporti tra colleghi, nella gestione degli spazi (link articolo kw gestione degli spazi); un monitoraggio che parte dal dipendente stesso per affrontare possibili inefficienze.
  • Rendere i dipendenti flessibili e autonomi. Nelle aziende fluide garantire orari di lavoro flessibili e opportunità lavorative a distanza aumenta l’employee engagement. La flessibilità soddisfa il work life balance, permette di bilanciare vita privata e impegni lavorativi. Garantire autonomia, time management e flessibilità significa prestare attenzione alla libertà di ogni lavoratore; questo si tramuterà in rispetto e attaccamento all’azienda.
  • Offrire opportunità di sviluppo professionale. Sia a livello personale, sia per un avanzamento di carriera. Trasformare dipendenti in imprenditori e far acquisire loro un mindset imprenditoriale renderà un’azienda proattiva e sempre all’avanguardia.
  • Offrire formazione continua. In un mondo in continua trasformazione, non formare i dipendenti equivale a morire. L’azienda è per prima cosa Persone.
  • Assegnare un ruolo. I dipendenti per non sentirsi esclusi vogliono avere un ruolo e degli obiettivi da raggiungere. Con il ricambio generazionale e l’entrata nel mondo del lavoro dei Millennial, flessibilità e ricerca di opportunità fanno la differenza. Mettere al corrente i dipendenti di quanto il loro lavoro impatta positivamente sull’azienda, renderà questi più felici, consapevoli e responsabili, quindi più produttivi.
Una strategia di employee engagement aziendale ben costruita deve avere un pregio: poter essere misurabile. Solo così sapremo effettivamente dare valore alla nostra strategia.

Gestione visitatori post-covid: come si fa il check-in?

La gestione dei visitatori nel post-Covid non è di certo un’attività banale. Sulle aziende pende infatti l’onere di conformità rispetto a diverse norme e protocolli condivisi per l’emergenza Covid-19 (il più recente è datato 6 aprile 2021), finalizzati ad agevolare le imprese nell’adozione di policy di sicurezza anti-contagio.  

Il tema è di stretta attualità e pone le aziende, in particolare chi gestisce il comparto tecnologico, in una situazione delicata: la creazione e l’esecuzione di protocolli di sicurezza a tutela della salute implica un forte ricorso alla digitalizzazione, ma al tempo stesso è necessario adottare un approccio lungimirante e ipotizzare (mettendoci anche una certa dose di ottimismo) che tanti vincoli stiano per venire meno. Il punto è l’ottimizzazione dell’investimento: al di là dei termoscanner, che per forza di cose sono legati alla pandemia, è possibile adottare un corredo digitale che supporti le esigenze di oggi (distanziamento, sanificazioni, autocertificazioni…) ma anche quelle di domani, che invece saranno incentrate su produttività, efficienza, benessere ed engagement. 

Gestione ingresso visitatori post-covid per limitare gli assembramenti 

Su queste basi si innesta il discorso della gestione ingresso dei visitatori post-Covid. In questo momento, la regola di base è il distanziamento: la digitalizzazione del processo di accreditamento deve infatti favorire il mantenimento della giusta distanza tra le persone. Quello che accadeva pre-2020, ovvero le code in reception e la compilazione di eventuali moduli per ottenere badge materiali che consentissero l’accesso ai locali aziendali, non è in linea né con l’era covid, né con l’obiettivo dell’efficienza. 

Un sistema smart per la gestione dei movimenti visitatori 

 Riagganciandoci a quanto detto precedentemente, un sistema di prenotazione smart, in cui le persone (visitatori) prenotano la visita con un’app e ricevono un badge virtuale sullo smartphone che permette loro – in una fascia oraria ben definita – di accedere direttamente in azienda, è un’ottima soluzione per evitare gli assembramenti ma anche per efficientare i processi, ottenendo quel duplice beneficio di cui sopra. Non dimentichiamo che oggi ci sono anche le autocertificazioni, che molte imprese continuano a fornire in forma cartacea incorrendo in costi e inefficienze: anche queste possono essere dematerializzate, firmate digitalmente e inoltrate in azienda, che si occuperà semplicemente di misurare la temperatura (in modo automatico) dei visitatori all’ingresso dell’immobile o in specifici ambienti.  

Digitalizzare il check-in, per le esigenze di oggi e di domani 

Il check-in non riguarda semplicemente l’accesso in azienda, ma è un’operazione che dipendenti e visitatori fanno quando accedono a una sala riunioni prenotata in precedenza, alla mensa, al desk, al posto auto ecc. Vi è dunque un’assoluta necessità di automatizzare tutte queste procedure, a prescindere dal fatto che l’obiettivo sia l’attuale distanziamento o l’efficienza dei processi.  

Oggi l’attività di check-in va gestita via app, PC, QR Code, magari anche in modo più evoluto e contactless tramite sensori bluetooth o di movimento: in questo modo, chi gestisce il comparto tecnologico porta in azienda l’automazione dei processi indirizzandola alla sicurezza, ma da essa ottiene benefici ben maggiori. Si pensi, a tal fine, alla possibilità di gestire in modo smart i servizi all’immobile (facility), che possono essere governati dinamicamente in funzione dell’occupazione degli spazi che risulta dalle prenotazioni, dai check-in e dai check-out. In un paradigma lavorativo sempre più ibrido, quest’ultimo sarà un tema centrale nei prossimi mesi e anni, visto che le aziende dovranno perfezionare la coesistenza di svariati luoghi e modalità di lavoro.  

La soluzione finale sarà la valorizzazione dei dati. Poter accedere a reportistiche avanzate degli accessi in azienda e dell’utilizzo dei vari servizi (sempre in funzione di check-in/out automatizzati) permette alle imprese di adottare un approccio predittivo e di assecondare alla perfezione le esigenze di dipendenti e visitatori, cui far trovare un ambiente confortevole, produttivo ed estremamente efficace in funzione delle attività da svolgere.  

 

 

 

 

Well Being aziendale: misurarlo facilmente con Workeeng

Con il new normal e le trasformazioni in atto, il welfare non può più limitarsi solamente a benefit materiali: deve porre le persone al centro dell’organizzazione, dare importanza all’individuo. Il well being aziendale promuove, infatti, il benessere non solo economico, ma soprattutto psico-fisico del lavoratore.  

Misurare il well being significa quindi assicurare il benessere aziendale alla persona, anche in smart working. Workeeng è la soluzione ideale, grazie a feature che permettono di monitorare l’attività delle risorse in azienda, il loro stato d’animo e la percezione in relazione alla collaborazione e all’ambiente smart. 

Che cos’è il welfare aziendale 

Per welfare aziendale si intende un insieme di benefit per i dipendenti erogati dall’azienda con l’obiettivo di migliorare la qualità della vita e il benessere dei lavoratori stessi.  

Creare engagement in azienda con il welfare aziendale 

Il coinvolgimento dei collaboratori attraverso il benessere è fondamentale, sia per trattenere i propri talenti che per creare un ambiente sano e di conseguenza più produttivo. Aumentarlo significa attivare un circolo virtuoso in grado di incrementare le performance.  

Il well being aziendale con Workeeng 

L’ambiente lavorativo si trasforma, l’ufficio cambia in ottica phygital; gli spazi, che accolgono lavoratori sia in presenza, sia in remoto, acquisiscono una funzione ibrida. In questo contesto, assicurare il benessere aziendale, adattare e riorganizzare gli ambienti in funzione del lavoro agile e delle nuove abitudini dei lavoratori, è fondamentale. E nel passaggio da ufficio statico a modern workplace dinamico, la tecnologia assume un ruolo facilitatore. 

Ecco perché la ripartenza in ufficio deve avvalersi di soluzioni tecnologiche volte a garantire un’organizzazione ordinata degli ambienti lavorativi e una gestione dello smart working a prova di benessere dei dipendenti. La gestione e la prenotazione delle sale riunioni, ad esempio, diventano una priorità, poiché l’hybrid workplace, soprattutto in seguito all’emergenza sanitaria, comporta non pochi problemi logistici. 

Perché Workeeng per il benessere in azienda 

Il benessere dei dipendenti migliora anche grazie alla gestione ottimale delle postazioni di lavoro, degli spazi e delle persone, che deve essere fluida e immediata per non creare intoppi alla quotidianità lavorativa delle risorse. Questo è possibile con l’adozione di soluzioni modulari, integrabili (ad esempio con Teams e altre tecnologie presenti in azienda) e a portata di smartphone come Workeeng

Scegliere l’app MyWorkeeng e i moduli integrati rende la prenotazione delle postazioni di lavoro o la gestione delle sale riunioni facile e veloce; Life&Health, ad esempio, è la feature con cui i dipendenti possono comunicare la modalità lavorativa scelta in un dato giorno con un semplice tap sul proprio smartphone e comodamente da casa. 

Questo significa migliorare il benessere e la produttività delle persone con semplicità e immediatezza, perché coinvolgere i lavoratori nel pianificare gli spazi di lavoro e l’organizzazione degli stessi favorisce la produttività, stimola la collaborazione e l’interazione, e permette di rispettare il distanziamento sociale. 

Misurare il well being aziendale con Workeeng 

Molte ricerche come quella svolta dalla Social Market Foundation, registrano un aumento di produttività fino al 20% in condizioni di serenità nell’ambiente lavorativo, quindi una forza lavoro felice è più produttiva e ingaggiata. E i dipendenti che sono fisicamente ed emotivamente coinvolti sono anche più motivati, e riescono a far fronte a situazioni di stress lavoro-correlato. 

Per mantenere una situazione positiva e di felicità al lavoro, con Workeeng è possibile misurare il well being aziendale e ascoltare i lavoratori di tutti i team dell’organizzazione monitorando gli indicatori di performance (KPI); questo aiuta l’azienda a mantenere una realtà lavorativa sempre orientata al benessere. 

Grazie a degli algoritmi e ai dati ottenuti da employee engagement survey, e quindi dal feedback diretto del dipendente, l’azienda può rimodulare gli spazi e gestire le presenze in real time, sulle richieste delle persone. 

L’accesso sicuro in ufficio: garanzia di una giornata lavorativa serena e produttiva 

Non solo gestione delle sale riunioni e prenotazione di postazioni di lavoro o parcheggi anche da remoto con lo smartphone: Workeeng affronta la situazione del rientro in ufficio con un sistema smart di self registration: una smart reception che permette di digitalizzare l’accesso di ospiti e dipendenti in tutta sicurezza. 

Nel new normal il well being in azienda passa anche da qui, dalla volontà del datore di lavoro di vedere i propri dipendenti felici di raggiungere l’ufficio, quando ne hanno la necessità e di rimanere ingaggiati costantemente anche in remoto. 

Scegliere di misurare il well being aziendale con Workeeng significa capire come rendere felici e produttivi i dipendenti e garantire a loro e all’azienda stessa il benessere continuo, migliorabile e personalizzabile sul feedback stesso delle persone. Investire nell’employee engagement e nell’employee happiness permetterà di avere un’azienda più felice e con un rendimento professionale più alto. 

 

 

 

 

Performance management: i migliori sistemi sono smart

Aspetti lavorativi che si credevano ormai consolidati nelle organizzazioni sono stati messi in discussione dal new normal e dai nuovi paradigmi agili. Di conseguenza i sistemi di performance management utilizzati fino ad ora non sono più efficienti, poiché le imprese moderne richiedono flessibilità e soluzioni smart per la gestione delle performance. 

Le logiche di misurazione devono quindi essere ripensate prevedendo maggiore dinamicità, sia nello stabilire gli obiettivi sia nella valutazione, soprattutto nel monitoraggio dello smart working. 

Sistemi di performance management smart per adattarsi all’agilità delle imprese moderne

I sistemi di performance management tradizionali sono sempre meno efficaci nel favorire il raggiungimento degli obiettivi strategici, poiché presentano delle problematiche riconducibili a modelli di feedback poco dinamici che non si prestano all’agilità delle aziende moderne e al mondo del lavoro in continua trasformazione e digitalizzazione, il quale ha modificato repentinamente il lavoro degli HR manager e il modo di lavorare dei workers. 

Molte aziende, in seguito a questi rapidi cambiamenti, riconoscono l’impellente necessità di migliorare l’approccio al performance management per migliorare la gestione dell’organizzazione e promuovere l’engagement. 

Sistemi di performance management smart: quali scegliere

I sistemi di performance management sono utilizzati per misurare le prestazioni in un’organizzazione, e la maggioranza delle aziende, in particolare, li adotta per una gestione ottimale e una valutazione delle performance dei dipendenti. Aiutano inoltre l’azienda a organizzare e pianificare il raggiungimento di obiettivi attraverso le risorse disponibili e il monitoraggio dello smart working grazie ai KPI stabiliti e la definizione degli OKR.

A causa del nuovo scenario che si è andato a sviluppare soprattutto in questi ultimi anni, complice sì una digital transformation repentina e accelerata dalla pandemia, ma anche l’entrata di generazioni differenti nel mondo del lavoro, il bisogno di flessibilità lavorativa ha contribuito a far emergere i limiti nella valutazione delle vecchie performance aziendali.

Oltre a questi aspetti emerge anche la volontà di incrementare lo smart working in azienda per dare la possibilità ai propri dipendenti di scegliere come lavorare e dare più importanza all’employee engagement.

I migliori sistemi di performance management hanno queste caratteristiche

Oggi valutare i risultati delle prestazioni dei dipendenti necessita di una visione intelligente, che tenga conto dell’agilità delle aziende, della dinamicità dei workplace e della flessibilità dei lavoratori. I migliori sistemi di performance management sono smart: sistemi svincolati dalle logiche tradizionali di valutazione delle performance e maggiormente orientati al miglioramento continuo.

L’acronimo SMART si riferisce alle caratteristiche che deve possedere un obiettivo aziendale per poter esistere secondo le logiche dello smart working. Per i sistemi di performance management SMART è il raggiungimento di una visione volta allo sviluppo dinamico e continuo nelle valutazione delle performance dei dipendenti.

Le caratteristiche dei sistemi di intelligent performance management smart sono:

  • Specificità: la definizione dettagliata di un obiettivo da fornire a un lavoratore permette di avere un monitoraggio delle performance dettagliato e non invasivo nelle libertà lavorative della persona. La specificità dipende molto dalla personalità e dal livello di esperienza del worker;
  • Misurabilità: il termine misurabile indica se l’organizzazione può misurare il raggiungimento di obiettivi e traguardi da parte del dipendente. La parte relativa alla misurazione del report dovrebbe contenere dettagli su come un’organizzazione misura il successo, in termini di quantità, qualità, tempestività o costo;
  • Raggiungibilità: la possibile realizzazione è la garanzia che il dipendente ha le capacità per portare a compimento un obiettivo. Aspetto molto importante nella valutazione delle performance dei dipendenti perché è necessario capire se un obiettivo è davvero realizzabile o meno dal singolo individuo;
  • Praticità: gli obiettivi che un’organizzazione assegna al dipendente devono essere realistici. Il sistema di performance management smart garantisce un orientamento al risultato nell’ambito delle capacità realizzabili del dipendente.
  • Tempo: la timeline temporale in cui l’obiettivo deve essere completato dal lavoratore.

Le aziende devono comprendere i vantaggi dell’implementazione di sistemi di application performance monitoring poiché stiamo procedendo verso una nuova normalità, e i paradigmi lavorativi agili sono qui per restare. La gestione dello smart working e il benessere delle persone sono ormai requisito fondamentale per le realtà aziendali moderne. 

Un sistema di performance management smart permette di valutare le performance del dipendente attraverso strumenti digitali alla portata di tutti, ad esempio smart pulse survey o il questionario di soddisfazione dei dipendenti, feature che permettono di esprimere le proprie opinioni in merito al workflow, agli obiettivi assegnati, o alla gestione del workspace; un aiuto fondamentale per raccogliere i feedback e le opinioni di tutta la popolazione aziendale, utili a disinnescare le lamentele o i conflitti che possono sorgere tra i membri del team e a creare opportunità di crescita.

 

 

 

Misurare l’employee engagement e lavoro agile nel new normal

Misurare l’employee engagement in un mondo del lavoro in continua trasformazione aiuta le organizzazioni a comprendere come ingaggiare le persone nel miglior modo possibile, in un contesto, quello del new normal, totalmente differente da quello a cui eravamo abituati. Monitorare e migliorare l’employee engagement e il lavoro agile è fondamentale nelle aziende moderne per capire cosa, e quel cosa quanto, influenza la motivazione delle persone nel raggiungere gli obiettivi aziendali. 

L’employee engagement è il risultato delle percezioni dei dipendenti circa il legame e le relazioni che si instaurano tra questi ultimi e l’azienda. Più forte è questo filo che lega le due realtà, più le persone sono motivate e ben disposte a lavorare e collaborare. 

Perché misurare l’employee engagement e il lavoro agile? 

La pandemia ha costretto molte aziende a dover rivedere i propri paradigmi lavorativi a favore di una maggiore gestione dello smart working, o comunque di una modalità lavorativa ibrida, da remoto e in presenza.

Per molte di queste realtà non è stato possibile intraprendere percorsi di formazione o abilitazione al lavoro agile; per questo lavorare a distanza può aver portato alla nascita di situazioni lavorative spiacevoli, con un’inevitabile ricaduta sulla produttività e sul benessere lavorativo.

In questa nuova normalità che si è andata a definire, misurare l’employee engagement e misurare la soddisfazione dei dipendenti è davvero importante; secondo una ricerca Gallup, ad esempio, le organizzazioni con un alto livello di coinvolgimento sembrano avere una produttività superiore del 22%.

Attraverso strategie di employee engagement, dipendenti coinvolti lavorano di più e rimangono più a lungo legati ad un’azienda, non è quindi solo una questione di rendimento ed efficienza lavorativa. misurare la soddisfazione dei dipendenti aiuta le organizzazioni ad ascoltare le persone, a capire quello che vogliono, cosa pensano della realtà per cui lavorano, quindi a ricevere feedback.

I vantaggi nel misurare l’employee engagement

Il vantaggio del misurare l’employee engagement sta nel feedback, che arriva direttamente dalle persone che lavorano in azienda grazie a employee engagement survey, questionari per la soddisfazione dei dipendenti.

Sono soprattutto 4 gli aspetti che si riescono a migliorare grazie a questi strumenti:

  • Affrontare gli ostacoli prima che diventino problemi: utilizzare i dati dei sondaggi per capire cosa sta andando bene e cosa no, e per connettere team più deboli a quelli più forti per evitare situazioni disagevoli.
  • Creare fiducia: chiedere feedback ai dipendenti dimostra di essere una leadership human oriented, e che l’azienda vuole creare la migliore esperienza lavorativa possibile grazie all’ascolto.
  • Creare una panoramica condivisa: condividere i dati estratti dagli employee engagement survey con l’intera popolazione aziendale per offrire a tutti l’opportunità di conoscere e contribuire al miglioramento della cultura aziendale.
  • Anticipare i trend: misurare l’employee engagement e il lavoro agile consente di ascoltare l’azienda, e capire in cosa eccelle e dove invece ha bisogno di una revisione di paradigma.
  • Migliorare la flessibilità lavorativa: offrire al lavoratore la possibilità di scegliere come e dove lavorare, aumenta sicuramente la percezione positiva verso l’ambiente lavorativo.

Come misurare l’employee engagement nel new normal

Employee engagement survey, questionario di soddisfazione dei dipendenti e smart pulse survey sono gli strumenti che permettono di misurare l’employee engagement e il lavoro agile nel new normal. Sondaggi che offrono al lavoratore la libertà di esprimere la propria opinione e contribuire così al miglioramento del benessere lavorativo e delle performance di tutta l’azienda.

Gli employee engagement survey non sono questionari con domande casuali, ma validi strumenti di misurazione progettati strategicamente seguendo un framework che tiene conto di aspetti, qualitativi e quantitativi.

L’employee engagement framework 

Dopo che tutti i dipendenti, o la maggioranza di essi, compreso il top management, hanno preso parte all’employee engagement survey, è importante prendere i feedback a ogni livello di leadership, e poi analizzare i dati seguendo un flusso ordinato e strutturato.

1. Raccogli i dati e determina i risultati del coinvolgimento: per prima cosa è necessario analizzare quanto ottenuto dal survey. Il risultato è la somma delle percezioni, dei sentimenti e dei comportamenti delle persone in azienda. Misurare l’employee engagement permette di trovare degli indicatori di performance (link articolo kw: KPI smart working) che identificano gli obiettivi da mantenere o migliorare.

2. Identifica ciò che è importante per i tuoi dipendenti: una parte dell’employee engagement survey si baserà su domande che determinano il livello di coinvolgimento dei dipendenti in relazione al lavoro di squadra, alla leadership, alla carriera, alla comunicazione interna. Questo per raccogliere anche dati qualitativi.

3. Sviluppare una strategia di ascolto continuo: ogni quanto sottoporre i dipendenti a employee engagement survey? Non esiste una cadenza perfetta, ma si deve tenere conto che i comportamenti e le preferenze cambiano nel tempo. Gli smart pulse survey in questo caso sono ottimi per raccogliere feedback veloci e in real time, soprattutto per rilevare situazioni di emergenza quando si lavora a distanza. 

Misurare la soddisfazione dei dipendenti è complesso, ma non impossibile, anche nel new normal. Il monitoraggio dello smart working e del coinvolgimento dei dipendenti aiuta a comprendere cosa le persone vogliono, e a guidarle nello scopo del loro lavoro. I lavoratori non pensano solo alla busta paga, ma vogliono anche relazioni sane, in particolare con manager che possano accompagnarli in un percorso di crescita e innovazione.

 

 

 

 

Monitoraggio smart working: tutti gli step e i KPI da usare

Un numero sempre più crescente di organizzazioni e grandi imprese implementa e sperimenta il paradigma lavorativo agile. Il monitoraggio dello smart working durante la fase emergenziale è servito a molte realtà per trasformare quello che era solamente un “progetto sperimentale”, in un valido approccio lavorativo basato su produttività, fiducia, ascolto e time management

È ovvio che per far percepire alle persone l’utilità del controllo nello smart working, è necessario che le aziende rendano chiaro il motivo del monitoraggio, spiegando che l’attività non è volta a controllare l’operato come risoluzione di un accordo contrattuale, ma per agevolare l’implementazione di un paradigma lavorativo che migliori la vita di tutta la popolazione aziendale e risolva in tempi brevissimi le criticità che possono presentarsi. 

Monitoraggio smart working: un incentivo per lavorare focalizzati e con fiducia 

Prima del Covid, l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano aveva rilevato nel 2019 un’adozione dello smart working del 58% da parte delle grandi imprese e del 12% da parte di PMI. 

Poi è scattata l’emergenza sanitaria, e lo smart working ai tempi del coronavirus per molte realtà è diventata modalità lavorativa preferibile (per alcune obbligatoria), vista come soluzione per garantire la business continuity e un lavoro svolto in totale sicurezza

I dati del 2020 parlano chiaro: nel settore privato il 97% di grandi imprese e il 58% di PMI adottano il lavoro da remoto (definito volutamente così in questo caso, poiché molti progetti nati sotto pandemia, difficilmente possono essere definiti come smart working). 

In Italia la mancanza di un mindset e di una cultura manageriale volta all’innovazione, purtroppo, creano interpretazioni superficiali e distorte della modalità lavorativa agile. Nonostante questo, la presenza di iniziative e progetti, vere e reali, precedenti la pandemia, ha influito molto sull’incremento della stessa, poiché grazie a un monitoraggio dello smart working in fase di test, molte realtà hanno avuto modo di analizzare dati concreti e migliorare così l’implementazione del paradigma lavorativo, puntando sulla comunicazione tra azienda e lavoratori. 

Avere a disposizione dei report, strumenti di monitoraggio per agevolare la collaborazione e sistemi di valutazione delle performance dei dipendenti offre alle aziende l’opportunità di capire quali criticità possono sorgere in azienda e come risolvere tempestivamente

Quindi, quali sono i passaggi necessari per impostare un progetto di smart working all’interno dell’azienda? È necessario strutturare un framework, sorta di linee guida per favorire un così radicale cambio di cultura organizzativa, volto alla fiducia, alla responsabilizzazione dell’individuo e al raggiungimento dei risultati.  

Cosa serve per lo smart working: gli step fondamentali 

Una corretta implementazione e gestione dello smart working si basa su alcuni fattori molto importanti, che sono poi le leve del lavoro agile da adottare in azienda: 

  • instaurare un rapporto di fiducia: rapporto che deve godere di una reciprocità azienda – lavoratore, altrimenti risulterebbe impossibile adottare un paradigma lavorativo totalmente differente da quello che le realtà aziendali hanno sempre conosciuto. 

Quindi, tanto più il manager, il facility manager, l’HR manager, il lavoratore riescono a mantenere salda la stima reciproca e a mantenere uno spirito di squadra, tanto più ciascuna persona si sentirà coinvolta nel proprio ruolo, e non avrà problemi neanche a mostrarsi favorevole al monitoraggio dello smart working in ottica di miglioramento; 

  • diffondere modelli manageriali basati su autonomia e responsabilità dei lavoratori: definire gli obiettivi da raggiungere, comunicare tasks, OKR e dati è importante, e lo è anche coinvolgere il lavoratore nella definizione degli stessi. 

È fondamentale responsabilizzare le persone e renderle autonome nel lavoro, ma con le giuste linee guida, quelle che l’azienda intende seguire per il raggiungimento degli obiettivi. 

Lo smart working non è per tutti, è compito infatti dell’HR manager individuare chi ha una maggiore necessità di allineamento per sostenerlo con una maggiore comunicazione. 

  • rendere trasparente e chiara la comunicazione: comunicare è, appunto, uno scambio, e quando si lavora a distanza è l’unico canale a disposizione per veicolare un messaggio. 

Non esistono sguardi, non esistono gesti. La sfida dello smart working è proprio quella di essere il più chiari possibile nel condividere obiettivi, informazioni e sentimenti di coesione al team work, nell’impossibilità del confronto in presenza; 

  • sviluppare nuovi strumenti e competenze digitali: il lavoro a distanza implica un aumento di competenze, tecnologie e strumenti per agevolare lo svolgimento delle attività, mantenere alta la produttività e non finire nella trappola delle comunicazioni frammentate.  

Formare la popolazione aziendale sulle nuove skills tecnologiche e di digital collaboration e dotarsi di tecnologie adeguate al lavoro in smart working apporta un vantaggio competitivo sia di risultati, sia di collaborazione in team; 

  • ripensare gli ambienti aziendali in ottica smart working: rendere più flessibili gli spazi e gli orari di lavoro è oggi una necessità. Gli ambienti aziendali ormai si sono trasformati in spazi ibridi, in cui le postazioni lavorative sono condivise su prenotazione, a tempo, al bisogno. 

Permettere la continuità produttiva e lavorativa con un buon time management in un ambiente sano e ben organizzato è fondamentale per il lavoro in smart working. 

  • diffondere una cultura orientata ai risultati: implementare una cultura aziendale che si focalizzi sul raggiungimento degli obiettivi, piuttosto che sul “percorso” e sul tempo impiegato per arrivare all’output è un fondamento dello smart working.  

Trattasi di una cultura che rende autonomi i lavoratori, i quali maturano una consapevolezza imprenditoriale e riescono a prendere decisioni importanti e di leadership. 

Essere valutati sulla base dei risultati pone il lavoratore in una posizione di responsabilità, la motivazione è maggiore, la collaborazione in team migliore e la capacità di adattamento è continua. 

KPI smart working: gli indicatori da usare 

Gli elementi che abbiamo visto non possono esistere senza un monitoraggio dello smart working, in modo tale da poter individuare problematiche nel più breve tempo possibile, mantenere allineati i lavoratori con l’azienda e migliorare ove possibile. 

I KPI – Key Performance Indicator – dello smart working sono indicatori di performance orientati sia alla valutazione delle performance dei dipendenti con stime quantitative, sia qualitative grazie a survey e questionari. 

Nella maggioranza delle aziende che hanno già sperimentato con successo il paradigma lavorativo agile, il monitoraggio dello smart working tiene conto di 5 aspetti: 

  • il livello di partecipazione;  
  • la soddisfazione delle persone; 
  • il livello di coordinamento e allineamento con i team work; 
  • l’utilizzo della tecnologia e le possibili criticità; 
  • le soft skills e le caratteristiche degli smart workers. 

Possiamo quindi riassumere i KPI in 4 macroaree funzionali al controllo dello smart working

  • KPI riferiti alle persone; 
  • KPI di business e dei processi organizzativi
  • Indicatori di performance ambientali e di sostenibilità
  • Qualità del lavoro svolto. 

 

 

 

 

Strumenti di lavoro agile: perché serve l’integrazione con Teams

Li chiamano strumenti di lavoro agile: sono app, piattaforme e device che semplificano un’esperienza lavorativa profondamente diversa da quella di un tempo. Oggi, infatti, non basta essere sempre in contatto con colleghi, team, clienti e fornitori: bisogna fare in modo che questa connessione sia indipendente dalla presenza fisica, dal luogo, dall’orario e dal device. È l’esito di una trasformazione profonda che coinvolge cultura, organizzazione, leadership e processi, ma non potrebbe mai funzionare senza una piattaforma tecnologica core che riunisca al suo interno tutta la workforce e permetta di gestire i processi da remoto, di comunicare rapidamente su più canali (dai messaggi testuali alle video-call) e di sviluppare relazioni collaborative all’interno e all’esterno dell’azienda. Questo è precisamente il ruolo di Microsoft Teams.  

Microsoft Teams e l’importanza dell’integrazione 

Microsoft Teams è la declinazione di Digital Workplace secondo l’azienda americana. La piattaforma funge da hub, da one stop shop per tutte le comunicazioni e i processi collaborativi (Unified Communications & Collaboration, UCC) di cui si compone un Workplace moderno. Nelle aziende basate sulla piattaforma Microsoft, Teams è il primo luogo (virtuale) cui si accede ogni mattina e l’ultimo da cui si esce alla sera, è il punto d’accesso a tutto il proprio mondo lavorativo. È qui che si tengono le videoconferenze, che si condividono file e documenti con i propri team, che si chatta con i propri colleghi e con tutte persone esterne che gravitano attorno all’universo aziendale.   

Per definizione, Teams è il capofila degli strumenti di lavoro agile. Rientrano però in questa categoria anche molte altre applicazioni, più specifiche e verticali, che semplificano le attività quotidiane e che, di conseguenza, vanno integrate con il pilastro indiscusso dell’agile working, cioè proprio con Teams. Se ciò non dovesse accadere, l’azienda si troverebbe a operare con tanti strumenti stand alone, da cui inefficienze diffuse e produttività a rischio. Chi lavora, infatti, potrebbe avere a disposizione una piattaforma UCC, un tool di project management, un’applicazione per la gestione degli accessi in azienda, una per lo storage dei file e una per l’accesso e il booking delle postazioni, ma mancherebbe un unico hub in grado di creare sinergie e automazione. Il fatto che tutte queste applicazioni e funzionalità possano essere integrate e gestite all’interno dei flussi di lavoro di Teams è un punto di forza indiscusso, perché rende il workplace efficace, produttivo e agile.  

Come funziona l’integrazione e i suoi benefici 

Che tipo di sinergia si può ottenere integrando gli strumenti di lavoro agile con Teams? Tutto dipende dalle applicazioni e dalle funzionalità. Per esempio, si potrebbero considerare le app che abilitano una gestione intelligente dei luoghi di lavoro, cioè quelle che permettono la prenotazione di postazioni, meeting room, posti auto e una gestione smart degli accessi e dei visitatori. In questo caso, è possibile fare in modo che la prenotazione delle postazioni e delle meeting room avvenga all’interno dei gruppi di Teams, con evidenti benefici di semplicità, rapidità e praticità. Poi, ci si può spingere oltre permettendo l’organizzazione delle riunioni direttamente dai calendari di Outlook, con tanto di inviti automatici ai partecipanti e contestuale prenotazione della sala (con verifica realtime della disponibilità). Non solo: le attività di check-in e check-out delle riunioni potrebbero essere sincronizzate con gli stati di presenza in Teams, così da evitare che i meeting più focalizzati vengano disturbati da messaggi o chiamate. Procedendo di questo passo si può ipotizzare l’utilizzo di bot per l’automazione di tutte le prenotazioni, comprensive dei posti auto, degli accessi in azienda, della mensa e di altri servizi, fino ad arrivare a veri e propri assistenti intelligenti capaci di prenotare la migliore esperienza possibile (dalla meeting room “giusta” a un posto in coworking), in funzione degli impegni presenti nei calendari della suite Microsoft.  

Per il resto, dipende tutto dall’applicazione. Un tool di project management integrato in Teams permette di seguire l’avanzamento dei progetti direttamente dai gruppi di lavoro, evitando a molti di dover usare due strumenti separati, e lo stesso vale per applicazioni dipartimentali, per l’ERP, il CRM e molto altro. In sostanza, integrare gli strumenti di lavoro agile con Teams, e quindi con l’ecosistema Microsoft365, permette di ottimizzare gli investimenti già fatti dall’azienda in ambito di Digital Workplace, fornendo un’employee experience ottimizzata, produttiva e ingaggiante.  

 

 

 

 

Desk booking: come garantire adozione con l’esperienza utente

Nel periodo storico in cui lo smart working e la workplace transformation ci conducono verso una vita aziendale inevitabilmente ibrida, il desk booking è la soluzione che meglio si integra nei processi organizzativi con i sistemi già utilizzati dalle aziende. Una tecnologia intuitiva per la gestione degli spazi lavorativi aziendali che offre flessibilità nei tempi di prenotazione delle postazioni e delle sale, assicurando ai dipendenti un’ottima gestione del time management e la possibilità di scegliere come e dove lavorare attraverso lo smartphone. 

Rimane tuttavia cruciale l’adozione di nuove tecnologie 

Con l’implementazione dello smart working e l’aumento della collaborazione a distanza, l’utilizzo di software e app in azienda si è triplicato, e il tasso di abbandono da parte dei dipendenti è molto alto. Il lavoratore rischia l’overload tecnologico

Mai come ora invece ogni azienda desidera che le proprie Persone siano soddisfatte, poiché un’ottima esperienza lavorativa si traduce in ottimi risultati.  

Come garantire quindi un’adozione totale e condivisa di desk booking software, senza ledere il work-life balance dei dipendenti e integrando la tecnologia nella cultura aziendale? Ascoltando le persone e misurando la loro esperienza. 

Esperienza utente: il vero driver per l’adozione di tecnologie desk booking 

Imporre una tecnologia in azienda senza mettersi nei panni di chi dovrà utilizzarla non è la strada giusta per un’adozione condivisa della stessa. Se i dipendenti ritengono che un app o un software non siano confacenti o utili a semplificare, automatizzare, migliorare la loro situazione, non saranno propensi a un utilizzo quotidiano. 

L’integrazione di una nuova tecnologia in azienda potrebbe non portare risultati sperati e fallire, ma è da questo fallimento che Facility Manager e Direzione HR possono ricavare dei dati utili per aiutare l’organizzazione ad accogliere il cambiamento. L’esperienza utente in questo passaggio è di fondamentale importanza. 

Perché l’esperienza utente per garantire l’adozione di desk booking app 

Una buona esperienza utente è fondamentale per creare fiducia e strutturare processi semplici e fluidi

Poiché sempre più persone lavorano a distanza e utilizzano tecnologie e strumenti differenti per connettersi con i colleghi e l’azienda, raccogliere informazioni sulla gestione e l’utilizzo degli spazi è importante, e i sistemi di desk booking tengono traccia di dove i dipendenti scelgono di sedersi, di come i team lavorano insieme, il tempo che ogni dipendente trascorre in ufficio e quali spazi utilizza di più. Avere accesso a questi dati permette di costruire la tecnologia intorno alle persone

Software di desk booking garantiscono l’accesso a report di questo genere in tempo reale, e offrono la possibilità di personalizzare i dati per settare i software sulle reali esigenze di un’organizzazione.  

Come garantire l’adozione di desk booking software grazie all’esperienza utente 

Una buona esperienza utente è la chiave per l’adozione di tecnologie desk booking in azienda, soprattutto quando si vuole mantenere una situazione lavorativa ibrida, e la prenotazione delle postazioni di lavoro deve avvenire nel modo più fluido ed intuitivo possibile.  

Oggi siamo abituati a un utilizzo della tecnologia immediato, la nostra quotidianità è permeata dal digitale e ci si aspetta un’esperienza d’uso semplice, che non faccia perdere tempo e che riduca al massimo le problematiche legate al device utilizzato o ai rallentamenti di connessione. 

Per fare in modo che tecnologie come il desk booking vengano adottate e condivise da tutti in azienda, quindi la Direzione HR e i Facility Manager devono procedere alla strutturazione di un flusso che coinvolga tutti i membri di un’organizzazione. Il processo si compone di 4 passaggi: 

  • testing: è la fase in cui rendere accessibile l’utilizzo del desk booking a tutta l’organizzazione. Serve per avere più dati possibili a cui accedere; anche il non utilizzo è un dato. 
  • analisi: i dati vengono raccolti in report dettagliati dal sistema di desk booking e vengono analizzati in base all’utilizzo; il miglioramento dell’esperienza utente inizia sempre dalla raccolta di informazioni.  
  • misurazione e reporting: misurare ogni fase del processo attraverso i dati raccolti aiuta ad identificare i colli di bottiglia. L’obiettivo è quello di eliminare gli intoppi in modo tale che la tecnologia venga adottata e accettata da tutta la popolazione aziendale.  
  • riflessioni e azioni: le problematiche individuate devono ora essere risolte. La riflessione viene fatta con tutti i membri dell’organizzazione per creare uno scambio di idee ed un confronto aperto con ogni team. In questo modo tutte le persone in azienda avranno dato il loro contributo, e sarà più semplice avere la loro fiducia e collaborazione. 

È fondamentale che le aziende moderne implementino strumenti di desk booking per monitorare l’efficacia dei flussi strategici ed operativi. 

Questo consente di avere un impatto positivo sul lavoro dei dipendenti e per facilitare la collaborazione e la gestione dello smart working.  

In questo modo la Direzione HR avrà a disposizione dati sufficienti anche per capire se i dipendenti hanno bisogno di ulteriore supporto e formazione. 

 

 

 

 

Primo Workshop dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano – Workhera

l prossimo 31 marzo, dalle 10:00 alle 13:00, si terrà il primo workshop dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano intitolato “Smart Spaces: come cambiano gli spazi di lavoro nel new normal”.

Come partner e sostenitori della ricerca dell’Osservatorio Smart Working con Workhera invitiamo HR e Facility ManagerIT Executivedecisori nell’ambito della gestione degli spazi di lavoro e delle risorse umane di aziende e Pubbliche Amministrazioni a unirsi a noi per un incontro animato da docenti e ricercatori della School of Management del Politecnico di Milano che intende essere un’occasione di condivisione di esperienze e di confronto.

Questo primo workshop affronterà il tema degli spazi di lavoro alla luce del cambiamento dei modi di lavorare e degli stili di vita dettati dalla pandemia: i contesti sempre più ibridi, la riprogettazione aziendale, la digitalizzazione di alcuni aspetti prima prettamente “fisici”.

 

 

 

 

Quali sono i KPI dello smart working: tra engagement e performance

Misurare i benefici dello smart working in azienda è una delle nuove sfide da affrontare oggi; oltre a mantenere un buon engagement, alti livelli di performance e fornire al management un quadro completo dello stato emotivo e produttivo del lavoratore. La definizione di KPI dello smart working e la gestione degli obiettivi sono esigenze nate con il new normal, figlie dell’incertezza portata dalle nuove modalità lavorative, necessarie alle aziende moderne per mantenere attivo il rapporto di collaborazione e produttività tra azienda, dipendenti e collaboratori. 

I KPI dello smart working: come si definiscono

KPI – acronimo di Key Performance Indicator – è un insieme di indicatori quantificabili che una società utilizza per monitorare lo smart working in azienda, o per confrontare le prestazioni in termini di soddisfazione degli obiettivi strategici e operativi.

La caratteristica principale degli indicatori di performance è il loro essere quantificabili e misurabili, poiché devono dare modo alla Direzione HR e al Management di analizzare i progressi raggiunti, sia dal punto di vista dell’engagement dei dipendenti, sia da quello delle prestazioni lavorative. 

È importante scegliere gli indicatori smart working in modo chiaro e in un’ottica di lungo periodo. Il modificare i KPI solo dopo una breve adozione, comporterebbe una mancanza di dati attendibili per il monitoraggio, e non riuscirebbero a soddisfare i seguenti requisiti:

  • Quantificabilità: devono avere un valore numerico. Meno dati, meno possibilità di monitorare;
  • Direzionalità: devono essere scelti per contribuire al miglioramento delle performance aziendali;
  • Praticità: devono integrarsi con i processi aziendali;
  • Operatività: devono essere osservati sul campo per misurare un cambiamento effettivo.

Quali sono i KPI dello smart working 

I KPI dello smart working sono gli indicatori che suggeriscono agli HR se le persone in azienda lavorano bene e sono ingaggiate. Avere a disposizione dei dati, monitorarli e saperli leggere permette di modificare o implementare strategie e processi per il bene dell’organizzazione.

Con i KPI si misurano sia gli aspetti quantitativi sia quelli qualitativi, e ad oggi, secondo i dati dell’Osservatorio del Politecnico di Milano, quasi la totalità delle organizzazioni con un progetto strutturato di smart working monitora almeno 5 aspetti:

  • il livello di partecipazione all’iniziativa misurato in giornate utilizzate e in persone coinvolte;
  • la soddisfazione delle persone rispetto all’iniziativa;
  • gli impatti sul coordinamento con il capo, i colleghi e i clienti interni;
  • le criticità legate all’utilizzo della tecnologia;
  • le caratteristiche degli Smart Worker.

Non esiste smart working senza engagement dei lavoratori e monitoraggio delle performance

Sempre secondo i dati dell’Osservatorio Smart Working si prevede in futuro una valutazione dell’impatto del lavoro agile in direzione di aspetti sempre più qualitativi come:

  • KPI riferiti alle persone;
  • business KPI e processi organizzativi;
  • indicatori ambientali di interesse per il bilancio di sostenibilità;
  • qualità del lavoro svolto.

Queste macro-aree di indicatori smart working possono essere suddivisi in KPI utili alla valutazione delle performance dei dipendenti, e KPI per monitorare l’engagement dei lavoratori.

La valutazione di performance dei dipendenti

Rientrano nel monitoraggio delle performance gli indicatori di processo, KPI dello smart working finalizzati a misurare le prestazioni di attività continuative e routinarie aventi uno standard (numero di documenti gestiti, tempo trascorso per l’approvazione di una gara) e i processi organizzativi.

Anche la qualità del lavoro svolto è un indicatore di performance, insieme al tempo medio per il raggiungimento di obiettivi. Quanto tempo impiega in media un dipendente per raggiungere il risultato prefissato in OKR?

Grazie alla definizione di questi KPI e a sistemi di performance management è possibile monitorare l’andamento delle prestazioni di un intero team e organizzazione e di misurare attività progettuali, discontinue e non routinarie.

I KPI dello smart working per mantenere lavoratori ingaggiati

L’employee engagement è l’aspetto più complesso da monitorare e per cui definire KPI chiari e condivisibili. Le aziende che avviano progetti di smart working tralasciano spesso KPI qualitativi riferiti alle persone, come per esempio il tasso di assenteismo, il livello di straordinari, gli infortuni, e si dà per scontata la necessità di software per misurare i KPI ambientali e sociali o a supporto della tutela della salute dei dipendenti.

Rientrano nei KPI dello smart working per l’engagement dei dipendenti gli indicatori di interazione per misurare la qualità delle relazioni di dipendenti e collaboratori in remoto con manager, dirigenti e tutte le persone dell’organizzazione, interne ed esterne ad essa.

Per avere un’ottima gestione dello smart working bisogna uscire dalle vecchie logiche di controllo e avere chiari gli obiettivi e i KPI per abbandonare una visione aziendale a silos verso una più ampia, per obiettivi e valutazione dei risultati.

 

Gestione accessi e postazioni: app verticale vs soluzione integrata

Un’efficiente gestione degli accessi e delle postazioni di lavoro è un pilastro di ogni azienda agile e moderna. La pandemia, infatti, non ha semplicemente accelerato l’adozione dello smart working, che secondo l’Osservatorio PoliMI coinvolge ora più di 5 milioni di persone contro le 570 mila del 2019, ma ha anche obbligato le aziende a dotarsi di strumenti con cui gestire in modo smart i propri spazi di lavoro. Oggi, i professionisti delle risorse umane, i facility manager e i CIO devono far sì che il posto di lavoro offra adeguate misure di sicurezza sanitarie (distanziamento, contact tracing, sanificazioni…) ma, nel gestire l’emergenza, si devono dotare di strumenti future proof, che possano cioè avere un ruolo centrale nella trasformazione digitale dell’impresa, anche quando la pandemia sarà diventata un ricordo.

Gestione accessi e postazioni: i fondamenti del lavoro 2.0

Assecondando i cambiamenti nel modello di lavoro, l’azienda deve disporre di un sistema avanzato di gestione accessi e postazioni: tramite il primo, infatti, i dipendenti e gli ospiti possono entrare nei locali aziendali, preregistrando la propria presenza tramite un’app mobile e magari mostrando poi un QR Code all’ingresso, che corrisponde ad un badge virtuale autorizzato ad accedere a specifici locali dell’azienda. Allo stesso modo, tutta la documentazione come le autocertificazioni sanitarie, i moduli della privacy e della sicurezza viene dematerializzata e non va più stampata, firmata e consegnata in reception. I benefici sono ovvi ma, soprattutto, si estenderanno anche all’era post-covid: se oggi i driver sono la riduzione degli assembramenti all’ingresso e, grazie ai termoscanner, il controllo automatico della temperatura, domani saranno l’ottimizzazione dell’employee journey, la maggiore produttività e l’impiego di un numero minore di risorse in reception.

Stesso discorso per i sistemi smart di prenotazione delle postazioni: in un modello diffuso, in cui si lavora da casa, in ufficio e durante gli spostamenti, la postazione fissa è uno spreco di risorse, mentre quella assegnabile può essere scelta dal dipendente in funzione dell’attività da svolgere (Activity Based Working), così da massimizzare la produttività. Anche qui, stesso discorso dei benefici duraturi: se oggi il sistema di booking permette di gestire al meglio le attività di sanificazione, il distanziamento sociale e il contact tracing, domani sarà perfetto per massimizzare la produttività, l’efficienza e generare saving.

App verticali e soluzioni integrate di gestione del workplace

Il mondo della workplace technology è stracolmo di soluzioni. Quelle citate nei paragrafi precedenti possono essere proposte in modalità stand alone, o verticale, oppure integrate in una suite di soluzioni adottate per gestire al meglio le dinamiche lavorative dello smart working. I sistemi di accesso smart ai locali aziendali e la gestione avanzata delle postazioni vanno infatti contestualizzati all’interno di una piattaforma integrata di soluzioni per lo smart working, finalizzata a ottimizzare l’employee journey da un lato e il facility management dall’altro, nel rigoroso rispetto della normativa vigente.

Il punto di vista del CIO e 4 spunti di riflessione

A questo punto, una domanda sorge spontanea: per gestire la pandemia e abbracciare le potenzialità dello smart working, è meglio un’app verticale o una soluzione integrata? La risposta non può essere netta, e soprattutto non può valere per ogni azienda, ma si possono fornire alcuni interessanti spunti di riflessione, particolarmente utili per chi in azienda gestisce il comparto tecnologico.

Alcuni criteri di valutazione sono indipendenti dal tipo di soluzione: la qualità della stessa, per esempio, prescinde dal suo carattere verticale o integrato. Per ovvii motivi, sulle funzionalità supportate la soluzione integrata ha solitamente la meglio, ma un aspetto importante sono le integrazioni native: per esempio, i sistemi avanzati di accesso in azienda devono ‘dialogare’ con i sistemi di timbratura per le presenze, ma anche con i termoscanner, magari basati su AI e tecnologie di riconoscimento facciale (per verificare la presenza della mascherina). Dal canto loro, i sistemi di booking delle postazioni devono essere facilmente integrabili con strumenti di produttività come il calendario aziendale, così da coordinare la prenotazione di desk e meeting room rispetto agli impegni dei vari team. È certamente possibile ipotizzare lo sviluppo di un assistente digitale che organizzi autonomamente – e nel migliore dei modi – la giornata lavorativa in funzione degli impegni esistenti.

Di seguito, 4 ulteriori aspetti interessanti che un CIO dovrebbe valutare in sede di software selection e che riguardano direttamente le differenze tra app verticale e soluzione integrata:

  • User Experience

L’esperienza d’uso ha un impatto enorme sulla produttività e sull’efficacia della soluzione. Per quanto anche le soluzioni verticali possano (e debbano) essere integrate con diversi device e applicativi, la piattaforma integrata può avvalersi di una user experience conosciuta, familiare e coerente tra tutte le funzionalità. Il tempo risparmiato dagli employee può essere notevole, e la traduzione in saving altrettanto importante.

  • Convergenza e sinergia

È un naturale beneficio delle piattaforme integrate e connesso al precedente. L’integrazione nativa di funzionalità di accesso in azienda e di booking delle postazioni permette di sviluppare sinergie produttive: es, prenotazione automatica di una sala riunioni libera al momento del check-in in azienda.

  • Uno o più interlocutori

Una delle esigenze dei CIO e dei team IT è ridurre le inefficienze. Una delle attività più onerose era quella di gestire decine di fornitori e partner diversi, soprattutto in occasione di guasti e manutenzioni. A differenza delle singole app verticali, scegliere una soluzione integrata fa sì che, qualsiasi sia la motivazione (tecnica, commerciale…), ci sia un solo interlocutore cui fare riferimento.

  • Costo (TCO)

Il Total Cost of Ownership è un parametro centrale ai fini della software selection (e del ROI): va calcolato con attenzione e messo a confronto tra i vari candidati. Nella fattispecie, vanno presi in considerazione i costi diretti e indiretti, cioè di implementazione, integrazione e adozione (eventuale change management), oltre a quelli della soluzione in sé e di eventuali accessori (termoscanner, per esempio): si ottiene solitamente una porzione di costi CapEx e una di costi ricorrenti OpEx. La valutazione finale deve tenere conto anche del numero di funzionalità utili supportate dall’app verticale e dalla soluzione integrata, nonché dei potenziali costi nascosti (tempo perso per identificare la causa dei problemi, efficienza del servizio clienti…).

 

 

 

 

Controllo smart working: come si fa nel new normal

Lo Smart Working è ormai entrato nella vita professionale di organizzazioni e lavoratori, ed è destinato a rimanerci. La formula adottata in pieno lockdown, anche se forzata e di emergenza, è servita alle aziende per capire dove migliorare e come adattarsi al new normal. Ora, la sfida è non perdere le skills acquisite e proseguire verso un lavoro più flessibile, autonomo e responsabile. È necessario quindi concentrarsi sulle persone, sulle loro esigenze e talenti, e adottare un controllo dello smart working atto a favorire le performance e il benessere dei lavoratori.

Controllo smart working: come devono muoversi le aziende oggi

Perseguire un’ottica di business rispettando le esigenze delle persone è alla base dell’organizzazione moderna; pertanto le aziende oggi sono costrette ad abbandonare i modelli lavorativi “pre-pandemia” ormai obsoleti, ripensare l’organizzazione del lavoro e fare spazio ad autonomia, flessibilità, responsabilità ed innovazione.

Il paradigma lavorativo agile valorizza le persone, e non di certo per il numero di presenze in ufficio o per le ore lavorate, ma per i risultati che queste riescono a raggiungere. Ed ecco che realtà ancorate a vecchi modelli lavorativi risentono la mancanza di parametri di valutazione e pensano di non avere il controllo dello smart working.

Il monitoraggio del lavoro a distanza invece è possibile e si basa su altri indicatori, che tengono in considerazione l’operatività, il benessere delle persone e le performance.

Quali indicatori? I KPI da monitorare nello smart working

Le organizzazioni si stanno muovendo verso un approccio al lavoro moderato da strumenti di valutazione basati su obiettivi misurabili, gli OKR – Objectives and Key Result e aspetti qualitativi, i KPI – acronimo di Key Performance Indicator, indicatori di performance funzionali al controllo dello smart working suddivisi in 4 macro-aree:

  • KPI riferiti alle persone: tasso di assenteismo, livello di straordinari, gli infortuni o i giorni di malattia;
  • KPI di business e dei processi organizzativi;
  • Indicatori di performance ambientali e di sostenibilità;
  • La qualità del lavoro svolto.

Secondo l’ultimo Osservatorio del Politecnico di Milano nello smart working del futuro si prevede che una grande impresa su due interverrà sugli spazi fisici al termine dell’emergenza, il 36% migliorerà i progetti di Smart Working in atto e digitalizzerà i processi, e solo l’11% tornerà a lavorare come prima.

Anche aziende del calibro di Microsoft e Twitter in seguito alla sperimentazione forzata, hanno deciso di abbracciare lo smart working permanente e proporre internamente all’organizzazione delle linee guida, per dare l’opportunità a tutti i dipendenti di venire a conoscenza dei processi operativi e di scegliere liberamente tra lavoro ibrido (un mix tra postazione fissa e lavoro a distanza) o completamente in smart working, pianificando gli accessi in sede.

Pianificazione e organizzazione: quali strumenti saranno utili alle aziende per il controllo dello smart working

In un mondo sempre più phygital una buona gestione dello smart working dipenderà molto dall’utilizzo ottimale di tecnologie abilitanti, in grado di migliorare produttività, comunicazione e benessere in azienda.

Sono molti gli strumenti digitali che le organizzazioni hanno a disposizione per il controllo dello smart working, e sono davvero efficaci:

  • Strumenti per gestire il team ibrido e il lavoro per obiettivi

Piattaforme in cloud, calendari condivisi, visual board e questionari di valutazione sono gli strumenti che se implementati in modo agile, aiutano a rispettare i tre concetti chiave dello smart working: everywhere, everything e everyone.

In pratica qualsiasi membro di un’organizzazione grazie a questi strumenti che facilitano il lavoro e la collaborazione a distanza, può svolgere il proprio lavoro per obiettivi ovunque, condividendo i progressi con il team e l’intera organizzazione.

  • Time management per gestire la pianificazione di dove si lavora e quando, organizzare e monitorare il lavoro e la ‘liquidità’ del team etc etc
  • Desk Booking software per gestire lo smart working in relazione agli spazi di lavoro

Come abbiamo visto poco prima con il caso Microsoft, chi lavora completamente in smart working potrebbe avere comunque la necessità di appoggiarsi in sede, saltuariamente.

L’azienda deve mettere a disposizione delle proprie persone delle desk booking app, software con cui pianificare la presenza in sede e garantire così maggiore libertà di scelta nell’utilizzo degli spazi aziendali. Con un semplice tap sullo smartphone il dipendente può riservare la sua postazione, la sala riunioni ed il parcheggio, quando ne ha la necessità.

 

 

 

 

Software Desk Booking: i 4 pilastri della UX da non dimenticare

La user experience può decretare il successo – o, al contrario, far naufragare – l’efficacia di un software di desk booking (o sistemi di room boking).. Non dimentichiamo, infatti, che il modello di lavoro agile favorisce produttività e efficienza non solo agendo sulle leve psicologiche dell’empowerment (miglior bilanciamento vita privata-lavoro, riduzione del tempo dedicato agli spostamenti, maggiore responsabilizzazione…), ma anche mediante una serie di strumenti e piattaforme che permettono agli employee di gestire al meglio la propria attività lavorativa, dalle piattaforme UCC (Unified Communications & Collaboration) a tutto il mondo della workplace technology, nella quale rientrano i software di desk booking. Se un’esperienza che dovrebbe essere smart, veloce e connessa diventa laboriosa e complicata, modernizzare il modello di lavoro perde fortemente di efficacia. Non è un caso che una fonte autorevole come Forrester (via: Forbes) abbia apertamente dichiarato che ogni dollaro investito in UX ne possa generare 100, cioè possa avere un ROI del 9.900%. La stessa fonte (via: Forbes), parlando di efficacia dei siti web, ha poi affermato che un ottimo UX design possa incrementare il tasso di conversione fino al 400%.

Software desk booking e l’importanza della user experience

Tutto sta a comprendere quali siano i pilastri della user experience dei sistemi di room booking. Il pensiero va immediatamente all’esperienza legata all’applicazione in sé: accessibilità, semplicità di utilizzo, velocità dell’app, rapidità nell’eseguire le operazioni richieste e qualità dell’interfaccia sono solo alcuni degli elementi che condizionano l’usabilità del software e contribuiscono al suo successo, che in questo caso coincide con il livello di adozione.

Mai come in questo caso, però, è utile comprendere la differenza tra usabilità e user experience: la prima, definibile come “la misura in cui un sistema, un prodotto o un servizio può essere usato da determinati utenti per raggiungere gli obiettivi con efficacia, efficienza e soddisfazione” (fonte: ISO) ricalca quanto appena detto e si traduce nel livello di soddisfazione che si ottiene dall’interazione tra l’uomo e il software/app. Dal canto suo, la user experience è un concetto più ampio perché riguarda tutti gli aspetti dell’esperienza col prodotto, che vanno al di là dell’interazione diretta uomo-software: con quanti dispositivi può essere integrato? Quanti servizi permette di prenotare nel contesto dell’ufficio e che tipo di check-in/check-out supporta? Da questi, e molti altri interrogativi dipende la capacità del software di indirizzare e semplificare l’employee journey, da cui i benefici in termini di produttività e anche di saving. Di seguito, i 4 pilastri della user experience di un ottimo sistema di prenotazioni per lo smart working.

1 – Booking, un concetto che va oltre il Desk

Il concetto di prenotazione è centrale nel modello di lavoro agile, laddove gli uffici seguono un principio di progettazione Activity Based, non ci sono postazioni fisse e ognuna ha caratteristiche proprie che la rendono ideale per un certo tipo di lavoro e meno per un altro: troviamo spesso postazioni in open space che favoriscono la condivisione della conoscenza, aree focalizzate per coltivare la concentrazione, meeting room attrezzate per favorire il brainstorming, luoghi di incontro, di collaborazione e molto altro. Per eliminare le inefficienze e anche per rispettare la normativa in era di pandemia, un software desk booking può essere esteso alla prenotazione di posti auto, dei servizi offerti dall’azienda (palestra, attività ricreative) o di un tavolo in mensa ad un orario preciso, magari suggerito dal software stesso in base all’occupazione storica di quello stesso spazio, così da evitare gli assembramenti. È quindi molto importante valutare le funzionalità native del software, ma anche interrogarsi (insieme al proprio fornitore) circa la possibilità di estenderle in modo personalizzato e l’effort richiesto.

2 – Oltre lo smartphone: tutti i dispositivi supportati

Un sistema di prenotazione smart viene subito associato all’impiego di dispositivi mobile, dallo smartphone al tablet, senza dimenticare il notebook. Certamente, una buona user experience non può prescindere dal carattere mobile first, ma c’è anche un aspetto di integrazione con dispositivi in loco di cui tener conto. Il fatto che la prenotazione possa avvenire non solo con il dispositivo personale ma anche con sistemi di digital signage touch presenti in azienda, con totem interattivi o anche solo con tablet distribuiti in posizioni strategiche è un plus non da poco a livello di UX.

3 – Usabilità del software

Qui si torna al discorso precedente e ci si interroga quanto sia pratico, semplice ed efficace l’utilizzo dell’app. Per non ripetere le stesse considerazioni, ci si può porre domande specifiche: per esempio, come funziona la ricerca di una risorsa da prenotare? L’applicazione mostra semplicemente le coordinate del desk o il “nome” della sala riunioni o mostra le risorse all’interno di una planimetria? Può fornire informazioni in tempo reale sullo stato di occupazione dei vari ambienti? Tanti fattori che hanno un impatto importante a livello di soddisfazione dell’utente finale.

4 – Modalità avanzate di check-in e check-out

Il meccanismo di check-in e check-out è uno dei perni del digital workplace e vale per qualsiasi risorsa condivisa: una postazione di lavoro, una sala riunioni, un posto auto, ma anche un sistema di videoconferenza e molto altro. Al check-out, alcune aziende associano un sondaggio proprio per comprendere la qualità dell’esperienza. Anche in questo caso, le dinamiche di base presuppongono l’uso dello smartphone: check-in quando si inizia ad usare una certa risorsa, check-out quando se ne dà disponibilità ad altri. Ma al di là di questa dinamica di base, un digital workplace può basarsi su sistemi più evoluti: un sistema di localizzazione indoor basato su beacon bluetooth rappresenta, per esempio, un sistema molto evoluto perché automatizza l’intera esperienza, ma anche un sistema di check-in/out basato su QR Code può essere un interessante passo avanti che “certifica” la presenza della persona in un determinato luogo. Non è un caso, che proprio il QR Code venga usato dai sistemi di accesso in azienda.

 

 

 

 

Gestione smart working: un’app per la prenotazione dei desk in sicurezza

Il covid-19 ha imposto nuovi modi di concepire e gestire gli spazi lavorativi. Il luogo di lavoro è cambiato, il new normal si riversa con forza nelle aziende e nelle abitudini ormai radicate di lavoratori, Human Resources e Manager. La pandemia però, nonostante tutto, ha regalato anche delle opportunità: ci si interroga come mettere le persone al centro e cresce l’attenzione verso salute e benessere dei dipendenti. Una migliore gestione dello smart working e un approccio costruttivo alla tecnologia, oggi non sono più un’opzione, ma un’esigenza da perseguire per aiutare le nostre persone e la nostra azienda ad abbracciare il cambiamento.

Come cambiano i luoghi di lavoro e la gestione dello smart working con il new normal

Stiamo assistendo a una vera e propria digital workplace transformation. Un trend che in Italia sembrava essere così lontano ha subìto un’accelerata in pochissimi mesi. Quello che prima nell’immaginario era concepito come ufficio, ora lascia spazio a luoghi di lavoro sempre più liquidi, fluidi, in cui i lavoratori sono liberi di scegliere quando o se raggiungere la propria postazione.

Questo cambiamento comporta uno sforzo notevole sia per i lavoratori, non abituati ad un cambio repentino di abitudini lavorative, sia alle Risorse Umane, agli HR Manager, che si interrogano sempre più spesso su quale possa essere il modo migliore per mantenere una vicinanza aziendale con i dipendenti e i collaboratori e in che modo mantenere viva e attiva la fiducia verso l’azienda. Per non parlare dell’emergere di problematiche ancora più gravi dovute alle condizioni imposte dal lockdown, come situazioni di stress lavoro correlato.

Il covid ci ha insegnato ancora di più che le aziende sono fatte di persone e sono queste le prime a cui dare supporto nella gestione dello smart working.

L’ufficio del futuro: un hub per raccogliere esperienze

Agire sulla leva Bricks, e quindi sulla componente fisica del lavoro agile però, non significa semplicemente modificare gli spazi di lavoro in azienda e renderli flessibili per gli smart worker. Significa attuare una vera e propria trasformazione nel concepire il workplace e sfruttare il potenziale dei luoghi con l’aiuto della tecnologia.

Gli spazi lavorativi in azienda cambiano. Gli uffici non sono più luoghi statici e freddi verso cui dirigersi per lavoro, ma diventano centri di connessione, innovazione e collaborazione per agevolare l’incontro e la cooperazione. Ed è questa la prossima sfida che dovranno affrontare le aziende: costruire e strutturare gli spazi per quelli che Deloitte definisce come Super team, ovverogruppi di persone messe in condizione di risolvere problemi, acquisire informazione e creare valore ed innovazione con l’ausilio delle tecnologie emergenti.

Migliorare la produttività eliminando i problemi logistici e favorire una cultura di innovazione e di scambio è quello che un’azienda deve assolutamente fare oggi. Quindi affiancare il capitale umano alla tecnologia è il passo successivo necessario per dare valore alle persone e valorizzarne competenze e creatività.

La trasformazione digitale e la tecnologia rendono il workplace un elemento fondamentale per il benessere dei lavoratori poiché ne influenza le attitudini, le emozioni e i comportamenti, anche a distanza.

Il desk booking: la soluzione per la gestione dello smart working 

La tecnologia trasforma i luoghi di lavoro come fossero hub in grado di raccogliere esperienze e dare modo ai lavoratori di operare serenamente e in tutta sicurezza: sanitaria, produttiva, di benessere.  

Tra le soluzioni digitali migliori per trasformare il workplace in uno spazio di contaminazione e favorire così la gestione dello smart working è il desk booking, software o app che aiutano i dipendenti a utilizzare in maniera smart gli spazi in azienda ed evitare problemi logistici oltre che garantire la sicurezza dei lavoratori.  

Quanto è utile per un lavoratore sapere se ci sono spazi di lavoro liberi e il numero di persone presenti in azienda in quel dato giorno? E quanto è utile per HR e Facility Manager avere informazioni e analisi affidabili su chi è presente, nel pieno rispetto della privacy?  

I vantaggi di gestire le postazioni di lavoro attraverso un’app per smart working 

Quali sono i vantaggi di un’app costruita per la gestione dello smart working? Eccoli: 

  • Analisi puntuale dei dati 
  • Sicurezza nella gestione degli spazi 
  • Notifiche push a portata di mano 
  • User experience migliorata e inclusiva 
  • Semplicità di integrazione e diffusione 

Il desk booking è insomma la tecnologia di cui aziende e workplace necessitano oggi. Applicazioni di prenotazione semplici da integrare nelle tecnologie aziendali, un sistema di check-in e check-out con cui il lavoratore può confermare e settare la presenza in azienda manualmente o in automatico per facilitare la user experience ai soggetti con disabilità o a coloro che non utilizzano nella quotidianità questi strumenti. 

Per l’azienda la gestione dello smart working perfetta passa dalla cura di spazi aziendali con un sistema di desk booking, così da monitorare e gestire il flusso di persone in sede, contenere i costi, migliorare il benessere e la produttività e mantenere allineata l’organizzazione, tutta.